Отчеты о несоответствиях
Стандарты серии ИСО 9000 требуют, чтобы результаты аудитов были задокументированы и доведены до сведения персонала, ответственного за область проверки. Дополнительно от руководящего состава, ответственного за эту область деятельности, требуется своевременное управленческое решение о необходимых корректирующих действиях. Существует потребность в особом методе регистрации каждого случая несоответствия. Пока не существует специальной формы отчета о несоответствии, каждая организация создает подходящую для себя. При этом к ней предъявляются определенные требования: 1) Подробный заголовок, позволяющий обращаться к любой детали аудита; 2) Уникальный номер; 3) Время и место обнаружения (выявления); 4) Поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоответствия; 5) Поле для проверяемого, чтобы записать корректирующее действие, которое надо предпринять, и предполагаемую дату его завершения; 6) Поле для аудитора (или заменяющего его лица), чтобы подтвердить, что это действие произведено вовремя и было ли оно эффективным; 7) Поле для руководства организации, чтобы записать их точку зрения на полученные данные, и указание на любые требуемые дальнейшие действия. Пример отчета о несоответствии приведен в таблице 9. Таблица 9 - Примерный образец отчета о несоответствии (замечании)
Необходимо отметить следующее: 1) На каждый недостаток/несоответствие должен быть отдельный отчет. 2) Отчет аудитора должен содержать три пункта: а) наблюдение, которое полно и точно детализирует то, что было увидено/найдено аудитором. Чтобы подтвердить его точность, это наблюдение должно быть удостоверено проверяемым; б) ссылка на статью стандарта и/или документы по качеству самой организации; в) разъяснение требований статьи/документации, на которые делается ссылка. 3) Несоответствие должно соотноситься только с одной статьей стандарта – самой подходящей. 4) В некоторых случаях соотнесение может быть только с документацией самой организации. 5) Необязательно употребление слова «Несоответствие». Можно использовать другие близкие по смыслу слова (например, «Недостаток», «Невыполнение»), но оно должно использоваться постоянно. Протокол о несоответствии не должен содержать ни мнений аудитора, ни его рекомендаций по устранению несоответствия (замечания) или тем более каких-либо категорических указаний. Для эмоционального воздействия на коллектив аудитируемого подразделения, наряду с оформлением протокола о значительном несоответствии, может быть выписана красная карточка, которая прикрепляется аудитором к стенду с текстом Политики в области качества (экологии). На карточке делается надпись «ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ» и указываются содержание и срок выполнения корректирующих или предупреждающих действий. При выполнении корректирующих действий карточка снимается аудитором. Наряду с документированием каждого несоответствия аудитор должен документировать и каждоезамечание (уведомление) - свидетельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможности появления несоответствия. Примерами замечаний (уведомлений) могут служить: - совместное хранение действующих и отмененных документов систем менеджмента; - отсутствие подтверждения ознакомления исполнителей с технической документацией; - отсутствие утвержденного перечня признанных поставщиков организации; - отсутствие доказательств проведения отдельного корректирующего действия; - неудовлетворительная экологическая культура сотрудников подразделения; - отсутствие документального обоснования превышения временно согласованных выбросов. Замечания (уведомления) аудиторов носят, по сути дела, характер предупреждения, поскольку неустраненное замечание может со временем стать несоответствием. В связи с этим фиксирование замечаний, как и несоответствий, может рассматриваться в качестве добавленной ценности аудита.
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|