Здавалка
Главная | Обратная связь

Процесс оценивания аудиторов



 

Оценивание аудиторов проводится в следующем порядке:

- начальное оценивание лиц, желающих стать аудиторами, как часть программы аудита;

- дальнейшее оценивание компетентности аудитора, как часть процесса выбора члена группы по аудиту;

- постоянное оценивание характеристик аудитора с целью идентификации потребностей, необходимых для поддержания и улучшения знаний и навыков, как часть процесса оценки аудитора.

Начальная и постоянная оценка аудиторов и руководителей групп должна быть спланирована, внедрена и записана в соответствии с процедурами программы для обеспечения объективных, последовательных, надежных результатов. Процесс оценивания должен идентифицировать обучение и другие навыки.

Начальный процесс оценивания включает 4 основных этапа:

1) Определение уровня знаний и навыков, соответствующих потребностям программы аудита. На данном этапе должно быть учтено следующее:

- размер, вид деятельности и сложность проверяемой организации;

- цели и объем программы аудита;

- требования по сертификации, регистрации и аккредитации;

- роль процесса аудита для руководства проверяемой организации;

- уровень конфиденциальности, требуемый в программе аудита;

- сложность проверяемой системы менеджмента;

2) Определение требований к образованию, опыту работы, обучению аудиторов и опыту аудита.

3) Выбор метода оценивания кандидата в аудиторы. Применяются следующие методы оценивания кандидатов в аудиторы:

- анализ записей в документах об образовании, обучении, работе и опыте по аудиту;

- беседы с целью получить дополнительную информацию о знаниях, качествах;

- наблюдение в ходе проведения аудита;

- анализ после проведения аудита;

- испытание – это устные или письменные экзамены, тесты;

- обратная связь от проверяемых о деятельности кандидата в аудиторы;

4) Завершение оценивания путем сравнения результатов с требованиями. На этом этапе собранная информация о персонале сравнивается с критериями, установленными на втором этапе. Если персонал не соответствует критериям, то требуется дополнительные подготовка, опыт работы и/или проведение аудитов, после чего должна быть проведена повторная оценка.

Аттестация аудитора - официальное оценивание знаний и на­выков сотрудника организации по установленным критериям в приня­том порядке с целью присвоения ему звания аудитора или периодического подтверждения этого звания.

Аттестация проводится:

- на стадии присуждения специалисту звания аудитора (первич­ная аттестация);

- при последующем регулярном подтверждении звания аудито­ра (периодическая аттестация).

Процесс аттестации аудиторов представлен на Рисунок 7.

Аттестация аудиторов проводится по оценочным критериям Рисунок 8.

Специалист, успешно прошедший первичную аттестацию, счи­тается квалифицированным аудитором.

Аттестация проводится с определенной периодичностью (как правило, 1 раз в два-три года).

Аттестацию проводит специально сформированная для этой цели аттестационная комиссия. Основанием для аттестации являются справка о работе аудитора за отчетный период, составленная руководи­телем службы внутреннего аудита, а также отзывы ведущих аудиторов, в группах которых принимал участие аудитор, и руководителей подраз­делений, в проверках которых принимал участие ведущий аудитор.

В состав аттестационной комиссии рекомендуется включать представителей службы качества и/или экологии, службы персонала и других подразделений по решению руководства организации.

 

Рисунок 22 - Процесс аттестации аудиторов

 

Рисунок 23 - Оценочные критерии при аттестации аудитора

 

Качества аудитора

 

1) Компетентность - является важнейшей профессиональной характеристикой аудитора, но существуют и другие критерии, влияющие на ход и результаты аудита;

2) Внешность. Внешний вид аудитора формирует отношение к нему проверяемого, дисциплинирует самого аудитора, подчеркивает формальность аудита;

3) Пунктуальность. Аудитор должен помнить, что проверяемый выделил для аудита свое драгоценное деловое время, и ему важно, чтобы оно не было потрачено впустую;

