Главная | Обратная связь

Использование возможностей MS Office

 

Разработчики всё больше внимания уделяют интеграции своих систем с другими приложениями. Это вполне оправданная тенденция, поскольку очевидно, что самостоятельно реализовать весь набор функций, которые требуются пользователям, невозможно. Вот почему многие поставщики программного обеспечения ищут возможность увязать свои решения с решениями других разработчиков.

Прежде всего обращает на себя внимание тот факт, что подавляющее большинство разработок «научились» взаимодействовать с программами, входящими в MS Office. Особенно часто реализуются функции обмена с Excel. Большая часть программ позволяет сохранять созданные отчёты в формате Excel, но есть и такие, где Excel фигурирует в качестве стандартного средства представления отчётов.

Так, например, в системе комплексного управления, разработанной фирмой «Комсофт» (г. Тольятти), почти все отчётные формы сразу загружаются в Excel, и далее пользователь может выполнять над ними все преобразования, которые здесь допустимы. Как уже указывалось ранее, в решениях фирмы «Комсофт» возможности Excel используются и при реализации методик многомерного анализа данных.

Во многих программах реализована и возможность выгрузки отчётов в Word. Но некоторые разработчики этим не ограничиваются. Так, например, в системе «Компас» Word используется даже для формирования печатных форм первичных документов. Для этого с системой поставляется набор шаблонов, в нужные поля которых при формировании документа программа подставляет требуемые пользователю значения. Разработчики утверждают, что возможность печати счетов, платёжек, накладных и иных документов из Word очень нравится пользователям. К тому же в случае необходимости модифицировать формы документов становится значительно проще. В большинстве случаев проделать эту работу могут и сами пользователи, поскольку многие уже хорошо владеют Word.

Однако следует иметь в виду следующий нюанс. Увязка важных функций системы автоматизации с возможностями программ пакета MS Office так или иначе требует его наличия на компьютере каждого пользователя.

Следовательно, к стоимости внедрения системы автоматизации необходимо будет добавить стоимость лицензий на программы пакета MS Office, что может привести к ощутимому увеличению цены системы в целом. Разработчики же конкретного компьютерного комплекса, как правило, заявляют, что MS Office и так установлен у всех пользователей, а проблема легальности применения чужого ПО их не касается. Формально ничего незаконного в этом нет, но тем самым небогатого российского пользователя вынуждают «голосовать рублём» за обогащение «дядюшки Билла» или косвенно подталкивают к компьютерному пиратству. Возможно, пользователь и не применял бы MS Office и ему хватило бы менее распространённых или функционально менее ёмких отечественных офисных программ общего на значения. Но если того требует внедрённая на предприятии система автоматизации, он будет вынужден приобрести и установить эти программы, причём зачастую нелегально, поскольку на специализированные экономические программы финансирование выделяется (они же защищены от нелегального использования!), а на приобретение легальных копий офисных программ деньги находятся существенно реже, и руководство мирится с применением нелегальных копий. Однако тут следует напомнить о наличии ст. 146 Уголовного кодекса РФ, предусматривающей наказание вплоть до лишения свободы за нелегальное использование программ и баз данных, нарушающее права их собственников.

В этой связи интересен опыт тех поставщиков программных продуктов, которые реализуют решения по интеграции данных с форматами программ MS Office, не требующие обязательного применения самих этих программ.

Так, например, в системе «Аккорд» фирмы «Атлант-Информ» реализован лицензионно чистый генератор отчётов, позволяющий создавать и просматривать отчёты в формате Excel, не требуя его присутствия на компьютере пользователя. Естественно, возможности работы с такими документами и формами довольно ограничены. Однако если программа Excel установлена, то можно работать с ней, задействовав все её возможности. Близкие по сути решения есть и в некоторых других разработках.

Microsoft Office относится к классу офисных пакетов прикладных программ, предназначенных для использования в ИС различного назначения. Информационные технологии офисных пакетов обеспечивают выполнение следующих операций:

· обработка текстовых документов;

· прием/передача электронных почтовых сообщений;

· вычислительная обработка и анализ данных;

· создание и редактирование деловой графики, презентаций, графических объектов (иллюстраций, рисунков и т. п.);

· ведение БД (картотека, справочники, оперативные учетные данные) больших объемов и разнообразной структуры данных;

· использование информационных ресурсов сетей Интернет/интранет;

· создание персональной информационной системы пользователя и т. п.;

Microsoft Office 2007 отличается простотой в использовании. Это дает возможность легко освоить его различным пользователям — бухгалтерам, инженерам, журналистам, студентам и др. Все программные компоненты Microsoft Office 2007 имеют удобный графический интерфейс, предоставляют мощные информационные технологии для реализации большого числа задач различных предметных областей.

