Протокол, витяг з протоколу, резолюція

Це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісій. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини: — слухали; — виступили; — ухвалили. Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається. Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ. У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин. За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів: 1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення); 2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників); 3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання). Реквізити:

Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.
Порядковий номер протоколу.
Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).
Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.
Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).
Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10—12 осіб, то вказують усіх присутніх.
Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).
Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.
Текст.
Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Зразок 1:

Протокол № 107 загальних зборів студентів І курсу природничо-географічного факультету

12.05.03
голова	Мойсеєнко Л. Д
секретар	Доценко В. О.

Присутні: заступник декана факультету доц. Кащенко M. П., доц. Макаров И. К., доц. Волошин Г.В., асистенти Кривоніс Б.Н., Литвин С.Ф., студенти І курсу.
Порядок денний:
1. Підготовка студентів до виробничо-польової практики.
2.Робота з озеленення та упорядження навколишньої території

I. СЛУХАЛИ:
Макарова П. К. Інформація керівника виробничо-польової практики.

ВИСТУПИЛИ:
Кривоніс Б. M. запропонував поділити студентів на підгрупи, визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.
Литвин C.O. зазначив, що треба підготувати рослини, реактиви до початку практики.

УХВАЛИЛИ:
1. Усім студентам взяти участь у виробничо-польовій практиці.
2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.
3. Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці.

II. Слухали:

Голова зборів	(підпис)	Л. Д. Мойсеєнко
Секретар	(підпис)	В. О. Доценко

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому — результати голосування.
Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:
За Василишина І. Г. — 50 голосів, проти — 0, утримався — 1.
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами, документи, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним.
Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

Крім повного протоколу, є ще коротка форма — витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.
Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.
Рішення колегій установ впроваджуються в життя наказами керівника установи.

Резолюція — це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з'їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.
Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної частин. У констатуючій частині спочатку відзначають досягнення з питання, що розглядається, а потім указують недоліки. У директивній (резолютивній) частині роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.

Конспект

Це стислий писаний виклад змісту першоджерела (лекції, виступу, промови, книги, статті тощо). Зміст першоджерела може передаватися: - своїми словами; - цитатами з першоджерела; - своїми словами і цитатами. Останній спосіб найбільш поширений. За походженням конспекти поділяються на: - конспекти усних виступів; - конспекти друкованих праць. Реквізити конспекту усного виступу:

Дата складання.
Прізвище та ініціали автора виступу.
Заголовок.
Текст.

Реквізити конспекту друкованої праці:

Дата складання.
Бібліографічні відомості першоджерела: - прізвище та ініціали автора; - назва (заголовок); - місто, видавництво, рік видання; - кількість сторінок.
Текст.

До конспекту ставляться такі вимоги: 1) залишати певну частину сторінки (це може бути половина аркуша або поле на одному з його країв) для запису власних думок, оцінки законспектованого; 2) цитуючи, вказувати відповідну сторінку першоджерела.. Текст конспекту оформляється довільно. На відміну від тез; крім основних положень, конспект містить і фактичний матеріал. Зразок:

14. 08. 2003 р.

Іржі Томам. Історія і жанри риторики (Мистецтво говорити). — К.: Видавництво політичної літератури України, 1989.— 189 с.

Риторика (красномовність), або ораторське мистецтво, виникла в Стародавній Греції. Як і епос, драма, музика, скульптура й архітектура, вона вважалася мистецтвом, творчістю, її величали "царицею всіх мистецтв", у Стародавній Греції риторика була вагомою складовою частиною суспільного життя. Зі стародавніх часів риторику поділяли на три галузі: судова риторика, риторика політична (публічних виступів), урочиста риторика.	Звернути увагу на бесіди-діалоги афінського філософа Сократа
Теорія ораторського мистецтва була добре розроблена, про що свідчить посібник для складання промов одного з римських ораторів. На думку його автора, кожна промова повинна мати: — екзордіум — кілька вступних зауважень щодо теми промови; — експозиціо — визначення поняття; — кауза — логічні аргументи, що підтверджують правильність судження, прямі дедуктивні докази; — контраріум — спростування думки супротивника, непрямі дедуктивні докази; — сіміле — подібні явища в інших cферах, аналогії;	Розглянути трактат "De oratore" ("Про оратора"), у якому Цицерон визначає п'ять традиційних частин риторики
У середньовіччі після занепаду Римської імперії тривало навчання ораторського мистецтва, яке належало до семи т

