 |
|
Текстовый редактор Microsoft Word 2007
Текстовый редактор Microsoft Word 2007 предоставляет широкие возможности для работы с текстовыми документами.
Базовыми информационными технологиями обработки текстовых документов в Microsoft Word являются:
· Создание и редактирование текстовых документов:
o ввод, поиск и замена текста, форматов, спецсимволов и т. п.;
o форматирование текстового документа;
o вставка расширений текста (примечания, сноски, ссылки);
o структурирование текстового документа;
o создание главного документа;
o составление оглавлений, указателей, списков иллюстраций и т. п.;
o редакторская правка, обеспечивающая сохранение авторского текста и исправлений редактора.
· Слияние постоянной информации основного документа и переменной информации источника (базы данных):
o подготовка основного документа, содержащего постоянный текст;
o выбор источника переменной информации в виде записей базы данных;
o массовое тиражирование документов, содержащих постоянный текст основного документа и переменную информацию источника.
· Создание интегрированных документов с включением внешних объектов (рисунков, фрагментов электронной таблицы, формул, звуковых вставок и т. п.);
· Сохранение текстовых документов в выбранных форматах;
· Подготовка к публикации текстового документа, проверка орфографии, печать, электронная рассылка и др.
Основные понятия и приемы работы с документами
Интерфейс пользователя
Для ввода текста и выполнения операций обработки документа используется клавиатура и мышь. Пользовательский интерфейс представлен основным экраном, который содержит:
• раскрывающееся меню, включающее подменю и пункты меню (команды). Выбор любого пункта меню приводит к выполнению определенных действий;
• панели инструментов, содержащие кнопки, которым соответствуют команды меню;
• дополнительные элементы (линейки, полосы прокрутки, строка состояния, указатели режимов работы и др.), облегчающие работу с документом.
Для настройки экрана следует выполнить команду меню Сервис-> Параметры. Эта команда выводит диалоговое окно Параметры, содержащее набор вкладок.
На вкладке Вид задается:
• вывод горизонтальной и вертикальной полосы прокрутки документа (полосы прокрутки используются для перемещения текста документа на экране вверх/вниз и вправо/влево;
• появление всплывающих подсказок при установке курсора мыши на кнопке панели инструментов;
• вывод знаков форматирования и разметки документа;
• показ строки состояния и др.
Документ Microsoft Word
В текстовом редакторе Microsoft Word приняты следующие соглашения:
1. Любой документ основан на шаблоне.
2. Шаблон — набор средств для создания документов. В шаблон включены стили оформления символов и абзацев, параметры форматирования, действующие по умолчанию, параметры печатной страницы и др. С помощью входящих в шаблон элементов автотекста обеспечивается автоматизация ввода текста в документ. В шаблоне содержатся макросы, обеспечивающие автоматизацию выполнения типовых операций. Для унификации пользовательского интерфейса в шаблон включаются панели инструментов, «горячие» клавиши. Кроме перечисленных средств шаблон может содержать постоянный для всех документов текст, внешние объекты (рисунки, формулы, электронные таблицы и т. п.).
3. Текст документа — совокупность последовательно расположенных абзацев, состоящих из предложений. Новый абзац всегда начинается с нажатия клавиши Enter.
4. Переход на новую строку или новую страницу внутри одного абзаца при наборе текста выполняется автоматически и не требует нажатия клавиши Enter.
5. Для принудительного перехода на новую страницу нужно выполнить команду меню Вставка • Разрыв • Начать новую страницу либо нажать клавиши Ctrl+Enter.
6. Для перехода на новую строку в пределах одного абзаца нажимаются клавиши Shift+Enter.
