Главная | Обратная связь

Облікові реєстри та техніка облікової реєстрації. Виправлення помилок в облікових реєстрах

Тема 5. Облікові реєстри і форми бухгалтерського обліку

На підставі даних первинних бухгалтерських документів інформацію про здій­снені на підприємстві господарські операції згруповують в облікових реєстрах.

Облікові реєстри— це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, журналів, книг, машинограм тощо, які призначені для хроно­логічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та уза­гальнення інформації.

Перенесення інформації з первинних документів до облікових реєстрів пови­нно здійснюватися в міру її надходження, проте не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської і статистичної зві­тності, декларацій і розрахунків.

У бухгалтерських реєстрах систематизують дані про стан та операції з еко­номічно однорідними об'єктами обліку в системі бухгалтерських рахунків за зві­тний період.

У бухгалтерському обліку використовують різні за формою, змістом та спо­собом відображення інформації облікові реєстри:

Види облікових реєстрів

Облікові реєстри поділяють за такими ознаками:

а) за зовнішнім виглядом;

б) за видами бухгалтерських записів;

в) за обсягом змісту;

г) за побудовою.

За зовнішнім виглядом бухгалтерські реєстри поділяють на такі групи:

•Бухгалтерські книги;

•картки;

• окремі відомості (машинограми).

Бухгалтерські книги— це оправлені аркуші паперу спеціального графлен­ня, в яких відображають дані про наявність господарських засобів, джерела їх формування та господарські процеси за синтетичними й аналітичними рахунка­ми. Наприклад, касова книга призначена для обліку надходження і виплати го­тівки в касі; книга депонованих сум призначена для аналітичного обліку невиплаченої (депонованої) заробітної платні; у Головній книзі дається інформація про сальдо й обороти по синтетичних рахунках бухгалтерського обліку за звітний період (помісячно). Бухгалтерські книги неодмінно повинні бути прошнуровані, сторінки у них мають бути пронумеровані. На останній сторінці книги вказують загальну кількість сторінок у ній і завіряють підписами керівника й головного бухгалтера підприємства та печаткою підприємства.

Картки— це таблиці спеціальної форми і стандартних розмірів, виготовлені на цупкому папері і призначені для реєстрування господарських засобів. Напри­клад, інвентарні картки обліку основних фондів, картки складського обліку ма­теріалів тощо. Картки зберігають у картотеках. При відкритті в бухгалтерії кар­тки реєструють у спеціальному журналі, їм надають порядковий номер, який відповідає їх реєстраційному номеру в журналі. Зареєстровані картки під розписку передають матеріально відповідальній особі. Картки широко використовують для аналітичного обліку товарно-матеріальних запасів підприємства.

Окремі відомості(машинограми) — це окремі таблиці різного формату зі спеціальним графленням (відомості, журнали, меморіальні ордери, обігові відо­мості тощо), їх використовують для ведення як синтетичного, так і аналітичного обліку. Записи в окремих відомостях здійснюють на підставі даних первинних документів. При веденні бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техні­ки облікову реєстрацію роблять на електронних носіях (дисках, дискетах) і пода­ють у вигляді машинограм.

Підприємства, які складають облікові реєстри на електронних носіях, зобо­в'язані забезпечити технічні засоби для їх відновлення у зручному для прочитання вигляді. Після закінчення звітного періоду (місяця, року) і складання балансу книги, картки та окремі відомості закривають через підрахунок підсумків по кожному рахунку та запису суми залишку.

За видами бухгалтерських записів облікові реєстри поділяють на:

• хронологічні;

• систематичні;

• комбіновані.

Хронологічні— реєстри, в яких записи здійснюють у хронологічній послідо­вності. Це різноманітні реєстраційні журнали.

У систематичнихоблікових реєстрах відображають у певній послідовності і з певним групуванням однорідні за економічним змістом операції. Прикладом систематичного відображення операцій є заповнення даних у касовій книзі (у ме­жах одного дня).

