 |
|
Комплексные информационные технологии Microsoft Word
Автоматизация бухгалтерского учета на базе программного продукта Microsoft Word предполагает использование комплексных информационных технологий, обеспечивающих:
• высокое качество, надежность и удобство работы с электронными документами;
• сокращение трудозатрат на работу с бухгалтерскими документами;
• создание системы управления бухгалтерскими документами и документооборотом;
• групповую работу коллектива пользователей с электронными документами и др.
Microsoft Word обеспечивает решение большинства перечисленных задач в комплексе с другими программами автоматизации бухгалтерского учета.
Средствами Microsoft Word осуществляется:
1. Создание стандартизированных шаблонов (электронных форм) типовых бухгалтерских документов.
2. Унификация стилей оформления, создание элементов автотекста и автозамены для бухгалтерской документации.
3. Описание бухгалтерских документов с помощью классификационных признаков, обеспечивающих поиск информации.
4. Создание пользовательского интерфейса для работы с бухгалтерскими документами (меню команд, панели инструментов).
5. Защита электронных документов от несанкционированного доступа.
Электронная форма
Электронными формами называются документы, содержащие элементы управления, которые обеспечивают интерактивный режим работы с документом.
Существуют различные виды электронных форм:
• типовые бланки документов, предназначенные для заполнения полей и вывода на печать, в том числе для заполнения типографских бланков;
• Web-формы для публикации, распространения с помощью электронной почты или сети Интернет, обеспечивающие сбор и последующий анализ информации в СУБД Access или Microsoft Excel.
Для вставки элементов управления в форму используются панели инструментов: Формы, Элементы управления, Web-компоненты, которые вызываются с помощью команды меню Вид -> Панели инструментов/
Типовые элементы управления электронных форм:
• Текстовое поле — обеспечивает ввод произвольной инфорамции;
• Флажок — выбор/отказ от выбора;
• Переключатель — выбор/отказ от выбора;
• Выключатель — выбор/отказ от выбора;
• Список — перечисление элементов для выбора без расширения списка элементов;
• Поле со списком — перечисление элементов для выбора с расширением списка элементов;
• Рамка — объединение элементов в группу;
• Кнопка — командная кнопка, которой приписывается программное действие (макрос);
• Счетчик — подсчет числа элементов;
• Полоса прокрутки — для перемещения по окну формы;
• Надпись (метка) — ввод произвольного текста;
• Объект ActiveX — дополнительные элементы управления других программ;
• Объекты (рисунок, фильм, звук, пароль, бегущая строка и др.).
Для элементов управления могут разрабатываться макросы на языке программирования Visual Basic for Applications.
Электронные формы типовых документов разрабатываются и сохраняются как шаблоны Microsoft Word. На их основе создаются электронные документы, которые можно сохранять как документ Microsoft Word (.doc) или текстовый файл (.txt).
Данные, вводимые в электронный документ, можно сохранить и как отдельную запись базы данных в текстовом формате. Для этого делается специальная настройка в команде меню Сервис • Параметры: на вкладке Сохранение указывается Сохранять только данные для форм.
Заполненные в форме поля могут печататься в типографских бланках. В команде меню Сервис • Параметры на вкладке Печать устанавливается: Печатать только данные для форм.
Структурно-сложный документ
Microsoft Word обеспечивает работу с большими по размеру документами, достигающими десятков мегабайт, что составляет несколько тысяч печатных страниц. Для удобства работы эти документы структурируются на части типа глава, раздел, параграф. Каждая структурная часть документа должна иметь заголовок определенного иерархического уровня — Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т. д. Структурные части могут быть вложенными в другие части, максимальная глубина вложений — 9 уровней.
Для работы со структурными частями документ переводится в режим структуры с помощью команды меню Вид -> Структура. Основной единицей обработки в документе становится структурная часть, которую можно:
• перемещать по вертикали в пределах одного уровня иерархии;
• повышать/понижать уровень иерархии;
• копировать, перемещать или удалять закрытые структурные части документа.
Режим структуры документа удобен для планирования структуры новых документов, выполнения структурных просмотров больших документов, создания оглавлений и др.
Работа со структурным документом выполняется с помощью кнопок панели инструментов Структура
Панель содержит функциональные кнопки:
• Первый ряд кнопок (слева направо) Повысить/Понизить уровень заголовка (изменение уровня иерархии структурной части); Понизить до обычного текста заголовок (убрать выделение структурной части), Переместить вверх/ вниз структурную часть, Свернуть/Развернуть структурную часть.