7. Отдельное предложение состоит из набора слов, заканчивающихся точкой, многоточием, восклицательным или вопросительным знаком. Слова в предложениях разделяются одним символом пробела или знаками пунктуации (запятая, точка с запятой) Перед этими знаками пунктуации пробел не ставится, но после них должен следовать пробел
8 Текстовый документ может содержать текст и объекты включения рисунки, формулы, набранные в редакторе формул, электронные таблицы, фрагменты базы данных и т п В таком случае документ является составным
9 Текстовый документ может иметь иерархическую структуру, состоять из отдельных частей, имеющих стилизованные заголовки В этом случае документ является структурно-сложным
10 Главный текстовый документ может объединять несколько документов, которые существуют и используются как самостоятельно, так и в составе главного документа
Новый документ Microsoft Word создается с помощью команды меню Файл -> Создать, с указанием шаблона По умолчанию выбирается шаблон Новый документ Документы с помощью команды меню Файл -> Сохранить как сохраняются в виде файлов на магнитном диске При сохранении файлов указывается имя и формат файла Имя файла документа включает путь и собственно имя Путь содержит имя логического диска, имена иерархически вложенных папок (или каталогов — традиционный термин для операционной системы MS-DOS), разделяемых знаком \ (обратная косая черта) Максимальная длина имени файла с расширением — 255 символов
Формат файла документа зависит от типа шаблона, на базе которого создается документ
• обычный текстовый документ, сохраняется как файл с расширением doc,
• документ для размещения на Web-узле в сети Интернет/интранет (так называемая Web-страница), сохраняется как файл с расширением htm или html,
• сообщение электронной почты, сохраняется как файл с расширением htm или html,
• шаблон, сохраняется как файл с расширением dot
Окно документа
Microsoft Word поддерживает многооконный интерфейс В одном сеансе работы могут обрабатываться несколько документов, каждый из которых открывается в своем окне При начальном запуске Microsoft Word и выполнении команды меню Файл -> Создать автоматически создается новое окно с именем Документ Microsoft Word. Заголовок окна сохраненного документа содержит имя_файла.dос.
Microsoft Word позволяет один и тот же документ одновременно открывать в разных окнах. Внешнее представление документа, параметры настройки и режимы работы в каждом окне не зависят от других представлений. Переход между окнами документов осуществляется с помощью команды Окно.
Режимы работы с документом
Документ может обрабатываться в различных режимах, которым соответствуют информационные технологии. Режим работы с документом устанавливается с помощью команды меню Вид
| Режим | Назначение |
| Обычный | Минимум возможностей для работы с объектами, «черновой»набор текста, наибольшая скорость ввода |
| Web-документ | Дизайн Web-страниц |
| Разметка страницы | Просмотр и макетирование печатной страницы, работа с колонтитулами, колонками текста, рисунками |
| Структура | Работа со структурными частями документа, копирование, перемещение, изменение их иерархии, просмотр структуры документа, переход в режим Главного документа |
| Схема документа | Вывод структуры и текста документа; быстрый переход к структурной части документа |
Подготовленный к печати текстовый документ можно просмотреть с помощью команды меню Файл -> Предварительный просмотр. Для просмотра Web-документов используется специальная программа Microsoft Internet Explorer. Команда меню Вид -> Во весь экран позволяет скрыть элементы экрана, развернуть документ во весь экран.
Печатная страница документа
Для печати текстовых документов задается формат печатной страницы с помощью команды меню Файл • Параметры страницы. Эта команда выводит диалоговое окно Параметры страницы, содержащее вкладки:
• Поля — устанавливается размер полей печатной страницы, тип полей (обычные или зеркальные — для брошюрованного текста); отступы колонтитулов сверху и снизу печатной страницы;
• Размер бумаги — задается формат и ориентация печатной страницы (книжная, альбомная);
• Источник бумаги — указывается способ подачи бумаги для первой и последующих печатных страниц;
• Макет — указывается отличие колонтитулов для четных и нечетных страниц, первой страницы документа, способ выравнивания абзацев текста (по верхнему краю, по центру, по высоте).
Текстовый документ состоит из разделов, число которых не ограничено. Новый документ содержит только один раздел. В документе раздел создается, если изменяются:
· размеры печатной страницы;
· ориентация печатной страницы;
· размеры полей или отступы колонтитулов;
· количество колонок текста на странице;
· содержание колонтитулов печатных страниц;
· нумерация страниц.
Для дополнительного графического оформления печатных страниц используется команда меню Формат -> Границы и заливка. На вкладке Страница 1 диалогового окна Границы и заливка выбирается:
• тип линий;
• размер полей отступа линий от текста и края печатного листа;
• сфера действия: весь документ, текущий раздел, первая или все, кроме первой, страницы.
Команда меню Формат -> Фон используется только для Web-страниц и позволяет изменить рисунок и цвет заливки страницы электронного документа. На печать фон электронного документа не выводится.