Анотація

Це коротка характеристика змісту книги, статті, рукописного тексту тощо. У ній наводяться найважливіші питання роботи, викладається її зміст і дається оцінка. Анотація допомагає під час добору й вивчення літератури з будь-якого питання, скорочує час на ознайомлення із змістом самої праці. Анотація може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних. У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу. Зразок 1:

Дюма А. Графиня де Монсоро: Роман / З фр. пер. П.О.Якун. – К.: Дніпро, 1985. – 320 с. Роман „графиня де Монсоро” – друга книга відомої трилогії А. Дюма про війни гугенотів. Герой роману граф де Бюссі закохується у молоду красуню Діану де Монсоро. На шляху їхнього кохання трапляється безліч перешкод. Події роману розгортаються на широкому тлі суспільно-політичного життя Франції. Для широкого кола читачів.

Зразок 2:

Бедуел Гі Історія Церкви / З фр. пер. Г. Григорович. – Свічадо, 2000. – 296 с. „Історія Церкви” – перша книга українською мовою із серії „Аматека”, мета якої – розроблення повного комплекту підручників для викладання богослов’я на богословських факультетах, в духовних семінаріях, на заняттях з богослов’я серед мирян. Автори „Аматеки” належать до різної культурної та лінгвістичної традиції, однак усі опираються на творчість Анрі де Любака та Ганса урс фон Бальтазара і мають христоцентричний світогляд, який і становить основу цієї серії. Книга Г. Бедуела не зовсім вписується у класичне поняття підручника, нагадує радше есе, але саме така її форма, даючи узагальнену картину двотисячолітньої церковної історії, має спонукати студента до роздумів та поглиблення знань.

Відгук

Це документ, що містить висновки уповноваженої особи ( або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд вистави, творів мистецтва, фільму та інше. Реквізити:

Назва виду документа.
Заголовок.
Текст, який містить: - вступ; - короткий виклад основних положень аналізованої роботи; - висновок з пропозиціями, оцінкою та критичними зауваженнями.
Підпис.
Печатка.
Штамп підтвердження підпису.
Дата.

За потреби підпис особи, яка написала відгук, завіряється секретарем (вченим секретарем) установи за допомогою спеціального штампа. Зразок:

Відгук

На дипломну роботу студентки 5-го курсу факультету української філології Львівського Національного університету Столярчук Оксани Володимирівної на тему: „Синтез традицій і новаторства у драматургії Миколи Куліша”. Взаємодія традицій і новацій – одне з „вічних” літературознавчих питань, яке в кожну епоху розв’язувалося по-різному, не кажучи вже про той надзвичайно драматичний період, що випав на долю Миколи Куліша. Цим і зумовлена актуальність рецензованої роботи, присвяченої дослідженню поетики драматургії М. Куліша у контексті розвитку українського театру попередніх епох та сучасної драматургові доби, з’ясуванню її новаторського характеру, аналізу принципів розвитку драматичного та епічного театрів. Дипломна робота складається з вступу, трьох розділів, висновків та великого бібліографічного опису використаних джерел. Загальне враження від роботи більш ніж позитивне. Дипломниця глибоко та сумлінно опрацювала як критичні, так і художні джерела. Відчувається, що вона прекрасно орієнтується у матеріалі, вільно володіє теоретичними основами, вдумливо сполучає теорію із практичним аналізом як художніх текстів, так і літературознавчого матеріалу з обраної теми. У роботі висловлено чимало свіжих самостійних суджень, цікавих теоретичних спостережень. Заслуговує, наприклад, на схвалення відображення окремих теоретичних питань у своєрідних схемах, що свідчить про грунтовну обізнаність випускниці із західноєвропейськими літературознавчими напрямами. У цілому дипломна робота свідчить про високий фаховий рівень випускниці й заслуговує на відмінну оцінку.