Комбінованиминазивають реєстри, в яких записи роблять одночасно за хро­нологічним і систематичним порядком. Комбіновані записи застосовують у жур­налах, відомостях, Головній книзі.

За обсягом змісту бухгалтерські реєстри поділяють на синтетичні й ана­літичні.

Синтетичні облікові реєстри— це реєстри, в яких облік ведуть за синтетич­ними рахунками.

Аналітичні облікові реєстри— це реєстри, в яких облік ведуть за аналітич­ними рахунками. В аналітичних облікових реєстрах дані подають у натуральних, трудових і вартісних вимірниках.

За побудовою облікові реєстри поділяють на:

• односторонні;

• двосторонні;

• багатографні;

• шахові.

В односторонніхоблікових реєстрах подають дані про господарську опера­цію, суму якої записують за дебетом або за кредитом відповідного рахунку. При­кладом одностороннього облікового реєстру є відомість 1.1/

Двосторонніоблікові реєстри складаються з двох частин: в одній частиш подають дані про дебетові обороти на рахунку, а у другій — про кредитові оборо­ти на цьому рахунку (картка складського обліку матеріалів).

Багатографніоблікові реєстри — це реєстри, в яких одна з граф (найчастіше дебетова) поділена на кілька граф. До такого виду облікових реєстрів належить Головна книга.

Шаховіоблікові реєстри побудовані за принципом шахової дошки. За­писи в таких реєстрах роблять у клітинці, що на перетині стовпчика і рядка таблиці, які відповідають дебетовому і кредитовому обороту на відповідних рахунках.

Порядок здійснення записів в облікових реєстрах здійснюється відповідно до методичних рекомендацій по застосуванню реєстрів бухгалтерського обліку.

Складання облікових реєстрів повинно здійснюватись із застосуванням та­ких вимог:

1. Записи в облікові реєстри здійснюються тільки на підставі належно офор­млених та опрацьованих первинних документів темним кольором засобами, що забезпечать збереження цих записів протягом встановленого терміну зберігання

Облікові реєстри складаються в міру надходження первинних документів із виведенням щомісячних підсумків.

2.Облікові реєстри складаються та підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку під­ приємства.

3.Ведення облікових реєстрів та контирування документів первинного облі­ку здійснюються із застосуванням, щонайменше, коду класу рахунків й коду син­тетичного рахунку. Записи в облікових реєстрах повинні бути чіткими та зрозумі­
лими, підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.

4.Формування аналітичних даних здійснюється через групування однакових за економічним змістом даних первинних документів у відомостях, з яких підсум­
ки переносяться до відповідних журналів. Розріз (деталізація) аналітичної інфор­мації у реєстрах бухгалтерського обліку підприємством може розширюватися, змінюватися. У випадках, коли потрібну аналітичну деталізацію показників за
об'єктами обліку на окремих рахунках (запасів, витрат, доходів тощо) безпосередньо у журналах забезпечити неможливо, то попередньо дані первинних докумен­тів у потрібному аналітичному розрізі групуються (накопичуються) у допоміжних відомостях (аркушах-розшифровках), з яких підсумки записуються до журналів. Аналітичні дані в облікових реєстрах мають узгоджуватися з даними синтетично­го обліку на останнє число місяця.

5.Наприкінці місяця в облікових реєстрах за кожним рахунком підрахову­ють обороти за дебетом та кредитом та визначаються залишки на перше число наступного за звітним місяця. Підсумкові записи в журналах звіряються з даними
первинних документів, які були підставою для записів, та з відомостями. На документах, дані яких включені до облікових реєстрів, зазначають номери відпові­дних облікових реєстрів і порядкові номери записів в них (номер рядка). За доку­
ментами, дані яких відображені в облікових регістрах загальним підсумком, номер реєстру і номер запису вказують на окремому аркуші, який додається до зброшу­рованих документів.

