Здавалка
Главная | Обратная связь

Назначение и возможности использования.



Электронная регистрационная карта документа.

Регистрация документов определяется ГОСТом как «фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них».

До начала 1970-х годов в учреждениях регистрация осуществля­лась журнальным методом, т.е. путем записи сведений о документе в специальный журнал. Та­кая система приводила к многократной регистрации документа в различных структурных подразделениях, а для того, чтобы найти сведения о документе, надо было или просматривать весь журнал, или знать, когда этот документ был получен или отправлен.

На смену журнальной пришла карточная система регистрации. При этом на каждый документ под копирку заполнялось от 2-х до 5-ти экз. регистрационной карточки. В информационно-справоч­ной картотеке карточки располагают:

- по алфавиту корреспондентов,

- либо по вопросам деятельности, или

- по какому-либо другому исполь­зуемому в организации поисковому признаку (например, географи­ческому).

Эта картотека позволяет уже быстрее находить нужные документы. А для документов, находящихся на контроле, создается контрольная картотека, в которой карточки расположены по срокам исполнения документов. Такая система более удобна, чем журнальная и до сих пор еще используется в учреждениях, но её недостатком является необходимость ведения сразу нескольких картотек, которые при большом документообороте требуют значительных площадей для своего размещения и составления карточек в необходимом количест­ве экземпляров. Ручные картотеки имеют и ограниченные возможно­сти поиска документов.

Компьютерные технологии позволяют использовать электронный вариант картотек – базы данных.


В простейшем варианте база данных – это та же картотека, только находящаяся в памяти компьютера и позволяющая искать документ или группу документов по любому поисковому признаку, заложен­ному при регистрации: автору документа, исполнителю, теме, дате полученияили составления документа, его номеру и т.п.

В нормативно-методической литературе основным принципом ор­ганизации регистрации документов всегда считалась однократность.

Она достигалась только путем централизованной обработки и регистрации документов в канцелярии и заполнении нескольких кар­точек под копирку.

Сегодня при наличии локальной сети, объеди­няющей компьютеры организации, регистрация может вестись децен­трализованно по месту получения (отправки) документов с передачей информации о регистрируемых документах в центральную базу данных. Это особенно актуально, когда документы зачастую по­ступают и отправляются по факсимильной связи или электронной почте непосредственно из подразделений.

Регистрация проводится путем заполнения регистрационной кар­точки на экране компьютера и перенесении регистрационного номера на сам документ в штамп с отметкой о получении документа.

Существует целый ряд готовых программ, предназначенных для регистрации документов и осуществления контроля исполнения и работающих как в DOS, так и в Windows. Однако для крупных организаций, особенно применяющих децентрализован­ную регистрацию с использованием локальной сети, система регист­рации может быть достаточно легко разработана в индивидуальном порядке на базе программ – систем управления базами данных (СУБД) типа MS Access.

При внедрении автоматизированной системы регистрации и контроля можно столкнуться с сопротивлением сотрудников организа­ции, недовольных усилением контроля за своей деятельностью и дополнительными трудозатратами на регистрацию документов. Однако, уже через несколько месяцев после внедрения автоматизированной системы регистрации сокращается время на поиск документов и значительно улучшается исполнительская дисциплина в организации, предприятии, фирме. Особенно заметный эффект внедрение системы дает в небольших, но быстро растущих фирмах, которые чаще всего сталкиваются с проблемами организации документооборота и управления в целом.







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.