 |
|
Работа с базами данных
В документы Microsoft Word можно вставлять базы данных реляционного типа различных форматов в виде стандартных таблиц. Производится отбор записейбазы данных, удовлетворяющих сформулированным условиям, устанавливается состав полей, выполняется сортировка записей таблицы. Поддержание связи с БД обеспечивает автоматическое обновление созданных на основе баз данных таблиц текстовых документов.
Информационные технологии работы с источниками в виде баз данных различных форматов снимают многие проблемы получения и использования накопленных данных. Без дополнительного программирования, при отсутствии специальных навыков работы с источниками баз данных пользователь имеет возможность просто и быстро получить необходимые данные, сэкономить трудозатраты на повторном вводе. В одном текстовом документе можно объединить разнородные данные различных форматов. Единственным условием для реализации подобной информационной технологии является санкционированный доступ к каждому источнику.
Таблицу текстового документа можно автоформатировать. Кнопка Автоформат таблицы выводит стандартные форматы таблицы для выбора и дополнительной настройки.
При нажатии кнопки Вставить данные выводится диалоговое окно, в котором можно задать диапазон номеров записей базы данных, используемых для вставки в текстовый документ, указать вставку данных в виде кодов полей. Это обеспечивает автоматическое обновление данных в таблице при изменении источника.
Обновление полей БД выполняется с помощью клавиши F9, команды контекстного меню Обновить поле или одноименной кнопки на панели инструментов Базы данных. База данных вставляется как поле DATABASE [ключи], содержащее сведения для подключения к базе данных и выполнения запроса на языке SQL/
Электронная таблица Microsoft Excel 2007
Microsoft Excel — одно из наиболее популярных приложений Microsoft Office 2007, используемых в работе специалистами различного профиля (экономистами, финансистами, бухгалтерами, статистиками, инженерами, аналитиками и др.).
Электронные таблицы являются идеальной средой для выполнения вычислений различной сложности без особых затрат на программирование, обеспечивают хранение больших массивов информации типа реляционных баз данных — более 60 тыс. записей на каждом листе рабочей книги. В Microsoft Excel включен развитый математический аппарат, специализированные информационные технологии статистического анализа, доступны графические средства представления и анализа данных.
Информационные технологии Microsoft Excel доступны пользователям различной квалификации — от конечных пользователей до профессиональных программистов. Конечные пользователи, как правило, ограничиваются заполнением таблиц данными, заданием простейших расчетных формул, командами меню. Продвинутые пользователи создают комплексные информационные технологии, основанные на применении всего арсенала средств Microsoft Excel, в первую очередь, это — набор встроенных функций, стандартные надстройки, решают задачи моделирования и анализа данных, используют возможности Microsoft Excel по интеграции данных и функций обработки других программных средств, и в первую очередь Microsoft Office. Профессиональные программисты с помощью инструментальных средств (язык программирования Visual Basic for Application) создают законченные приложения и специальные «надстройки» Microsoft Excel, обеспечивающие высокий уровень автоматизации обработки информации.
Microsoft Excel широко применяется для автоматизации бухгалтерского учета. Документы расчетного характера (разработочные и расчетные таблицы, учетные регистры) могут переводиться в электронную форму, сохраняться как шаблоны для многократного использования. Microsoft Excel поддерживает электронный документооборот, обеспечивая создание, описание, поиск и хранение документов сложной структуры, взаимосвязь комплексов расчетных документов. Но при этом Microsoft Excel играет роль не только «большого калькулятора», в современных компьютерных системах бухгалтерского учета на основе Microsoft Excel создаются «клиентские» приложения, обеспечивающие подготовку первичных учетных данных, анализ результирующей информации.