6.На основі перевірених записів облікових реєстрів дані вносять в Головну книгу. В облікових реєстрах, показники яких переносять в Головну книгу або в інші облікові реєстри, роблять відповідну позначку про це у відповідному рядку
реєстру. Головна книга використовується для узагальнення даних журналів, взає­мної перевірки правильності записів за окремими рахунками і складання фінан­сової звітності. До Головної книги заносяться із журналів підсумки оборотів з
кредиту рахунків. У Головній книзі відображаються: сальдо на початок і кінець поточного місяця; обороти за поточний місяць за кредитом цього рахунку, які наводяться однією сумою; обороти за поточний місяць за дебетом цього рахунку,
які наводяться сумою за кореспондуючими рахунками із журналів. Головна книга ведеться протягом календарного року. На кожний синтетичний рахунок у Головній книзі відводять окрему сторінку. Перевірку правильності записів у Головній книзі здійснюють підрахунком суми оборотів і сальдо за усіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебетом і кредитом повинні бути відповідно рівні. Для узагальнення даних поточного бухгалтерського облі­ку, перевірки правильності записів і визначення оборотів і залишків на рахунках(у відповідних реєстрах) можуть складатися обігові відомості за синтетичними й аналітичними рахунками. На основі даних Головної книги та облікових реєстрів складається фінансова звітність підприємства.

При реєстрації господарських операцій можуть виникати помилки. Для забез­печення достовірності облікових показників необхідно до складання звітності пере­вірити правильність облікових записів та виправити виявлені помилки. Для вияв­лення помилок використовують різні способи залежно від форми бухгалтерського обліку. Так, при меморіально-ордерній формі повнота і правильність облікових записів встановлюється звірянням підсумків оборотів синтетичних рахунків в обо­ротній відомості з даними реєстраційного журналу. Обороти та залишки за аналі­тичними рахунками зіставляють з даними відповідного синтетичного рахунку. При журнальній формі записи облікових реєстрів зіставляють з даними первинних доку­ментів. Також дані облікових реєстрів зіставляють із даними відомостей до них (наприклад, журнал та відомість 1.1. зіставляють із Касовою книгою). Крім поми­лок у сумах, можуть бути допущені помилки при складанні кореспонденції рахун­ків. Такі помилки виявляють при перевірці змісту господарських операцій.

У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових ре­єстрів і звітів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються. Помилки в первинних документах, облікових реєстрах і звітах, що ство­рені ручним способом, виправляються коректурним способом,тобто не­правильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надпису­ється правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Виправлення помилки повинно бути обумовлено написом „виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.

Помилки в облікових реєстрах за минулий звітний період виправляються способом сторно.Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком „мінус", а правильний запис (сума, кореспо­нденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору.

При коригуванні облікових даних до рівня їх фактичного значення, коли фа­ктичні показники перевищують облікові, використовують додаткові записи.

Спосіб додаткових записівзастосовують у тих випадках, коли бухгалтерсь­ке проведення складене правильно, але в меншій сумі, ніж фактично виконана господарська операція.

Первинні документи та облікові реєстри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву.

Зберігання первинних документів та облікових реєстрів, що прой­шли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгал­терських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпе­чує головний бухгалтер підприємства, установи.

Термін збереження бухгалтерських документів визначають типові й галузеві інструкції та лист Міністерства фінансів України № 19—4141від 29 липня 1997 р. „Про терміни зберігання бухгалтерських документів". Найчастіше цей термін становить 3 роки (касові, банківські документи, накладні з надходження та реалі­зації матеріальних цінностей тощо, облікові реєстри: Головна книга, журнали, відомості тощо). Окремі документи зберігаються 10 років — річні бухгалтерські звіти; 75 років — особові рахунки робітників та службовців, студентів; доки не мине потреба — документи про виплату допомоги, виконавчі листи тощо.

Вилучення первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою ор­ганів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контроль­но-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис­ку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

У разі зникнення або знищення первинних документів, облікових реєстрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохо­ронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх зникнення або знищення.