 |
|
Ділова кореспонденція
Ведення ділової кореспонденції – це складна справа, оволодіти якою вдається далеко не кожному. Дотримуючись деяких традиційних і нетрадиційних правил, можна досягти подвійної мети в діловому листуванні: вірішувати проблеми співробітництва зі своїм діловим партнером і зміцнювати особисті стосунки. [8]
Існує два основні види офіційної кореспонденції:
а) офіційне листування між державними установами різних країн,іноземними представництвами та їх посадовими особами; цей вид кореспонденції використовується головним чином у дипломатичній практиці.
б) ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються при організації ділових контактів між фірмами, організаціями тощо.
Кореспонденція поділяється на такі види листів:
- ділові (формальні та неформальні);
- особисті (приватні);
- рекомендаційні;
Формальними є листи, підготовленні одним підприємством (установою, організацією).
Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.
Усі офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді і такі, що не потребують відповіді.
Серед перших – лист-прохання, лист-вимога, лист-звертання, лист-запит.
Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.
До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження, лист-розпорядження, інформаційний лист, супровідний лист. У залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні.
Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги, прохання: звернення, що підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв’язанні питань.
Циркулярний лист, навпаки, спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа, як правило, вища організація (міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.
Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій, та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами.
За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.
Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція мас приватний характер. Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання. [6]