Главная | Обратная связь

ТЕХНОЛОГИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ.

Регистрируются документы, поступающие в организацию, отправ­ляемые из нее и внутренние документы.

В крупных организациях с большим документооборотом регистра­цию осуществляет группа регистрации службы ДОУ или специально выделенный сотрудник. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь (секретарь-референт). В этом случае автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения могут функционировать на локальном компьютере секретаря в составе одной СУБД (системы управления базами данных), позволяющей интегрировать базу дан­ных о документах фирмы с базами данных по кадрам, по адресам и телефонам организаций (клиентов, партнеров и т.п.) и номенклату­рой дел организации.

Принимаются и регистрируются документы, поступающие в орга­низацию, фирму по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием докумен­тов, поступающих на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, осуществляющего регистрацию поступающей корреспонденции. При получении документов:

1. Проверяется правильность доставки корреспонденции. Оши­бочно доставленная корреспонденция возвращается.

2. Конверты вскрываются за исключением конвертов с надписью "лично".

3. Проверяется наличие всех листов документа, наличие приложе­ний.

4. При получении факсов проверяется качество текста. В случае получения факса с нечитаемыми фрагментами текста об этом со­общается отправителю для повторной передачи документа.

5. На всех документах проставляется отметка о получении (штамп), содержащая следующие реквизиты:

- название организации (чаще всего сокращенное, в виде аббревиатуры;

- дата получения документа;

- валовой порядковый номер.

Валовая нумерация позволяет определить общее количество доку­ментов, поступающих в организацию в течение года.

В штампе мо­жет быть сразу же предусмотрено место для регистрационного номе­ра, который переносится на документ при регистрации.

Поступившие документы разделяются на требующие регистрации и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы определяются по перечню документов, не подлежащих регистрации, который должен быть составлен в каждой организации. К ним могут относиться:

- рекламные извещения, плакаты, листовки;

- прейскуранты (прайс-листы);

- поздравительные письма, телеграммы;приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций;

- печатные издания (книги, журналы);

- пакеты с пометкой "Лично";

- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

- документы и информативные материалы, присланные для сведения.

Нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние - в день подписания.