Рабочая книга — основной документ приложений Microsoft Excel, создаваемый на базе шаблона книги. Шаблон книги может содержать постоянный текст, данные, форматы ячеек и областей печати, формулы, диаграммы, рисунки, пользовательские панели инструментов, меню, макросы, элементы автотекста и др. Microsoft Excel позволяет изменять параметры шаблонов рабочих книг, создавать новые шаблоны. По умолчанию используется шаблон книги, который имеет название Книга.хИ (Book.xlt). Рабочая книга состоит из листов, максимальное число листов в одной книге — 255. Новая книга создается с помощью команды меню Файл -> Создать с указанием шаблона.
Окно документа
Каждая рабочая книга открывается в отдельном окне. Заголовок окна документа совпадает с именем файла. Можно графическим способом изменять размеры открытых окон, делить окна с помощью горизонтального или вертикального делителя на 2 или 4 подобласти, обеспечивая одновременную и независимую работу с разными частями одного и того же листа рабочей книги. Для удаления делителя окна делается двойной щелчок на разделительной линии.
Электронная таблица может просматриваться в горизонтальном и вертикальном направлении. Для закрепления «шапки» или «боковика» таблицы выполняется установка курсора в ячейку, выше и левее которой находится закрепляемая на экране область таблицы. Далее выполняется команда меню Окно -> Закрепить.
Команда меню Окно -> Снять закрепление областей освобождает закрепленную область для свободного перемещения курсора.
С помощью команды меню Окно • Новое создается дополнительное окно активной книги. В каждом окне можно выбрать разные листы одной рабочей книги.
Команда меню Окно -> Расположить обеспечивает расположение открытых окон в заданном порядке (рядом, сверху вниз, слева направо, каскадом). Команды меню Окно -> Скрыть и Окно -> Отобразить временно скрывают или восстанавливают окна рабочей книги.
Формулы Microsoft Excel
Формулы составляют основу обработки данных Microsoft Excel. Компонентами формул являются:
• знаки математических операций;
• встроенные функции Microsoft Excel;
• константы (числовые, текстовые, даты, логические);
• ссылки на ячейки;
• ссылки на имена блоков ячеек
В формуле связаны функциональной зависимостью компоненты, эту связь можно графически представлять с помощью панели инструментов Зависимости, которая выводится на экран командой меню Сервис -> Зависимости -> Панель зависимостей.
Ячейки электронной таблицы делятся на зависимые — содержат формулы и влияющие — содержат компоненты формул. Одна и та же ячейка может быть зависимой от одних и влияющей для других ячеек. Для анализа зависимостей ячеек курсор устанавливается в исследуемую ячейку, используются кнопки панели инструментов Зависимости:
• Влияющие ячейки — для отображения стрелок на ячейки (аргументы), от которых явно зависит значение текущей ячейки (функции). Для просмотра всех связей следует дважды нажать эту кнопку.
• Зависимые ячейки — для отображения стрелок на ячейки (функции), которые явно зависят от значения текущей ячейки (аргумента). Для просмотра всех связей следует дважды нажать эту кнопку.
• Источник ошибки — для отображения всех ячеек, влияющих на текущую ячейку, в которой содержится ошибочное значение (#ЧИСЛО или #ДЕЛ/0).
• Обвести неверные данные — для отображения ячеек, не удовлетворяющих условиям проверки (команда меню Данные • Проверка).
• Создать примечание — для ячеек с формулами вводятся необходимые комментарии.
• Убрать все стрелки, Убрать стрелки к влияющим ячейкам или Убрать стрелки к зависимым ячейкам — для удаления ненужных линий на листе.
При построении выражений в формулах используются:
• арифметические операторы: + (плюс), - ( минус), * (умножение), / (деление), ^ (возведение в степень), % (вычисление процента);
• текстовый оператор & (амперсанд) для объединения текстовых последовательностей, каждая из которых задается в двойных кавычках;
• реляционные операторы сравнения: = (знак равенства), > (знак больше), < (знак меньше), >= (больше или равно), <= (меньше или равно), <> (меньше или больше).
Ссылки на диапазон ячеек в формулах указываются с помощью символа: (двоеточие). Если ссылка содержит несколько диапазонов ячеек, все составляющие перечисляются через ; (точка с запятой).
