 |
|
Повышение эффективности труда
В чем может заключаться повышение эффективности труда специалиста на этом рабочем месте? Именно в том, чтобы увидеть то, что несмотря на наличие компьютера специалист никоим образом его не использует, а выполняет рутинную и однообразную работу не пытаясь даже каким-то образом скрасить свой труд и придать ему элемент творчества. В этом то и заключается проблема (трудность), которую часто не видит ни сам специалист, ни его прямое начальство.
Следуя принципам:
· то что делается более двух раз, должно быть автоматизировано;
· документ должен быть "красивым"
· в Excel может быть создана маленькая программка - приложение, которая помогает выполнить работу по формированию командировочного удостоверения в 10 раз быстрее и, естественно, качественнее.
Прежде чем создавать приложение, необходимо изучить бизнес-процесс по формированию командировочного удостоверения, как документа. Прежде всего нужно определить что первично - удостоверение или журнал регистрации.
С позиции делопроизводства вторичен журнал, потому что он заполняется на основании выписанного командировочного удостоверения, которое заполняется на основании приказа.
Но с другой стороны, если есть запись в журнале регистрации, значит должно быть и само удостоверение с идентичными данными. Поэтому можно считать, что это вещи неотделимые. Исходя из этого, те данные, которые находятся в журнале, должны автоматически генерироваться (экспортироваться) и в удостоверение.
Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы по оформлению командировочных удостоверений
Журнал с позиции компьютера - это прежде всего база данных (или список в Excel). Если человек ездит в командировки постоянно, то в этой базе данных хранится необходимая информация о нем. Если эта информация есть, то она может быть легко найдена, извлечена и введена повторно, но уже как новая запись при следующей командировке. Далее остается исправить:
· место и предприятие командировки;
· срок командировки;
· цель командировки;
· дата и номер приказа;
· номер и дата командировки;
· дата выбытия
Что здесь можно заметить? Что номер и дата приказа, если он один за этот рабочий день на все командировки, вводятся в журнал только один раз, если командированных даже сто человек.
Преимущества электронного журнала перед бумажным - известны. Прежде всего, это моментальный поиск информации в любом, удобном для Вас разрезе с помощью, например, функции фильтрации данных.
Исходя из описанного выше, предполагается следующий алгоритм оформления командировочных удостоверений. Первичен журнал, а уже из него данные должны экспортироваться в форму командировочного удостоверения.
Следовательно, по получению приказа определяется - есть ли в базе данных (журнале регистрации командировочных удостоверений) данный сотрудник. Если есть (ездил в командировки ранее), то тогда строка с реквизитами этого сотрудника копируется и производится последующая вставка ее в конец списка. После этого вводятся необходимые исправления.
После заполнения строк со всеми сотрудниками, во все эти строки одной операцией вводится дата и номер приказа, и дата выбытия в командировку. После заполнения журнала все, уже автоматически заполненные, командировочные удостоверения выводятся на печать.
Основа для создания компьютерных моделей выбрана следующая:
· описание проблемы (или задачи), которую необходимо решить;
· описание технологии ее решения;
· создание и ввод формул, производящих вычисление отдельных элементов создаваемой модели;
· механическая запись мини-подпрограмм (макросов) и при необходимости их усовершенствование;
Содержание работы.
Автоматизация рабочего процесса на примере оформления и регистрации командировочного удостоверения.
С ЧЕГО НАЧИНАТЬ:
1.Запустить программу Excel (Пуск„Программы„Microsoft Excel). Новой книге присвойте имя Генератор Командировочных Удостоверений
2. В данной книге должно быть два рабочих листа. Лишний третий лист можно удалить (Открыть третий лист„Правка„Удалить лист).
3. Двум оставшимся листам следует присвоить имя. Дважды щелкните на его ярлычке и обозначьте первый лист - КомандировочноеУдостоверение, а второй - ЖурналРегистрацииКУ.
Создадим Журнал регистрации командировочных удостоверений:
1. Наименование предприятия введите в ячейку А1.предварительно, объединив ячейки А1 и В1 (Выделить обе ячейки„ контекстное меню„формат ячейки„выравнивание„ объединение ячеек)
2.Вводим наименование столбцов:
v № п/п;
v Фамилия, Имя, Отчество;
v Должность;
v Место работы;
v Место командировки;
v Предприятие, организация;
v Дата и номер приказа;
v Дата и номер командировочного удостоверения;
v Дата выбытия в командировку;
v Дата прибытия из командировки;
v Срок командировки (дней);
v Цель командировки;
v Паспорт.
3. Закрепляем области. Это позволяет видеть одновременно на экране строку заголовков и, например, два левых столбца, с расположенными в них порядковым номером и фамилией.
Для закрепления в рассматриваемом примере помещаем табличный курсор в ячейку С4 и выполняем команду Окно„Закрепить области.