• Второй ряд кнопок 1-7 — показ структуры документа до заданного уровня иерархии, Все заголовки (полный показ всего документа), Показать только первую строку заголовков, Отобразить форматирование заголовков, Главный документ, Свернуть / Создать / Удалить / Вставить / Объединить / Разбить / Заблокировать вложенные документы.
Связывание и внедрение объектов
Все приложения, работающие под управлением операционной системы Windows, поддерживают стандартные технологии интеграции с помощью методов:
• DDE (Data Dynamic Exchange) — использует протокол обмена данными приложений Windows, обеспечивает запуск приложения, в котором создан объект, для его редактирования
• OLE (Object Linking and Embedded) — технология внедрения/связывания объектов различных приложений.
Microsoft Word в качестве объектов использует:
• Фрагменты других документов Word.
• Гипертекстовые документы (Hypertext Document).
• Листы электронной таблицы Microsoft Excel.
• Рисунки.
• Организационные диаграммы (MS Organization Chart).
• Объекты редактора формул (Microsoft Equation).
• Диаграммы Microsoft Graph.
• Базы данных и другие приложения, установленные на компьютере.
При выполнении команды меню Вставка -> Объект выбирается способ создания и тип объекта:
• Вкладка Создание используется для создания нового внедренного объекта.
• Вкладка Создание из файла используется для присвоения статуса внедренного объекта фрагменту существующего файла.
Новые объекты автоматически приобретают статус внедренных объектов. При создании объектов из файлов можно установить связь с объектом (выбрать флажок Связь с файлом), в этом случае они называются связанными, или не устанавливать связи, и тогда объект считается внедренным.
Принципиальное отличие связанных и внедренных объектов состоит в следующем:
• связанные объекты могут одновременно использоваться в разных приложениях;
• использование связи с объектом не увеличивает размер исходного текстового документа;
• внедренный объект теряет связь с источником и существует независимо от него.
Объект размещается в текстовом документе в графическом слое в явном виде или в виде значка. Для настройки внешнего изображения объекта может применяться панель инструментов Настройка изображения, а также команда меню Формат -> Объект.
На вкладках диалогового окна Формат объекта выполняется настройка формата выделенного объекта.
1. Вкладка Цвета и линии — выбирается цвет заливки объекта, цвет и тип линии окантовки объекта, тип стрелок (если они используются).
2. Вкладка Размер — задаются габариты объекта в текстовом документе, масштаб изображения объекта.
3. Вкладка Положение — указывается тип обтекания графического объекта:
· В тексте — объект находится в одном слое с текстом.
· Вокруг рамки — текст окружает со всех четырех сторон прямоугольную рамку объекта.
· По контуру — текст окружает объект по контуру (не обязательно прямоугольному). Контур объекта можно изменить путем перетаскивания пунктирной линии или маркеров изменения размера объекта.
· За текстом — объект располагается позади текста документа в отдельном слое.
· Перед текстом — объект располагается впереди текста документа в отдельном слое.
· Сквозное — изменение контура обтекания объекта с помощью команды Обтекание текстом -> Изменить контур обтекания панели инструментов Рисование
· Сверху и снизу — текст находится сверху и снизу от объекта, справа и слева текст отсутствует.
4. Вкладка Рисунок — устанавливает величину полей обрезки рисунка со всех сторон, выполняется настройка изображения (яркость, контрастность).
5. Вкладка Надпись — задается отступ текста надписи от рамки, обеспечивается преобразование надписи в рамку, выполнение специальной настройки.
6. Вкладка Web — вводится замещающий текст рисунок, который появляется на Web-странице при ее загрузке.
Составной документ
Microsoft Word предоставляет возможность «слияния» основного документа, содержащего постоянную информацию, и источника переменной информации — записей базы данных. Это позволяет подготовить большое число однотипных документов, различающихся отдельными текстовыми фрагментами, при минимальных трудозатратах.
Источником переменной информации для слияния может быть таблица текстового редактора Microsoft Word или другого текстового редактора, СУБД реляционного типа: (dBASE, Paradox, Clipper, FoxPro, Access и др.), электронные таблицы (Microsoft Excel, Quattro Pro, Lotus и др.), таблицы запросов Microsoft Query. Слияние основного документа и источника выполняется с помощью команды Сервис -> Слияние.