Вверху или внизу печатной страницы документа размещаются колонтитулы — постоянная информация, содержащая произвольный текст, рисунки, номера страниц, дату, время и т. п. Колонтитулы создаются и редактируются командой меню Вид -> Колонтитулы с помощью кнопок панели инструментов Колонтитулы.
Для нумерации печатных страниц служит команда меню Вставка -> Номера страниц. В диалоговом окне Номера страниц текстовая кнопка Формат позволяет:
• задать начальное значение номера страницы;
• выбрать внешнее изображение номера страницы (римские или арабские цифры, буквенная нумерация);
• включить в нумерацию номер главы документа и др.
Если документ содержит рисунки, таблицы, формулы, их принято нумеровать и делать к ним надписи. Для нумерации объектов служит команда меню Вставка -> Название. Можно использовать стандартные названия, например Рисунок, Таблица, Формула, либо создать новые названия. В диалоговом окне Название кнопка Создать выводит окно для ввода нестандартного названия. С помощью кнопки Удалить удаляются нестандартные названия. Формат номеров в названии задается с помощью кнопки Нумерация, номер может использовать определенный тип нумерации: арабские, римские, буквенные номера, включать разделитель и номер главы документа.
При вставке названий рекомендуется выделить фрагмент документа, которому дается название, а затем выполнить команду меню Вставка -> Название. Указывается местоположение названия — над выделенным объектом или под ним.
Фрагменты документа
Большинство операций обработки текстового документа, такие как копирование, перемещение, удаление, форматирование и т. п., выполняется над фрагментами. Существуют два вида фрагментов документа:
• строчный — совокупность строк текстового документа;
• блочный — прямоугольный блок текста.
Размер фрагмента текстового документа не ограничен — от одного символа до документа в целом. Фрагменты документа выделяются с помощью мыши или клавиш. Команда меню Правка -> Выделить все или «горячие» клавиши Ctrl + (на цифровой клавиатуре) 5 выделяют весь текстовый документ.
Операции над фрагментами документа.
1. Копирование фрагментов.
Выделенный фрагмент с помощью команды меню Правка -> Копировать копируется в буфер обмена. В Microsoft Word 2007 используется новый буфер обмена, который может хранить до 12 фрагментов в течение всего сеанса работы, при этом копия 13-го фрагмента вытесняет копию 1-го фрагмента.
Работа с буфером обмена осуществляется с помощью панели инструментов Буфер обмена, вызываемой командой меню Вид -> Панели инструментов.
Если выведена панель инструментов Буфер обмена, выделенный фрагмент документа можно копировать в буфер обмена при помощи кнопки Копировать. Для очистки буфера обмена служит кнопка Очистить буфер обмена.
2 Перемещение фрагментов.
Перемещение фрагмента предполагает его удаление в прежнем месте и вставку в другое место. Команда меню Правка -> Вырезать помещает фрагмент в буфер обмена.
3. Вставка фрагментов.
Буфер обмена можно вставлять в любые открытые текстовые документы любое число раз. Для вставки последнего сформированного буфера используется команда меню Правка -> Вставить.
Для вставки копии фрагмента из буфера обмена курсор устанавливается в место вставки, а на панели инструментов Буфер обмена выбирается кнопка буфера. Кнопка Вставить все обеспечит вставку всех фрагментов в место установки курсора.
Если вставка/перемещение выделенного фрагмента документа осуществляется в пределах одного документа на достаточно близком расстоянии, можно использовать графический способ копирования или перемещения.
1. Выделить исходный фрагмент документа.
2. Установить курсор в область выделенного фрагмента документа.
3. Нажать левую кнопку мыши. Для копирования фрагмента дополнительно нажать клавишу Ctrl.
4. Перетащить выделенный фрагмент в место вставки.
5. Отпустить левую кнопку мыши и клавишу Ctrl.
Автотекст и автозамена
Элемент автотекста — произвольный фрагмент текстового документа, запомненный под определенным именем. Элементы автотекста хранятся на уровне шаблона документа длительное время и могут вставляться в документы по указанию пользователя. Примеры элементов автотекста:
• стандартные фразы большого объема (названия фирм, банковские реквизиты организаций, сведения о должностных лицах: наименование должности, фамилия, имя, отчество, служебный телефон, адрес электронной почты и др.), часто используемые при заполнении документов.
