 |
|
Вимоги до документів.
Тема 4: Документація і інвентаризація, оцінка та калькуляція.
Суть документів і їх класифікація.
Документ - це свідчення, яке підтверджує факт здійснення господарської операції або дає дозвіл на її виконання.
Документи являються матеріальними носіями інформації. Вони можуть бути виписані на паперових бланках або у вигляді машинних носіїв.
Паперові документи - це листи паперу певних розмірів і змісту, які розробили і затвердили Міністерство Статистики, Фінансів і інші міністерства України.
Машинні носії - перфокарти, перфоленти, магнітні стрічки.
Документи класифікують по різних ознаках.
1. за призначенням:
- розпорядчі - це документи, що містять розпорядження на здійснення господарських операцій.
- виконавчі - документи, підтверджуючі здійснення господарських операцій.
- документи бухгалтерського оформлення. Їх складають працівники бухгалтерії на основі виконавчих документів.
- комбіновані - об'єднують ознаки розпорядливих, виконавчих і документів бухгалтерського оформлення.
2. по порядку складання:
- первинні - документи, що, в перше, фіксують господарські операції, а по друге, складаються в момент здійснення господарських операцій. Облік на основі таких документів називається первинним.
- зведені - документи, які складаються на основі первинних з метою групування і узагальнення даних, що відображені в них.
3. по кількості операцій:
- одноразові, призначені для відображення тільки однієї операції.
- накопичувальні - використовуються для відображення декількох однорідних операцій протягом певного періоду.
4. за способом заповнення:
- ручні
- механізовані
5. за місцем складання:
- внутрішні - це документи, які складені на власному підприємстві.
- зовнішні - складені на іншому підприємстві від туди прийшли на це підприємство.
6. за кількістю об'єктів.
- однострокові - призначені для відображення господарської операції з одним об'єктом.
- багатострокові
Вимоги до документів.
При складанні документів треба пам'ятати вимоги:
- в документах повинні бути заповнені всі показники, які називаються реквізитами. Обов'язковими реквізитами є: назва підприємства, назва і номер документа, дата складання, зміст господарської операції, вимірники, їх величина, підписи осіб, що відповідають за здійснення даної господарської операції, сума операції.
Крім обов'язкових можуть бути і інші. Всі первинні і зведені документи повинні бути зареєстровані в журналі, який відкривають на кожний вид документа.
Виправлення в документах треба робити відповідно до встановлених правил. У первинних документах призначених для відображення грошових коштів виправлення робити не можна. При ручному виписуванні документів використовують ручку з чорнилом або кулькову ручку, не олівець. Якщо документи складаю в декількох примірниках, то їх виписують під копірку. Документи треба складати своєчасно, як правило в момент здійснення операції. В них повинні містити достовірні дані.