Для завершения ввода формулы следует нажать клавишу Enter либо кнопку v в строке формул — признак подтверждения ввода формулы. Для отказа от ввода формулы следует нажать клавишу Esc или кнопку ? в строке формулы.
Мастер функций
Для включения в формулу встроенной функции используется Мастер функций, который вызывается различным образом:
• с помощью команды меню Вставка -> Функция;
• при нажатии кнопки f x (Вставка функции) на панели инструментов Стандартная.
При нажатии клавиши = (равно) или аналогичной кнопки в строке формул выводится список встроенных функций слева от строки формул для выбора. Ввод параметров встроенных функций Microsoft Excel выполняется в специальные диалоговые окна.
В диалоговом окне содержатся поля для ввода параметров (аргументов) функции, краткий комментарий о назначении функции и каждого отдельного пара метра. Кнопка с изображением знака ? выводит справку о встроенной функции.
Для завершения ввода параметров функции нажимается кнопка ОК, для отказа от ввода параметров — кнопка Отмена.
Параметрами встроенной функции могут быть: константы, ссылки на ячейку или диапазон ячеек; имена блоков, вычисляемые выражения, в том числе с использованием других вложенных функций. Максимально допустимая глубина вложений встроенных функций в формуле — 7.
Порядок ввода констант:
• числовые константы вводятся с учетом знака числа и разделителя десятичной точки,
• строки текста вводятся без двойных кавычек;
• даты вводятся с принятым разделителем (точка, косая черта или дефис), либо используется встроенная функция ДАТА (Год, Месяц, День) для преобразования даты в числовой формат;
• логические константы вводятся как числа 1 — истина, 0 — ложь или строки текста ИСТИНА, ЛОЖЬ (без кавычек), либо как встроенные функции ИСТИНА( ) и ЛОЖЬ().
Константы и знаки операций при построении вычисляемых выражений вводятся вручную, ссылки на ячейки или диапазоны ячеек формируются с помощью курсорного путевождения. Для этого нажимается правая кнопка («красная» кнопка), находящаяся справа от поля ввода. После нажатия «красной» кнопки диалоговое окно Мастера функций скрывается, на экран выводится окно построителя выражения. При выводе окна построителя выражения можно:
• свободно перемещать курсор на листе, переходить на другие листы или в другую открытую рабочую книгу;
• формировать ссылку на ячейку щелчком левой кнопкой мыши;
• формировать ссылку на диапазон ячеек путем выделения диапазона при нажатой левой кнопке мыши;
• выводить список имен блоков для выбора с помощью команды меню Вставка -> Имя -> Вставить либо нажатием клавиша F3.
Если именованный блок ячеек существует, при выделении соответствующего диапазона ячеек в формулу автоматически вводится имя блока. Если именованный блок ячеек создается после ввода формулы, команда меню Вставка -> Имя -> Применить заменяет ссылку на диапазон ячеек именем блока.
Внешние ссылки в формулах
Microsoft Excel позволяет включать в формулы внешние ссылки — на ячейки другой рабочей книги. Перед созданием формулы, содержащей внешнюю ссылку, необходимо сохранить рабочую книгу, в ячейки которой вводятся формулы, открыть рабочие книги, с которыми устанавливается связь. При создании формулы внешняя ссылка строится автоматически при выделении диапазона ячеек в другой открытой рабочей книге.
Для поддержания правильности использования внешних ссылок используется команда меню Правка -> Связи, которая открывает диалоговое окно Связи.
Обновление может осуществляться автоматически при открытии текущей книги или по запросу. Для автоматического обновления внешних связей следует выполнить команду меню Сервис -> Параметры, на вкладке Вычисления указать Обновлять удаленные ссылки для вычисления и обновления формул, содержащих ссылки на другие приложения.