• графические объекты (рисунки, логотипы, фотографии и пр.);
• бланки типовых документов, содержащие текст и графику;
• стандартные перечисления — состав приложений, список исполнителей, список документов и т. д.
Microsoft Word содержит набор стандартных элементов автотекста, например:
• элементы для оформления колонтитулов (номер границы, дата, имя файла, дата создания и т. п.);
• стандартные фразы типа: До свидания, С уважением, В ответ на и др.
Для создания нового элемента автотекста следует:
• подготовить и выделить фрагмент текстового документа;
• выполнить команду меню Сервис • Автозамена;
• на вкладке Автотекст ввести имя нового элемента автотекста и нажать кнопку Добавить, указать сферу действия элемента: все активные шаблоны либо только общий шаблон.
Для вставки элемента автотекста в документ следует повторно выполнить команду меню Сервис -> Автозамена, на вкладке Автотекст выбрать элемент автотекста и нажать кнопку Вставить.
Другой способ вставки элемента автотекста с помощью панели инструментов Автотекст:
· выполнить команду меню Вид -> Панели инструментов, выбрать панель инструментов Автотекст;
· установить курсор в место вставки;
· нажать кнопку Все элементы для вызова списка элементов автотекста;
· выбрать для вставки элемент автотекста.
Для удаления элемента автотекста следует:
· выполнить команду меню Сервис -> Автозамена;
· на вкладке Автотекст выбрать удаляемый элемент;
· нажать кнопку Удалить.
Элемент автозамены — фрагмент текстового документа, запомненный под определенным именем (аббревиатурой), который вставляется в текст автоматически при наборе имени. В отличие от автотекста элементы автозамены не хранятся в явном виде в шаблоне документа. Ограничений на размер и содержание элемента автозамены нет.
Наиболее часто элементы автозамены используется для исправления ошибок типа описок при вводе текста. Например, для автоматического преобразования первой буквы предложения в прописную, перестановки символов в слове, исправления раскладки клавиатуры при вводе текста (в раскладке устанавливается соответствие клавиш и символов). Кнопка Исключения на вкладке Автозамена позволяет создать списки сокращений, которые не проверяются при вводе текста.
Элементы автозамены недоступны при реорганизации шаблона документа в явном виде. Используемые сочетания символов аббревиатуры всегда расшифровываются одинаково, поэтому не должно быть совпадений аббревиатур. Не допускается использования одних и тех же аббревиатур и как элемента автозамены, и как текста документа.
Для создания элемента автозамены следует:
• выделить фрагмент текстового документа;
• выполнить команду меню Сервис • Автозамена;
• на вкладке Автозамена задать имя (аббревиатуру) для нового элемента автозамены. Если фрагмент текста был форматирован, указать на сохранение формата текста;
• нажать кнопку Добавить.
Для удаления элемента автозамены:
• выполнить команду меню Сервис • Автозамена;
• на вкладке Автозамена в списке элементов указать удаляемый элемент;
• нажать кнопку Удалить.
Гиперссылки
Гиперссылка — поле, содержащее адрес источника (рисунка, фрагмента документа и т. д.). Свойства гиперссылки можно присвоить любому фрагменту документа, например автофигуре или рисунку, или части текста. Гиперссылки обеспечивают самый удобный переход к источнику — двойным щелчком левой кнопки мыши на гиперссылке. Местоположение источника может быть произвольным: внутри текстового документа, в другом файле, включая и сеть Интернет.
Для создания внутренней гиперссылки на фрагмент текстового документа следует:
1. Установить курсор в место вставки гиперссылки.
2. Выделить в тексте фрагмент, которому присваиваются свойства гиперссылки: рисунок, автофигуру, произвольный текст.
3. Выполнить команду меню Вставка • Гиперссылка, выбрать режим Связать с местом в этом документе.
4. Указать закладку (или заголовок структурной части документа).
5. Для создания подсказки, которая будет выводиться при установке курсора на гиперссылке, нажать кнопка Подсказка, ввести произвольный текст.
При создании гиперссылки на другой файл или Web-страницу нужно указать имя файла и путь к нему, в том числе URL-адрес в Интернете.