На сегодняшний день на большинстве персональных компьютеров установлены текстовые редакторы, среди которых Microsoft Word является лидером. С помощью этого текстового редактора осуществляется подготовка и качественное оформление текстовых документов различного назначения и вида (письма, отчеты, литературные издания и т. п.). Как правило, экономически целесообразно использовать в КСБУ стандартные возможности текстового редактора Microsoft Word.

Microsoft Excel, предназначенный для работы с электронными таблицами, на рынке программных средств также является признанным лидером. Электронные таблицы используются для выполнения расчетов, хранения и обработки базы данных реляционного типа. В настоящее время они переросли понятие «электронного калькулятора», позволяя создавать развитые ИС в составе КСБУ.

Хранение больших массивов информации целесообразно осуществлять под управлением СУБД, в виде баз данных, среди которых рейтинг СУБД Access весьма велик.

Компьютерные сети обеспечивают интеграцию приложений и пользователей. Их применение связано с ростом масштаба ИС. На базе Microsoft Office 2007 может быть создана система электронного документооборота ИС, обеспечивающая высокий уровень защиты данных от несанкционированного доступа.

Другой характерной особенностью Microsoft Office 2007 является ориентация на Web-технологии Практически все программные компоненты имеют доступ в глобальную сеть Интернет Информационные ресурсы ИС публикуются в виде Web-страниц, возможна групповая работа с информационными ресурсами общего пользования, создание корпоративных приложений С помощью программы Microsoft NetMeetmg обеспечен режим проведения собраний по сети и совместное использование данных, обмен информацией в режиме реального времени.

В целом для программ Microsoft Office 2007 достигнут высокий уровень унификации информационных технологий.

 

Компонент Microsoft Office 2007	Назначение
Текстовый редактор Microsoft Word	Создание текстовых документов различного вида (письма, факсы публикации печатная продукция)
Электронная таблица Microsoft Excel	Ор1анизация вычислений анализ информации
Презентационная графика Microsoft Power Point	Подготовка и демонстрация презентаций
Система управления базами данных Microsoft Access	Создание и ведение баз данных реляционной структуры
Персональная информационная система Microsoft Outlook	Планирование контактов работ и заданий ведение адресной книги, управление электронной почтой и др
Деловая графика Microsoft Graph	Создание диаграмм отображающих числовую информацию
Художник текста Microsoft Office Art	Оформление текста и графики с привлечением эффектов
Организационные диаграммы Microsoft Organization Chart	Создание диаграмм организационной структуры управления на базе типовых элементов
Редактор формул Microsoft Equation Editor	Графический редактор формул сложной архитектоники
Эффекты Microsoft Chpart Gallery	Коллекция картинок, графики, звуков, видео для вставки в документы
Visual Basic For Application (VBA)	Встроенный объектно-ориентированный язык программирования для разработки приложений
Подшивки Microsoft Office Binder	Создание составных документов, разделами которых являются файлы документов Microsoft Office либо других конвертируемых форматов
Графический редактор Microsoft PhotoDraw	Для работы с графическими объектами (изображениям, рисунками, фотографиями и т п ) различных форматов, получаемых при сканировании или из файлов
Издательская система Microsoft Publisher	Настольная издательская система для подготовки публикаций (брошюр, буклетов, карточек, листовок, рекламы)
Редактор Web-узлов Microsoft Front Page	Создание и администрирование узлов сети Интернет/интранет
Программа Microsoft Chat	Поддержка избирательной беседы в режиме реального времени («комнаты встреч») с использованием рисованных персонажей и комиксов

 

Особенности обработки данных отдельных приложений реализуются путем настройки команд меню и панелей инструментов, создания новых объектов (шаблоны документов, стили форматирования, макросы), а также программных модулей на языке программирования Visual Basic.

На базе Microsoft Office 2007 создаются приложения, включаемые в состав существующих АРМ (автоматизированных рабочих мест), а также законченные ИС, в том числе компьютерные бухгалтерские системы.

Средства Microsoft Office 2007 могут иметь следующее применение в КСБУ:

1. Изолированное использование Microsoft Office 2007.

Word	Excel	Access
Создание типовых форм первичных бухгалтерских документов в электронном виде Подготовка текстовых документов (различные отчеты, справки, корреспонденция) Создание системы управ пения документами, делопроизводство	Ведение журнала хозяйственных операций Ведение регистров аналитического учета Составление сводных учетных регистров (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер, шахматная ведомость и др.) Анализ экономической информации. Решение конкретных расчетных задач	Ведение БД Журнал хозяйственных операций Формирование сводных учетных регистров (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер, шахматная ведомость и др.) Подготовка данных для ИС предприятия