 |
|
КОМУНІКАЦІЇ У МЕНЕДЖМЕНТІ
- Сутність та класифікація комунікації.
- Інформація та її види.
- Документи та діловодство.
1.Згідно з науковими дослідженнями, керівник від 50 до 90 % свого часу витрачає на комунікації, виконуючи свої інформаційні ролі, пов’язані з прийняттям рішень. Звичайно, що всі функції менеджменту взаємопов’язані і починають діяти при наявності в організації певної системи комунікацій. Якість виконання інформаційних ролей, тобто комунікацій впливає на ефективність діяльності як окремого менеджера, так і організації в цілому.
Отже, комунікації – це обмін інформацією, її змістом між двома і більшою кількістю людей.
Основними елементами комунікації є:
– джерело інформації (відправник) – той, хто генерує ідею, збирає інформацію і передає її;
– повідомлення – інформація, яка закодована з допомогою символів;
– канал комунікації – засіб передачі інформації від джерела до отримувача;
– отримувач (споживач) – особа, якій призначена інформація.
Комунікації класифікують за різними ознаками.
| Види комунікацій за різними ознаками | |
| За сферою охоплення: | – між організацією і зовнішнім середовищем; – організаційні; – міжособистісні. |
| За способом виникнення: | – формальні; – неформальні. |
| За способом здійснення: | – вербальні; – невербальні. |
| За способом передачі інформації: | – вертикальні; – горизонтальні; – діагональні. |
За сферою охоплення:
– між організацією і зовнішнім середовищем (наприклад, обмін інформацією зі споживачами відбувається через рекламу, з державою – через звіти);
– організаційні, які можуть здійснюватись:
– від вищих рівнів управління до нижчих, від керівника до підлеглого;
– від нижчих рівнів управління до вищих, від підлеглого до керівника;
– між різними підрозділами (відділами, цехами, службами, редакціями).
– міжособистісні комунікації виникають між окремими особами, працівниками.
За способом виникнення:
– формальні – офіційні комунікації, створені керівництвом організації для досягнення її цілей та забезпечення взаємодії між структурними ланками;
– неформальні – встановлюються на засадах особистих стосунків в організації, як правило, в межах неформальних груп.
За способом здійснення:
– вербальні – це словесні комунікації, які здійснюються через розмови, усні заяви, повідомлення тощо;
– невербальні – це несловесні комунікації, які здійснюються з використанням мови жестів – погляду, виразу обличчя, посмішки тощо).
За способом передачі інформації:
– вертикальні комунікації здійснюються між рівнями управління – інституційним, управлінським, технічним в обох напрямках;
– горизонтальні комунікації здійснюються між працівниками, які перебувають на одному ієрархічному рівні;
– діагональні комунікації здійснюються між особами, які перебувають на різних рівнях управління в межах передачі нелінійних повноважень.
2.Основним базовим елементом комунікаційного є інформація. Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльності.
Інформацію можна класифікувати за певними ознаками:
за повнотою охоплення явища: повна, часткова, надлишкова;
за періодом дії: разова, періодична, довгострокова, постійна;
за змістом: планово-економічна, фінансова, облікова, бухгалтерська, технологічна, довідкова, адміністративна та ін.;
за рівнем доступності: відкрита, виключно для службового користування, секретна;
за рівнем достовірності: достовірна,недостовірна;
за способом передання: усна, текстова, графічна, комбінована;
за порядком виникнення: первинна,похідна;
за призначенням: директивна (розпорядча), звітна, довідково-нормативна;
за напрямкомруху: вхідна, вихідна.
Законом України «Про інформацію» №2658-XII від 02.1092р. зі змінами та доповненнями виокремлено такі основні види інформації:
1) статистична інформація – це офіційна документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя України та підлягає систематичному відкритому опублікуванні;
2) масова інформація – це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація;
3) інформація державних органів та органів місцевого та регіонального самоврядування – це офіційна документована інформація, яка створюється у процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування. Основними джерелами такої інформації є законодавчі та нормативно-правові акти ;
4) правова інформація – це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику.
5) інформація про особу – сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу. Основними даними про особу є: національність, освіта, сімейний стан, релігійність, стан здоров’я, адреса, дата і місце народження;
6) інформація довідково-енциклопедичного характеру – це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє природне середовище. Основними джерелами такої інформації є: енциклопедії, словники, довідники, путівники, картографічні матеріали;
7) соціологічна інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій і явищ, процесів, фактів тощо..
3. Носіями інформації є документи, диски, графіки, плакати, схеми тощо. У процесі комунікації важливе місце належить документам, які є основними носіями інформації.
Документ –це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документ – це надання з допомогою певних носіїв інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є.
Документи класифікуються за різними ознаками:
– за способом фіксації інформації – письмові, графічні, фото- й кінодокументи, фонодокументи;
– за змістом – організаційно-розпорядчі фінансово-розрахункові, постачально-збутові;
– за складністю – прості, складні;
– за місцем складання – внутрішні, зовнішні;
– за терміном виконання – термінові, нетермінові;
– за походженням – службові, офіційно-особисті;
– за юридичною силою – справжні (істинні), фальшиві (підроблені);
– за стадіями виготовлення – оригінали, копії (відпуск, витяг, дублікат);
– за терміном зберігання – документи постійного зберігання, документи тривалого (понад 10 років) зберігання, документи тимчасового (до 10 років) зберігання.
Процес, пов’язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням називаєтьсяділоводством.
Виділяють такі системи діловодства:
– централізовану, при якій вся документація спрямовується в один центр організації (канцелярію);
– децентралізовану, при якій документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо;
– змішану.
В організаціях є спеціальні служби, які призначені для роботи з документацією. До них належать канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро, юридичний відділ, секретаріат, тощо.
Комунікаційний процес – це процес обміну інформацією на засадах використання певних складових та реалізації відповідних етапів з метою розв’язання конкретної проблеми.
У процесі комунікацій можуть виникати перешкоди.
Вербальні бар’єри. Вербальні символи – це слова, за допомогою яких передається інформація. Слова, що передаються однією людиною, можуть не сприйнятися з різних причин іншою. Також ці слова за змістом можуть бути незрозумілими. Неконкретність висловів також є невербальним бар’єром.
Невербальні бар’єри. Інформація передається і невербальними символами (погляд, вираз обличчя, очей, жести руками, інтонація тощо). Від того, як їх використовувати, залежить ефективність передачі інформації. Вчені встановили, що 55% повідомлень сприймаються через вираз обличчя, пози, жести; 35% – через інтонацію голосу; 7% – через слова.
Поганий зворотній зв’язок. Він дає змогу встановити, чи дійсно повідомлення керівника сприйняті так, як було передано. Відсутність такого зв’язку або його погана якість створюють певні перешкоди в комунікаційному процесі.
Невміння слухати. Ефективна комунікація можлива, коли людина однаково точна, відправляючи і отримуючи повідомлення. Слухати треба не тільки повідомлення про факти, а й звертати увагу на почуття, з якими вони передаються, це дає змогу зрозуміти ситуацію, засвідчує повагу до людини, яку слухають.
Якщо цього не робити, то ефективність комунікацій значно знижується.