 |
|
Достоинства и недостатки внешних аудитов
Внешние аудиты имеют свои положительные и отрицательные стороны по сравнению с внутренними.
К положительным сторонам внешних аудитов относятся:
- более высокий уровень объективности (поскольку это «взгляд со стороны»);
- большая эффективность работы (поскольку внешний аудит проводится аудиторами высокой квалификации);
- позитивное воздействие критики на проверяемую организацию;
- возможность использования результатов внешних аудитов проверяемой организацией в рекламных целях;
- возможность использования результатов внешних аудитов для демонстрирования результативности и соответствия системы менеджмента установленным требованиям;
- точность определения расходов.
К отрицательнымсторонам внешних аудитов относятся:
- незнание традиций предприятия;
- предубежденность персонала проверяемой организации к «чужакам» и, как следствие, возможность сокрытия информации;
- незнание неформальных лидеров затрудняет получение необходимой информации;
- вероятность использования аудитором конфиденциальной информации, полученной в ходе аудита;
- ограниченные сроки аудита не дают возможности аудитору досконально проверить всю систему, и, следовательно, заключение по результатам аудита основывается на выборке из имеющейся информации.
Стадии аудита
Внутренние аудиты, также как и внешние, обычно имеют две стадии: проверка адекватности и проверка соответствия.
При проверке адекватности определяется степень, с которой документированная система адекватна требованиям применимого стандарта.
Проверка адекватности может выполняться путём:
- рассмотрения требований соответствующего стандарта с определением тех частей документированной системы, которые относятся к данным требованиям.
- проработки пункт за пунктом документированной системы и сопоставление с применимыми требованиями стандарта.
У всех проверок третьей стороной и многих проверок второй стороной следующая стадия проверки зависит от результатов первой. Если документация системы менеджмента неадекватна требованиям применимого стандарта, то нет смысла проверять соответствует ли деятельность на местах требованиям, установленным в этой документации.
Проверка соответствия призвана установить степень, с которой документированная система понимается, внедрена и поддерживается работниками. В тех случаях, когда применимый стандарт не требует для осуществления той или иной деятельности разрабатывать документированную процедуру, проверка соответствия производится относительно применимых требований стандарта.
Объекты аудита
Объектами аудита могут быть продукция, процесс или система менеджмента.
Аудит продукции- предназначен для проверки соответствия фактических характеристик продукции установленным требованиям.
Аудит процесса- предназначен для оценки соответствия процесса установленным требованиям. При этом проверяется способность процесса обеспечить достижение запланированных результатов.
Наиболее распространенными являются проверки специальных процессов (сварки, литья, термической обработки и т.п., а также большинство процессов оказания услуг). Т.е. проверяются процессы, недостатки которых не могут быть выявлены последующим измерением продукции (результата процесса), а выявляются только после начала использования продукции.
Рисунок 2 - Стадии аудита системы менеджмента качества
Аудит системы менеджмента- предназначен для определения соответствия системы установленным требованиям. По сравнению с аудитами продукции и процессов это наиболее сложный аудит, связанный с получением и анализом большого объема информации.
Методы аудита
В зависимости от специфики системы менеджмента организации, а также с целью оптимизации затрат и достижения задач программы аудита, его можно планировать (строить) по следующим схемам:
1) Аудит деятельности подразделений, обследуя все процессы в которых оно задействовано.
Недостатком данного метода является отсутствие прослеживаемости взаимодействия между подразделениями в рамках процессов системы менеджмента.
2) Аудит взаимодействия процессов системы менеджмента, обследуя последовательно каждый процесс в разных подразделениях организации.
Аудитор имеет возможность «проследить» весь процесс с учётом структуры организации и получить информацию о взаимодействии подразделений в рамках процессов.
Недостатком данного метода является необходимость дополнительных затрат времени на перемещение аудиторской группы из подразделения в подразделение при отслеживании цепочки процессов. Кроме того, из поля зрения неопытного аудитора могут выпасть вспомогательные процессы (управление документами, записями и т.п.).
На практике наиболее часто применяется комбинированный метод, при котором аудит проводится по подразделениям, но для аудита выбираются несколько конкретных объектов (проекты, контракты, изделия и т.п.). При проверке различных подразделений аудиторы прослеживают взаимодействие процессов, относящихся к данному объекту аудита.
Обследование объекта аудита проводится по одной из следующих схем:
1) Прослеживание вперед - обследование от начала процесса до его результата или до заданной точки;
2) Прослеживание назад - обследование от результата процесса к его началу;
3) Частичное прослеживание - обследование проводится, начиная с произвольно выбранной точки процесса вперед или назад.