Для обновления в диалоговом окне Связи выбирается исходный файл, нажимается клавиша Обновить, в результате вычисляются формулы, содержащие внешние ссылки. Одновременно можно выбрать несколько исходных файлов для обновления. Если файл изменил имя или местоположение, с помощью кнопки Изменить можно указать новый источник внешней ссылки, не редактируя формул. Кнопка Открыть открывает рабочую книгу исходного файла.
Списки и базы данных Microsoft Excel
Microsoft Excel позволяет работать с реляционными структурами, которые носят название списка или базы данных Excel. Список — таблица прямоугольной конфигурации, столбцы таблицы считаются полями, строки — записями базы данных реляционного типа. Список должен отвечать ряду требований:
• список целиком помещается на одном рабочем листе, максимальный размер списка — 65 535 строк и 256 столбцов;
• список должен отделяться от других данных рабочего листа хотя бы одним незаполненным столбцом и/или строкой;
• имена столбцов списка располагаются в первой строке таблицы, имена могут быть многострочными с переносами слов;
• ячейки одного столбца списка содержат однородную информацию.
Традиционные операции со списками:
1. Ввод и редактирование данных списка.
2. Сортировка — упорядочивание записей (строк/столбцов таблицы) списка.
3. Фильтрация (отбор) записей списка по условиям.
4. Агрегирование информации списка, вычисление статистических оценок (сводные таблицы, промежуточные итоги).
5. Структурирование данных (формирование новых группировок строк и столбцов).
6. Консолидация (объединение данных нескольких списков с формированием общих итогов).
Агрегирование данных в Microsoft Excel
Агрегирование данных списков состоит в формировании промежуточных итогов, создании сводных и консолидированных таблиц. Агрегирование информации выполняется для списков Microsoft Excel, в записях которых имеются поля с повторяющимися значениями. Наиболее типичными для анализа данных являются различного вида статистические итоги.
Промежуточные итоги
Для формирования промежуточных итогов требуется предварительная сортировка списка по полям группировки записей, например, по полям Поле1, Поле2, Поле3 Команда меню Данные • Итоги позволяет сформировать итоги определенного вида по указанным полям при каждом изменении поля группировки — Поле1 (или Поле2 или Поле3)
По отдельному полю1руппировкн за одно выполнение команды можно сформировать итоги по нескольким полям.
Сводные таблицы
Сводная таблица обеспечивает формирование сводной (агрегированной) информации и представление табличных данных в структурированном виде, а также построение связанной со сводной таблицей сводной диаграммы. Источниками данных для формирования сводной таблицы являются:
• список (база данных) Microsoft Excel;
• внешний источник данных (текстовый файл, содержащий табличные данные, реляционная база данных);
• диапазоны ячеек электронной таблицы для консолидации;
• другая сводная таблица Microsoft Excel.
Структурирование таблиц
Структурирование таблиц, содержащих значительное число строк и столбцов, состоит в выделении уровней иерархии для представления информации. Каждому уровню иерархии па листе рабочей книги Microsoft Excel соответствует своя специальная кнопка, с помощью которой можно скрыть пли отобразить содержимое уровня. Максимальный уровень вложенности в структурной таблице - 8.
Для создания структуры предварительно выделяется группа строк или столбцов, выполняется команда меню Данные -> Группа и Структура -> Группировать. Если в таблице находятся формулы, использующие в качестве операндов ссылки на ячейки текущей строки или столбца, то команда меню Данные -> Группа и структура -> Создать структуру создает структурную таблицу автоматически.
Команда меню Данные -> Группа и Структура -> Настройки позволяет выполнить настройки структуры:
• выбрать место вставки кнопок структуры;
• использовать автоматические стили структуры;
• применить другие стили.
Для удаления структуры следует выполнить повторное выделение строк/столбцов и выбрать команду Данные -> Группа и Структура -> Разгруппировать. Для автоматически созданных структурных таблиц обратное преобразование выполняется командой Данные -> Группа и Структура -> Удалить структуру.