4) Подготовленность. Бесплановость аудита может раздражать проверяемого, поэтому важно иметь заранее составленный план и провести подготовку. Например, необходимо заранее изучить структуру организации, подчиненность, особенности контрактов и др;

5) Справедливость. Не надо придираться по пустякам, надо прощать случайные человеческие ошибки. Немотивированное копание в мелочах лишает поддержки со стороны проверяемого и не способствует сотрудничеству. Но если ошибки могут привести к серьезным проблемам, их обязательно нужно указывать;

6) Спокойствие. Не надо участвовать в словесных перебранках с проверяемым, не раздражаться - это может испортить аудит. Надо понять, что проверяемый настроен на оборону, он будет защищать честь мундира. Надо понимать также, что демонстративно-оскорбительное поведение аудитора есть проявление страха. Лучшее поведение – смягчить состояние проверяемого шуткой, улыбнуться, перейти на посторонние темы или объяснить проверяемому, что проверка – в их интересах.

7) Вежливость. Запросы на документы аудитор должен просить вежливо, говорить «пожалуйста», «спасибо». Не надо встречать ответы с подозрительностью, с иронией. Аудитор должен быть настроен доброжелательно;

8) Прямота и точность. Вопросы следует формулировать ясно и точно, чтобы избежать продолжительного разъяснения не по существу. С другой стороны, если область проверки не совсем известна аудитору, добиваться дальнейших разъяснений. Для аудитора лучше добыть информацию, чем притвориться понимающим, при этом не надо смущаться, иначе аудит может зайти в тупик.

9) Признание успехов и усилий. Необходимо признавать и одобрять все, что заслуживает одобрения. Лучше, если похвала прозвучит в присутствии всей аудиторской группы и представителей организации. Особенно это уместно на заключительной встрече.

10) Объективность

11) Чувство справедливости и объективности для аудитора играют важную роль. Необходимо строить выводы на фактах, на результатах испытаний, на сопоставлении со стандартами, исключив свои личные пристрастия.

12) Умение слушать. Когда интервьюируется персонал, очень легко неправильно понять, что было или не было сообщено. Тем более, что аудитор может быть поглощен мыслями о том, какой же вопрос задать следующим. В этой ситуации можно упустить что-то важное. Для того чтобы сосредоточиться, аудитор может повторить, что было сказано, или применить форму: «Правильно ли я понял, что…». Искусство слушания приобретается с практикой благодаря осознанию важности информации.

13) Независимость аудитора означает:

- аудиторы не должны иметь предубеждений в отношении организации, которую проверяют;

- не должно быть никаких предшествующих денежных отношений аудитора с проверяемой организацией;

- аудиторы должны быть независимы от влияния руководства проверяемой организации, не должны быть бывшими работниками проверяемой организации.

14) Наблюдение. Аудитор должен быть внимателен к деталям, уметь анализировать. Выводы не должны сообщаться проверяемым, пока они не будут подтверждены объективными доказательствами. В процессе наблюдения аудитор может увидеть недостатки, относящиеся не только к системе качества, но они могут помочь разглядеть коренные причины отказов системы. Аудитор должен систематизировать свои наблюдения для формирования полноты картины;

15) Ответственность аудитора. Аудитор ответственен перед проверяемой организацией за профессионализм аудита, полезность для организации. Особенное внимание необходимо обратить на конфиденциальность полученной информации в отношении секретов организации. Нельзя в ходе аудита приводить примеры из аудитов других организаций, особенно отзываться о них негативно;

16) Поведение аудитора. Для того чтобы сделать свое общение результативным, аудитор должен правильно интерпретировать все сигналы, которыми он обменивается с аудитируемыми сотрудниками. По данным психологов процесс общения осуществляется через: слова ( 40%), интонацию (35%), жесты (10%), мимику (10%), позу ( 5%). Таким образом, для аудитора важны не только слова собеседника, но и выражения лица, интонация речи, поза и даже малозаметные жесты проверяемого. По ним можно установить дружелюбие и враждебность, уважение и неуважение, доверие и настороженность, заинтересованность и равнодушие, спокойствие и беспокойство.

 







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.