 |
|
Первичные документы
Для подтверждения расходов на товары, работы, услуги, необходимые для подготовки и проведения мероприятия, нужно собирать первичные бухгалтерские документы (кассовые, товарные чеки, накладные, акты приема-передачи, счета, договоры, заключенные в рамках мероприятия, счета-фактуры и т.д).
Формы первичных документов утверждаются в учетной политике организации
- Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компаниейоб оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:
- оригинал подписанного двухстороннего договора;
- акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
- счет-фактуру;
- путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги;
- счета на оплату.
Если доставка приглашенных лиц осуществлялась «простым таксистом», то у него нужно получить чек ККТ на оплату проезда.
- Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:
- товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
- счет-фактуру;
- счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).
Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.
- Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже находится на складе организации. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11).
Закупка продуктов для кофе-брейка. Целесообразнее всего приобретать подобную продукцию в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:
- товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
- счет-фактуру.
На основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.
Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.
Для отражения расходов на проживание в гостинице:
- чек ККТ или БСО – бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:
- оригинал подписанного двухстороннего договора;
- акт выполненных работ;
- счет-фактура;
- счет на оплату.
Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:
- этот договор подряда;
- акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (с указанием организации, мероприятия, его времени и даты);
- платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам).