Документы для туристов.

Вариант 1. Тур в безвизовую страну или в страну с «мягким» визовым режимом.

турист > турагентству

турагентство > туристу

ü Копия загранпаспорта; ü Заявка на бронирование тура PS. Если со взрослым едет ребенок, то: ü копия загранпаспорта ребенка, если у ребенка он есть. В противном случае ребенок должен быть вписан в загранпаспорт клиента.

Вариант 2. Тур в страну с «жестким» визовым режимом

турист > турагентству

турагентство > туристу

ü Загранпаспорт; ü Заявка на бронирование тура; ü Заявление – анкета в посольство на выдачу визы; ü Фотографии (по образцу посольства); ü Справка с места работы; ü Список (реестр) покупок дорожных (трэвэл) чеков; ü Заявление на оформление полиса страхования от финансовых рисков; ü Заявление спонсора (при необходимости). PS. Если со взрослым едет ребенок, то дополнительно сдается: ü Загранпаспорт ребенка, если он у него есть. В противном случае ребенок должен быть вписан в загранпаспорт клиента; ü Оригинал и копия свидетельства о рождении ребенка; ü Согласие от второго родителя (если он сам не едет) на вывоз ребенка за границу.

ü Кассовый чек (или БСО) + предварительный договор; ü Турпутевка; ü Договор реализации (или договор поручения с приложениями); ü Памятка по Правилам поведения и безопасности туриста; ü Информационный лист и схема транспортного узла; ü Ваучер; ü Проездные документы (или маршрутные квитанции); ü Полис медицинского страхования от несчастного случая. ü Полис страхования поездки от финансовых рисков; ü Загранпаспорт с оформленной визой; ü Список (реестр) покупок дорожных (трэвэл) чеков. PS. Если со взрослым едет ребенок, то посольство дополнительно возвращает: - Загранпаспорт ребенка, если он у него есть (с оформленной визой); - Оригинал свидетельства о рождении ребенка; - Согласие от второго родителя (если он сам не едет) на вывоз ребенка за границу.

Из перечисленных документов видно, что оформление тура в страну, где необходимо получать визу через иностранное посольство требует определенного терпения и настойчивости.

Что необходимо еще знать новичку, первый раз выезжающему за границу? Прежде всего, это назначение каждого документа и что с ними делать.

Документы для туристов.

1. Заявка на бронирование. Это очень важный документ, хотя форма его произвольная и не определена законодательно. Как правило, его составляет менеджер агентства со слов туриста в 2-х экз., и турист подписывает их вместе с менеджером.

Это своего рода протокол о намерениях сторон. Где турист с одной стороны, письменно изъявляет желание приобрести тур (с четко определенными параметрами), а другая сторона – турагентство, письменно соглашается попробовать забронировать для туриста данный тур у туроператора, и если получиться приобрести его у туроператора для туриста, в соответствии с «Правилами предоставления услуг в турагентстве», которые турист должен подписать еще до заявки. В случае невозможности забронировать тур на условиях туриста, турагентство гарантирует туристу возврат сделанной туристом предоплаты.

Особо следует отметить, что турист, как заявитель, должен очень четко формулировать свои мысли, когда оговаривает с менеджером параметры тура. После того как заявка на бронирование будет отправлена туроператору, что-то изменить или добавить в параметры тура будет уже невозможно. И если турист упустил в заявке что-то важное, что может серьезно испортить его отдых, то выход только один – как можно быстрее аннулировать заявку. Чем быстрее аннулируется заявка, тем меньше штрафные санкции будут наложены туроператором на турагентство, а следовательно на туриста.

2. Турпутевка. Форма турпутевки строго регламентирована и утверждена Министерством финансов от 09.07.2007, приказ №60н. Ранее используемая форма турпутевки ТУР-1 не действительна. Законодательно турпутевка (по форме 60н) обязательна к выдаче туристу турагентством! У этого документа 2-е функции, а именно:

►Подтверждение финансовых взаиморасчетов сторон, т.е. когда турагентство работает без кассового аппарата. В этом случае турпутевка используется как БСО (бланк строгой отчетности) и оформляется менеджером только на типографских самокопирующихся бланках (т.е. обычная копирка не используется). Клиенту передается заполненный оригинал турпутевки (верхний лист), копия остается в турагентстве.

►Подтверждение факта передачи тура от одного владельца (туроператора) другому владельцу (туристу).

PS_1. При наличии у турагентства кассового аппарата, турпутевка может печататься в 2-х экземплярах на компьютерном принтере.

PS_2. Турпутевка не входит в комплект документов (турпакет), которые путешественник должен взять с собой в поездку.

PS_3. Турпутевка официальный документ, который предъявляется в суде в случае возникновения спорных ситуаций.