Кандидат філологічних наук

(підпис)

А. О. Мороз

Печатка

Довідка

Це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові. Текст особистої довідки є типовим, тому слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити. Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої установи, підписують їх, крім укладача, керівник підприємства і завіряються печаткою. Внутрішні довідки подають керівникові підприємства або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою. Реквізити:

Назва виду документа.
Назва організації, що видає довідку.
Дата видання.
Номер.
Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).
Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.
Текст.
Призначення (куди подається довідка).
Підписи службових осіб.
Печатка. Зразок:

Національний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова „___”_________200__р. №___________

м. Київ

Довідка

Видана __________________________________________________________________ в тому, що він (вона) є студентом_______________________________________курсу ______________________________________________________________факультету Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова. Видано для_______________________________________________________________ _________________________________________________________________________

Декан факультету	(підпис)	__________________
Секретар	(підпис)	__________________
Печатка

План

Це документ, що визначає точний перелік запланованих до виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників та конкретних виконавців. За терміном виконання плани поділяються на: - перспективні (охоплюють декілька років); - річні; - піврічні; - квартальні; - місячні; - тижневі; - щоденні. За структурою розрізняють прості та складні плани. Основний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожен пункт плану складається з трьох обов’язкових частин: - зміст роботи; - термін виконання; - виконавці. Плани підписуються особами, відповідальними за їх виконання, або керівниками установи. Затверджується план колегіальним органом або керівником установи. Деякі види планів перед затвердженням узгоджуються з вищими або суміжніми установами. Реквізити:

Назва установи (структурного підрозділу).
Назва виду документа.
Заголовок (вказується період на який складено план).
Текст.
Підписи.
Дата складання.
Гриф узгодження.
Гриф затвердження.
Печатка.

Зразок:

Затверджую Заступник директора з навчально-виховної роботи СШ № 52 _______Розшифрування (підпис) „14” серпня 2003 року

Індивідуальний план Роботи класного керівника 7-А класу СШ № 52 Гнатів Ірини Володимирівни На І чверть 2003/2004 н. р.

№	Захід	Термін виконання	Відмітка про виконання
1.	Провести зустріч з учнями	30.08
2.	Взяти участь у загальношкільному святі Першого дзвоника	02.09
3.	Провести перший урок „Здорові діти – здорова нація ”	02.09
4.	Година класного керівника з організаційних питань (підручники, графік чергувань, колективне планування роботи)	03.09
5.	Організувати екскурсію до міста Києва (разом з батьківським комітетом)	08.09
6.	Взяти участь у загальношкільній виставці квітів	13.09
7.	Провести батьківські збори	16.09

Службові листи

Це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують. До листів, що потребують відповіді, належать: - Листи-прохання; - Листи-звернення; - Листи-пропозиції; - Листи-запити; - Листи-вимоги. До листів, що не потребують відповіді, належать: - Листи-попередження; - Листи нагадування; - Листи-підтвердження; - Листи-відмови; - Супровідні листи; - Гарантійні листи; - Листи-повідомлення; - Листи-розпорядження. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ. Реквізити:

Штамп (повна назва установи – автора листа).
Номер і дата листа.
Назва установи-адресата.
Текст, що складається з двох частин: - опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа; - висновки та пропозиції.
Підпис керівника організації.
Печатка.

Для того, щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції: 1. Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання: Шановний/а (ім'я та батькові)! Шановний/а пане (пані)... ! Шановні панове (колеги)! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім'я та по батькові)! Високошановний пане... / У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію. Високопоставлений пане Міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре! Шановний вчителю! Високоповажний пане ректоре! Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування. Наявність звертання не вичерпує проблеми правильно розпочатого листа, щоб він справив на адресата належне враження: 2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність. Висловлюємо свою найщирішу вдячність за... Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо.. Перш за все дозвольте подякувати Вам за... Цей лист — вияв нашої вдячності за... Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за... Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви... Дозвольте висловити свою вдячність... Вдячні Вам за запрошення... Дякуємо за надану змогу... У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами: Із вдячністю підтверджуємо отримання листа — відповіді... Офіційно підтверджуємо свою згоду на... На підтвердження нашої попередньої домовленості (телефонної розмови) повідомляємо... Підтверджуємо отримання Вашої телеграми... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні. Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч: У відповідь на Ваш лист від (дата)... Відповідаючи на Ваш запит від (дата)... Відповідно до пункту укладеної угоди... Відповідно до контракту (домовленості).., Посилаючись на оголошення в газеті (журналі), просимо Вас... До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханнями. Для їх оформлення є чимало типових висловів: Будь ласка, повідомте нам про... Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у... Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд... Просимо Вас терміново оплатити рахунки. Насамперед просимо повідомити... Ми були б щиро вдячні, якби Ви могли повідомити про своє рішення найближчим часом. Вибачте за додаткові турботи, але чи не були б Ви настільки люб'язні дати детальні письмові пояснення з приводу... Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь. У діловому світі з різних причин (наприклад, ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так: Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю. Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення... Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи. Вибачте, нам вельми незручно, що... Щиро перепрошуємо Вас за вчорашнє спізнення на зустріч. Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності. Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу... У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав'язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочати так: Вважаємо за свій обов'язок ще раз нагадати Вам про... Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата). Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплати рахунка за... Гадаємо, що це лише непорозуміння. Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про... Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка. Вважаємо необхідним нагадати Вам... Дозвольте нагадати Вам, що... Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так: Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт. У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень. Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду. До категорії складних листів належать листи-відмови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так: Ми докладно вивчили запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо ні найменшої змоги... На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції. Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з деяких причин. Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам... Вибачте, але ми не можемо погодитися на... З. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово "дякую" — найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини. Дозвольте ще раз подякувати Вам... Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність... Дякуємо за допомогу. Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що... Щиро дякуємо за... Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата як психологічне підкріплення усього висловленого в листі: Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку. Будемо раді співпрацювати з Вами. Були б раді співпрацювати з Вами і чекатимемо Вашої відповіді. Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі. Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання: Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною. Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді. Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю. Маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими установами. Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом. Завершальним у листі може бути прохання: Просимо Вас уважно ознайомитися з... Просимо Вас терміново повідомити (зателефонувати). Звичайно, буде ввічливо, якщо наприкінці листа ви повторите вибачення за турботи, затримку з оплатою чи запізнення: Ще раз просимо вибачення за завдані незручності. Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку. Щиро просимо вибачення за... Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми: З повагою ... З вдячністю і повагою ... З повагою і найкращими побажаннями ... Бажаємо успіхів! 4. Якщо ви бажаєте досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист був і за змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи, фірми. Дизайн та поліграфічні якості — це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі. 5. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, лаконічно. 6. Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним. Отже, на рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету цієї сфери. Слід пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.

Прес-реліз. Стаття

Це документ, у якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ). Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті. Інколи журналісти використовують прес-релізи у своїх статтях без змін. За функціональним призначенням і терміном подання відносно події прес-релізи поділяються на такі види:

№ пор.	Види прес-релізу	Мета	Час подання
1.	Анонс	Ознайомити з подією	Задовго до події
2.	Запрошення	Запросити на прес-конференцію або захід	За кілька днів до події або прес-конференції (з урахуванням графіка роботи ЗМІ)
3.	Інформація	Висвітлити події, які відбуваються	Одночасно з подією
4.	Резюме	Підбити підсумки події, визначити перспективи на майбутнє	Після закінчення події

Реквізити:

Дата подання.
Назва виду документа.
Назва і логотип установи, яка підготувала прес-реліз.
Контактна особа, номер телефону та адреса для отримання подальшої інформації.
Заголовок.
Текст, який містить відомості про:
- зміст події;
- організаторів;
- місце події;
- час;
- причини і значення події.

Обсяг прес-релізу, спосіб подання матеріалу, вибір мовних засобів спрямовані на те, щоб журналіст (редактор) зацікавився подією, прийняв рішення про доцільність участі в цій події та її подальшого висвітлення.
Під час написання прес-релізу дотримуються таких вимог:
— обсяг — 1-2 сторінки;
— простий за формою, інтригуючий заголовок (у формі запитання, твердження, іноді парадоксального);
— перевага надається дієсловам активного стану;
— уникати жаргону;
— не використовувати скорочень;
— не зловживати малозрозумілими та вузьконауковими термінами.

Зразок:

Прес-реліз

Соціальна служба для молоді м. Києва Веретенко Дарина Валєріївна Мельничук Олександр Петрович вул. Б. Хмельницького, 44, Київ-30, 02030 E-mail: ssm @ socserv. Freenet. Kiev. 02030

Традиційний збір-похід дитячих та юнацьких організацій і волонтерських загонів " Молодь за здоровий спосіб життя"

Організатори збору-походу:
Соціальна служба для молоді Київської міської державної адміністрації, Головне управління охорони здоров'я, Спілка дитячих та юнацьких організацій м. Києва.
Збір-похід проводиться за сприяння:
Київської міської державної адміністрації, державного Комітету у справах сім'ї та молоді, Представництва дитячого Фонду ООН ЮН 1С ЕФ, українсько-канадського проекту "Молодь за здоров'я".
Ha 1 січня 1999 року в м. Києві зареєстровано 2120 осіб, хворих на наркоманію, з них 103 — неповнолітніх. За інформацією Українського інституту соціальних досліджень близько 15% підлітків вживають наркотичні речовини, Кількість ВІЛ-інфікованих за останній рік збільшилася в 2,5 рази. На серпень 1998 року в місті зареєстровано 929 ВІЛ-інфікованих, серед них 727 — особи, що вживають наркотики ін'єкційним шляхом.
З 6 по 10 травня 1999 року на берегах річки Рось, біля міста Корсунь-Шевченківський Соціальна служба для молоді м. Києва разом зі Спілкою дитячих та юнацьких організацій м. Києва організують IX традиційний збір-похід "Молодь за здоровий спосіб життя".
Діти та підлітки, яким небайдужа власна доля, доля суспільства, яких турбують актуальні питання сьогодення, які прагнуть змінити своє життя на краще, зберуться разом, щоб зробити великий крок щодо вирішення цих проблем, Звісно, що проведення лише таких заходів не зможе глобально змінити ситуацію, але перспективним є те, що саме молодь намагається їх вирішити. Саме молодь сьогодні замислюється над завтрашнім днем, над своєю провідною роллю в майбутньому суспільства.
У 1999 році збір-похід проводиться з метою профілактики негативних явищ в молодіжному середовищі: тютюнопаління, алкоголізму, вживання наркотичних речовин; на підтримку дитячого та юнацького громадського руху соціально корисної спрямованості, Він пройде під гаслом "Молодь за здоровий спосіб життя".
Збір-похід — це завершення однієї великої справи - навчального року, підсумок роботи молодіжних організацій за весь рік і початок іншої, не менш великої — сезону літніх наметових таборів. Учасники збору-походу започатку вали такі добрі справи: благодійні та екологічні акції, молодіжний волонтерський рух.
Цього року в похід "Молодь за здоровий спосіб життя" вийдуть понад 3000 членів Спілки дитячих та юнацьких організацій м. Києва, волонтери, які працюють за програмами соціальних служб для молоді, члени Всеукраїнської асоціації скаутів та представники багатьох молодіжних організацій з різних куточків України.
Дорослі часто заплющують очі на шкідливі звички своїх дітей, а якщо й намагаються протидіяти цьому, то роблять це
шляхом заборони та покарання. Але обидві позиції дорослих не змінюють ситуації у молодіжному середовищі.
Підлітки все одно намагаються доводити свою "дорослість".
Збір-похід — це маленька держава, зі своїми правилами і законами, головний з яких — "Здоровий спосіб життя!"
Учасники збору-походу не відмовляються від можливості випробувати себе в будь-яких сферах діяльності. Але їм все одно доведеться обирати. Бо цього року під час походу діятиме 26 програм та проектів Соціальної служби і Спілки дитячих та юнацьких організацій м. Києва.
До Спілки дитячих та юнацьких організацій м. Києва
(СПОК) входять понад 3000 школярів Києва та області. Ці хлопці і дівчата зібралися разом, щоб зробити своє
дозвілля корисним і цікавим. Тому і девіз СПОКу — „За Правду, Добро, Красу!”. Ці три слова виражають прагнення молоді впроваджувати в життя гарні та доброчесні вчинки.
Цим молодим людям небайдужа власна доля та доля своєї країни. Конкретними справами вони вже вміють приносити радість людям.
Крім роботи за дев'ятьма спеціалізаціями та іспитів "на знання лісу", учасники походу візьмуть участь у роботі великої конференції волонтерів, спілкуватимуться з представниками організацій дітей-інвалідів та скаутськими організаціями на засіданнях "круглого столу".
Створювати різні чудові вироби всіх бажаючих вчитимуть у творчих майстернях. Тут справді можна займатися тим, чого душа прагне, навіть городництвом у школі юних агрономів.
Головним для збору-походу стало те, що з'явилася можливість залучити дітей та підлітків до активного змістовного життя, створити умови для самореалізації, в пробування себе в найрізноманітніших, іноді нелередбачних, життєвих ситуаціях. Це водночас і навчання, і велика гра-випробування, і пошук своєї мети.

Стаття

Цей термін використовується для назви:
1. наукового або публіцистичного твору невеликого за розміром у збірнику, журналі, газеті;
2. самостійного розділу, параграфа, пункту в юридичному документі, описі, словнику тощо.
Як науковий та публіцистичний твір стаття містить думки, судження, спостереження автора. Стаття може мати різний обсяг. У тексті статті робляться посилання на використану літературу.

Реквізити:

Заголовок.
Текст, що складається з таких частин:
- вступ;
- основна частина;
- висновок
Підпис.
Місце написання (якщо потрібно).
Дата (при потребі).

Оформлення статті (наявність дати та місця написання, розташування та форма підпису) залежить переважно від вимог друкованого органу, куди її подано. Так, наприклад підпис може мати такі варіанти розташування:
- перед заголовком;
- після заголовка;
- після тексту статті.
Варіанти оформлення підпису:
- ім'я та прізвище;
- ініціали та прізвище.
Крім цього, у підписі можуть подаватися відомості про посаду та/або науковий ступінь автора тощо.
Як окремий розділ у документі, словнику стаття містить думки колективу авторів, погляди комісій. Текст такої статті більш стандартизований та уніфікований, обсяг не має чітких меж.

Цей різновид містить такі реквізити:

Назва виду документа (в юридичних ділових паперах).
Заголовок.
Текст.

Зразок :

С.В.Шевчук

Мистецтво ділового спілкування Листи — це найпоширеніший вид документації, один із засобів обміну інформацією. Саме за допомогою листів установлюються офіційні, ділові, партнерські контакти між установами, підприємствами, інституціями, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів менш за все трафаретизовані й уніфіковані. Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко й лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що "ця кореспонденція — не просто важлива частина бізнесу, а й ваше обличчя". Щоб оволодіти мистецтвом листування, треба засвоїти правила ведення ділової кореспонденції. Отже, на рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету цієї сфери. Треба пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.

⇐ Предыдущая 1 234 5 Следующая ⇒