 |
|
Информационное обеспечение ООО «Мясного Дома Бородина»
Основным источником информации для ведения своей деятельности в ООО «Мясного Дома Бородина» служат первичные документы. Законодательство страны предусмотрено обязательное их формирование при осуществлении операций, связанных с хозяйственной деятельностью. В целом процесс поступления и движения информации в предприятии выглядит следующим образом.
Практически на всех предприятиях существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Рассмотрим основные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, используемые в работе подразделений организации. Кроме центрального документооборота, существует специализированный документооборот.
Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками:
• Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки.
• Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.
• Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через секретаря проходят не все внутренние документы, а только переписка структурных подразделений ООО «Мясного Дома Бородина» и приказы руководства фирмы. Так же через секретаря проходят внутренние документы, порождающие исходящие.
В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос или письмо во внешнюю организацию - это направить внутренний документ секретарю, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
Работу, связанную с обработкой входной и выходной информации
предприятия облегчает программа «1С: Предприятие 7.7», которая
автоматизирует бухгалтерский учет.
Компьютеры в бухгалтерии и главного бухгалтера соединены сетевым кабелем, что позволяет нескольким пользователям иметь одновременный доступ к одной информационной базе программы «1С: Предприятии 7.7».
Система кодирования информации включает два основных метода кодирования: идентификационный и классификационный.
В ООО «Мясной Дом Бородина» используется идентификационный метод кодирование информации.
Идентификационное кодирование предполагает лишь выделение данного объекта из множества других; каждому объекту присваивается номер по порядку. Система построения кода проста и экономична, так как используются малозначные коды. При незначительном увеличении длины кода обеспечивается долговечность кодификатора. Недостатком же является практически отсутствующая информативность кода и фактически обеспечивается только возможность отличить один объект от другого.
Идентификационный метод бывает двух типов: порядковый и серийный (серийно-порядковый). Порядковый тип заключается в последовательной порядковой регистрации объектов. К достоинствам относят: наибольшую емкость, простоту для идентификации объектов, использование наиболее коротких кодов. Однако, в коде отсутствует информация о свойствах объекта, существует сложность автоматизированной обработки информации при получении итогов по группе объектов. Применяется для кодирования небольших массивов объектов с одним признаком. Серийный тип, где каждой группе объектов отводятся последовательные серии номеров. Причем, каждая серия строится по порядковой системе кодирования. Достоинства типа определяются простотой построения, наличием резерва номеров, сравнительной малозначностью кодов. Недостатки состоят в том, что существует сложность построения серий номеров для объектов, характеризующихся многими свойствами; сложность автоматизированной обработки информации при суммировании итогов по группе объектов.
Рис.2. Структурная схема информационного пространства в ООО «Мясной дом Бородина»