3. Предварительный договор.Имеется в виду предварительный договор (объем 1-2 страницы) турагентства с туристом, (основание п.11 «Правила оказания услуг при реализации туристского продукта»). Форма этого договора произвольная, главное в этом договоре должны быть указаны условия, позволяющие установить предмет и другие существенные условия «большого» (объем 4-5 страниц) договора о реализации туристу туристского продукта, а также срок, в который стороны обязуются его заключить.

Как правило, турагентство выдает будущему путешественнику предварительный договор, когда у него нет полной уверенности, что заказанный тур будет подтвержден туроператором.

4. Договор с туристом.Имеется в виду «большой» договор турагентства с туристом на предмет оформления сделки купли-продажи тура.

Выдача договора туристу обязательна, это регламентировано также как и его содержание, законом РФ № 12-ФЗ от 05.02.2007. Как правило, туристу выдается подготовленный договор в виде договора о реализации туристских услуг. Договор реализации это особая форма договора купли – продажи тура, где одна сторона турагентство продает тур, а другая сторона – турист, покупает тур. Особенностью договора реализации является то, что ответственность перед туристом по договору несет не только продавец-турагентство, а также третья сторона – туроператор. И это самое главное. Т.е. в случае испорченного отдыха турист может предъявить претензии непосредственно туроператору!, как непосредственному производителю туруслуг.

PS_1. Иногда, договор между турагентством и туристом может заключаться в виде договора поручения. Содержание этого договора по закону №12-ФЗ такое же, только инициативной стороной в отношениях с турагентством здесь выступает турист. В этом случае договор поручения дополняется двумя приложениями «Отчетом Поверенного» и «Актом выполненных услуг».

PS_2. Договор с туристом не входит в комплект документов(турпакет), которые путешественник должен взять с собой в поездку.

PS_3. Договор с туристом официальный документ, который предъявляется в суде в случае возникновения спорных ситуаций.

Турпакет

Турпакет это часть документов для туристов, которая формируется непосредственно туроператором и в большинстве случаев вручается туристам представителем туроператора непосредственно в аэропорту или другом пункте отправления. Следует отметить, что отдельные документы или их копии, входящие в турпакет должны находиться при туристе постоянно, даже на отдыхе.

При покупке стандартного группового тура выдаются следующие документы:

-электронный билет;

-ваучер;

-страховой полис;

-заграничный паспорт с оформленной визой (в случае если турист посещает визовую страну;

-памятка туристу

1. Проездные документы.К этим документам относятся документы, которые позволяют туристу воспользоваться услугами перевозчика. Эти услуги по перевозке туриста «туда» и «обратно», как правило, входят в состав забронированного тура. Документы на перевозку могут быть в виде фирменных билетов на самолет, поезд или в виде маршрутных квитанций (электронных билетов).

Электронный авиабилет-документ, который оформляется на бланке авиакомпании на каждого туриста. Выписывается в оба направления: туда и обратно. Ошибки в авиабилетах не допускаются. Во избежание возможных проблем лучше заранее проверить информацию на авиабилете.

Основные графы авиабилета:

1. Фамилия пассажира-здесь указывается фамилия и имя (или первая буква имени) пассажира и его статус: MR - мужчина и MRS - соответственно, женщина, с отдельным местом в самолете, питанием и багажом; CHD - ребенок до 12 лет с отдельным местом в самолете, питание и багажом; INF - ребенок до 2-х лет без места в самолете (на руках взрослого, сопровождающего инфанта), без питания и без багажа.
Над фамилией указывается номер паспорта пассажира.

2. Аэропорт вылета / Аэропорт прибытия-маршрут полета. В данной графе указываются пункты отправления и прибытия.

3. Перевозчик-здесь указывается двухбуквенный код авиакомпании, осуществляющей перелет.

4. Рейс -в этой графе указывается номер рейса.

5. Класс-класс бронирования.

6. Дата -дата вылета (число и трехбуквенное обозначение месяца) (например, 15 SEP)

7. Время вылета -время вылета. Следует помнить, что в авиабилетах время вылета всегда указывается местное.

8.Статус -статус бронирования. Статус должен быть всегда ОК, это означает, что маршрут подтвержден.

9. Норма-норма бесплатного провоза багажа. Указывается максимальный вес багажа, который пассажир имеет право перевезти бесплатно. Сверх этого можно провозить в салон ручную кладь весом до 5 кг.

PS_1. Ввиду того, что перевозка туристов в основном осуществляется, так называемыми, чартерными рейсами, товручение фирменных билетов туристам в этом случаеосуществляется, как правило, перед вылетом (выездом) представителем туроператора непосредственно в пункте отправления (например, аэропорту), о чем туристу указывается в информационном листе.

PS_2. В последнее время, чтобы упростить организационные моменты, связанные с доставкой проездных документов от туроператора в офис турагентства, турагентства стали выдавать в своем офисе туристам вместо фирменных билетов, так называемые маршрутные. Эти маршрутные квитанции (электронные билеты),полученные турагентством по интернету, являются подтверждением того, что места для туpистов уже забронированы, и туристам просто необходимо предъявить данные квитанции на стойке регистрации в пункте отправления, чтобы получить номера конкретных мест в салоне самолета или вагоне поезда.

