Информационное обеспечение
Информационное обеспечение – это комплекс методов и средств по размещению и организации информации, включающий системы классификации и кодирования документов, показателей, внутримашинной информационной базы. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. Информационное обеспечение – совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации (единой системы классификации и кодирования информации унифицированных систем документации, схем информационных потоков), циркулирующей в организации, а также методология построения баз данных. Включает в себя показатели, справочные данные, классификаторы и кодификаторы информации, унифицированные системы документации, информацию на носителях и т.д. Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: · к унифицированным системам документации; · к унифицированным формам документов различных уровней управления; · к составу и структуре реквизитов и показателей; · к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника – от момента создания до выхода приказа о зачислении человека на работу. Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает: · исключение дублирующей и неиспользуемой информации; · классификацию и рациональное представление информации. При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется. Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:
1-й этап – обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью: · понять специфику и структуру ее деятельности; · построить схему информационных потоков; · проанализировать существующую систему документооборота; · определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.
2-й этап – построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Иформационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных (более подробно будет рассмотрено в теме БД).
Для создания информационного обеспечения необходимо: · ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией; · выявление движения информации (представленной для анализа в виде схем информационных потоков) от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления; · совершенствование системы документооборота; · наличие и использование системы классификации и кодирования; · владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации; · создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения. В рамках информационного обеспечения различают внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение. Внемашинная информационная база воспринимается человеком без технических средств – наряды, акты, накладные и т.п. ©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|