Левая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ
.
Правая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ.
4. Количество ячеек ограничено столбцами А:М (диапазон базы данных). Количество записей в списке будет 10..
5. Проводим фильтрацию.. Выделим все столбцы (а именно: Фамилия, Имя, Отчество; Должность; Место работы; Место командировки; Предприятие, организация; Дата и номер приказа; Дата и номер командировочного удостоверения; Дата выбытия в командировку; Дата прибытия из командировки; Срок командировки (дней); Цель командировки; Паспорт) находящиеся в 3 строке; к ним будет применяться фильтрация.
6. Затем выберите команду Данные„ Фильтр„ Автофильтр.
Журнал регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ
7. Фамилии, имена и отчества должны быть приведены в алфавитном порядке. Для этого используется команда Данные„ Сортировка.
/
Формулы на листе ЖУРНАЛРЕГИСТРАЦИИКУ.
Введем в журнал регистрации формулы, рассмотренные ниже. Все формулы можно вводить с клавиатуры, а можно воспользоваться командой Функции (Вставка„Функция).
1. Первая формула позволяет определить порядковый номер записи. Воспользуемся командой функции.Выбираем категорию логические„функцию ЕСЛИ.Указываем условие ИСТИНАдля того чтобы значение в данной ячейке было одно и равно это значение единице.
1.1. Или с клавиатуры вводим в ячейку А4 формулу: =ЕСЛИ(ИСТИНА;1).Эта функция показывает, что в данной ячейке должно быть значение равное единице.
В ячейку А5 вводим другую формулу: =МАКС($A$4:A4)+1. Формула определяет максимальное значение порядкового номера в диапазоне ячеек, расположенных выше активной ячейки в столбце А и добавляет к нему значение единица.
1.3. Меняем диапазон методом протягивания указателя от одной угловой ячейки до следующей по вертикали. копируем формулу. Копируем формулу в ячейки столбца А, расположенные ниже ячейки А5.
2. Формула для автоматизация ввода текста даты и номера командировочного удостоверения.
2.1. В ячейку Н4 вводим формулу, которая соединяет первые элементы текста в столбце G – Дата и номер приказа, и порядковый номер документа в журнале регистрации: =СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(G4;14);A4).
Выбираем категорию текстовые„функция СЦЕПИТЬ.
2.2. Удаляем лишние пробелы в тексте, введенном в ячейку G4, после чего функция НАЙТИ производит поиск номера позиции символа №.Полученная усовершенствованная формула:
=СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(G4);НАЙТИ("№";СЖПРОБЕЛЫ(G4)));A4).
3. Формула определения продолжительности командировки.
В зависимости от методологии принятой на предприятии, возможен:
v либо расчет продолжительности командировки как разность, определяемая датами выбытия и прибытия (которая вычитает из даты прибытия дату выбытия и прибавляет значение 1);
v либо, наоборот, по дате выбытия и продолжительности командировки, определяется дата прибытия (которая прибавляет к дате выбытия количество дней продолжительности командировки и вычитает значение 1).
В нашем случае будет рассчитываться дата прибытия из командировки при известной дате выбытия в командировку и сроке командировки. В этом случае в ячейке J4 будет находиться формула: =I4+K4-1.
4. Все формулы достаточно ввести один раз в одну первую ячейку, после чего растянуть до необходимой ячейки.
ФОРМА КОМАНДИРОВОЧНОГО УДОСТОВЕРЕНИЯ.
На другом листе книги «Генератор командировочных удостоверений», оформляем само командировочное удостоверение.
Для этого:
1. На рабочем листе КомандировочноеУдостоверение, объединяем ячейки и переносим текст в ячейках с формулами, форматируем ячейки.
2. Шрифту текста, формируемому в ячейках с формулами, желательно задать другой цвет, отличный от стандартного, например, синий.
Форма командировочного удостоверения.
Заполнение формы командировочного удостоверения.
Для всех формул, кроме формулы описанной в пункте 2., одинаковы следующие показатели:
§ Искомое_значение (значение которое должно быть найдено в первом столбце массива). Им является ячейка L1.В этой ячейке указан порядковый номер по которому определяется заполнение формы командировочного удостоверения.
§ Табл_массив(таблица текста, чисел и логических значений, в которой ищутся данные). Этот показатель равен ЖурналРегистрацииКУ!A4:M13.Т.е. где, в каком диапазоне нужно искать необходимую нам информацию, для предоставления ее в командировочном удостоверении.
§ Диапазон просмотра(логическое значение, определяющее, точно (ИСТИНА) или приближенно (ЛОЖЬ) должно производится сопоставление. В нашем примере выбрано приближенное сопоставление, т.е. ЛОЖЬ.
• Номер_индекса_столбца показывает номер столбца в Табл_массив, в котором должно быть найдено соответствующее значение. И это значение у каждой формулы разное.