2. Ваучер – это основной документ для туриста. Туристский ваучер – документ, устанавливающий право туриста на туристские услуги и подтверждающий факт их оказания. В нем в зависимости от услуг, являющихся содержанием тура, как правило, указывается: фамилии и имена туристов, их даты рождения, период тура, наименование отеля, его условная категория, тип питания, информация о трансфере.

Ваучер состоит из трех одинаковых купонов, которые предоставляются:
- на стойку туроператора по прилету в аэропорт страны отдыха или при посадке в автобус, для переезда из аэропорта в отель;

- второй предъявите на стойке регистрации при заселение в отель, где его обменяют на ключ от номера;

-последний останется у вас до окончания путешествия и предъявляется при выезде из отеля трасферному гиду, который приедет за вами и будет сопровождать из отеля в аэропорт.

Проверяйте информацию в ваучере до момента выезда на отдых, а не по прибытию, ведь она отражает услуги, которые туроператор для Вас заказал и оплатил и другие зарубежный контрагент туроператора предоставлять Вам не обязан.

PS_1. Трансфер – это услуга по доставке туриста от пункта прибытия (например, аэропорта) до отеля и обратно по окончании отдыха.

PS_2. Часто ваучер, как и проездные документы, вручаются туристу в пункте отправления, непосредственно перед вылетом (выездом).

3. Страховой медицинский полис от несчастного случая.Данный документ второй (а может быть и первый) по значимости документ для туриста, который гарантирует ему бесплатное медицинское обслуживание в заграничных медучреждениях в период его нахождения на территории страны временного пребывания, если с туристом в этот период произошел несчастный случай. В каждом полисе есть специальный раздел, что считается несчастным (страховым) случаем. И это очень важно знать.

Медицинский полис может быть оформлен отдельной типографской книжечкой с правилами страхования и с вкладышем о данных застрахованного, территорией действия страхового полиса. сроков действия страхового полиса, размером страхового покрытия и контактами сервисной службы или может быть просто распечатан в электронном виде с теми же правилами страхования и данными.

К сожалению, туристы редко читают, что написано в данном полисе.

PS_1. Например, если с туристом произошел несчастный случай, когда бедолага был в состоянии алкогольного опьянения, то это событие не является страховым случаем и лечение бедолага будет вынужден оплачивать сам. А это очень дорого, чрезвычайно дорого!!!

PS_2. К сожалению, несчастный случай может произойти где угодно: на пляже, на экскурсии, в аквапарке и т.п. Поэтому очень важно, чтобы турист постоянно носил с собой везде копию страхового полиса, чтобы ему могли своевременно оказать медицинскую помощь.

4. Памятка по стране, правилам поведения и безопасности.Этот документ очень важен, если считать, что новичок выезжает первый раз за границу. В данном документе даются рекомендации, как должен он вести себя во всех ситуациях, а именно в которых ему точно предстоит побывать, а также с которыми он может столкнуться. Вся информация систематизирована по разделам, например, поведение туриста при заселении в отель или поведение туриста на пляже и т.п. В отдельный раздел выделена информация по безопасности. Естественно, что прочитать эту памятку новоиспеченный путешественник должен до начало тура. Это залог его хорошего и безопасного отдыха!

5. Прочие документы.Дополнительно к вышеперечисленным документам туристу приходится, в зависимости от обстоятельств, брать с собой и другие документы, в т.ч.

Ø Список (реестр) покупок дорожных (трэвэл) чеков и сами дорожные чеки,в случае, если путешественник едет в страну с «жестким» визовым режимом. Зачем ему нужны эти дорожные чеки, Вы можете прочитать на эту тему статью в рубрике «Желающим отдохнуть хорошо»;

Ø Свидетельство о рождение ребенка и Согласие от второго родителя на выезд за границу несовершеннолетнего ребенка, если с одним из родителей на отдых едет ребенок;

Ø страховой (дополнительный) полис, гарантирующий страхование финансовых рисков при совершении заграничного тура.

Варианты получения документов:

- В офисе компании после звонка менеджера;

- С помощью курьера по договоренности;

-В аэропорту, тогда необходимо заказать курьера заранее, обратившись за помощью к менеджеру вашего заказа за 2 дня до получения;

Стоит заметить, что на сегодняшний день, а именно, начиная с 2010 года, большинство туристических операторов начали предоставлять турдокументы в электронном виде.

В целях безопасности желательно иметь при себе копии всех документов, чтобы в случае утери оригиналов проще было решить возникшие проблемы.

Если вы отправляетесь в месту отдыха рейсом авиакомпании, у которой осуществляется предварительная регистрация на рейс, вы можете получить в своем турагентстве посадочные талоны, которые свидетельствуют о том, что вы уже зарегистрированы на нужный вам рейс и можете прибыть в аэропорт не за три часа, а чуть позднее.