Для выделенной гиперссылки можно с помощью команд контекстного меню:
• изменить гиперссылку, сослаться на другой источник;
• скопировать гиперссылку в буфер обмена для последующей многократной ее вставки;
• поместить гиперссылку в папку Избранное для сокращения времени доступа к источнику;
• удалить гиперссылку (при этом оставив на месте текст или рисунок, которым была приписана гиперссылка).
Табуляция
Команда меню Формат -> Табуляция обеспечивает форматирование текста в несколько колонок. Формат табуляции задается для абзаца, включает:
· определение позиции на горизонтальной линейке;
· выбор способа выравнивания текста относительно позиции табуляции;
· выбор символа заполнителя.
Переход в тексте к позиции табуляции осуществляется нажатием клавиши Tab.
Регистры
Команда меню Формат -> Регистр изменяет регистр символов: строчные буквы преобразуются в прописные, и наоборот, слова начинаются с прописных букв и др.
Стили
Стиль — именованный формат шрифтов (символов) или абзацев. Стили сохраняются на уровне шаблонов, тем или отдельных документов. В оформлении документа может использоваться множество различных стилей, которые заимствуются из шаблона, темы или специально создаются для документа. Принято различать используемые в документе и специальные стили, созданные только для текущего документа.
Команда меню Формат -> Стиль предназначена для создания, изменения и удаления стилей, реорганизации стиля, приписывания стиля выделенному фрагменту документа. Работа со стилями выполняется в диалоговом окне Стили, которое вызывается командой меню Формат -> Стили.
Для приписывания готового стиля к выделенному фрагменту текста следует выполнить команду меню Формат -> Стиль, в диалоговом окне выбрать соответствующий стиль и нажать кнопку Применить. Другой способ скоростного приписывания стиля выделенному фрагменту документа осуществляется с помощью кнопки Стиль панели инструментов Форматирование. Кнопка Формат по образцу панели инструментов Стандартная позволяет переносить форматы одних фрагментов документа на другие фрагменты. Выделяется фрагмент — «источник стиля», нажимается кнопка Формат по образцу, выделяется фрагмент — «приемник стиля», которому приписывается формат по образцу.
Расширения текста документа
Логическим расширением текста являются сноски, примечания рецензентов, перекрестные ссылки, оглавления и предметные указатели, списки иллюстраций, позволяющие полнее раскрыть смысловое содержание документа, дать необходимые пояснения и комментарии к тексту документа.
Сноски
Различают обычные сноски (внизу каждой страницы) и концевые сноски (в конце текста документа). Сноска содержит значок и поясняющий текст. Для создания сноски следует:
• установить курсор за словом, к которому относится сноска;
• выбрать команду меню Вставка • Сноска;
• в диалоговом окне Сноски можно выбирать тип и символ сноски, задавать параметры сноски (положение сноски в документе, формат и начальный номер сноски).
Перекрестные ссылки
Перекрестные ссылки предназначены для связи объекта ссылки с абзацем, заголовком структурной части документа, закладкой, сноской, рисунком, таблицей, формулой. В зависимости от типа объекта изменяется содержание ссылки.
Например, если объект — таблица, то перекрестная ссылка может включать название таблицы, стандартное слово Таблица и номер таблицы, номер страницы, на которой расположена таблица, а также указатель типа выше/ниже относительно перекрестной ссылки. Наиболее часто перекрестные ссылки используются в главных документах, объединяющих вложенные документы.
Порядок создания перекрестной ссылки:
1. Создать объекты ссылки: закладки, названия таблиц, формул, рисунков и т. п.
2. Установить курсор в место вставки ссылки.
3. Ввести поясняющий ссылку текст
4. Выполнить команду меню Вставка -> Перекрестная ссылка:
· выбрать Тип ссылки (объект) и объект ссылки;
· выбрать вид ссылки — Вставить ссылку на;
· указать способ вставки — Как гиперссылка;
· добавить слова «выше» или «ниже»;
· нажать кнопку Вставить.
При изменении местоположения объекта, на который сделана ссылка, автоматически изменяется перекрестная ссылка. Перекрестную ссылку можно удалить после ее выделения — клавиша Del.
Для смены объекта, на который сделана перекрестная ссылка, следует выделить перекрестную ссылку и повторно выполнить команду меню Вставка -> Перекрестная ссылка, изменить ее параметры.