 |
|
Види та їх характеристика
Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на дві групи:
1. Листи, що потребують відповіді. До них належать:
· листи-прохання;
· листи-звернення;
· листи-пропозиції;
· листи-запити;
· листи-вимоги.
2. Листи, що не потребують відповіді. Сюди належать:
· листи-попередження;
· листи-нагадування;
· листи-підтвердження;
· листи-відмови;
· супровідні листи;
· гарантійні листи;
· листи-повідомлення (інформаційні листи);
· листи-розпорядження.
За тематичною ознакою ділові листи поділяють на:
I. Комерційні — використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів. До них відносяться такі ділові листи:
1) лист-відповідь — лист, що містить відомості, за які попередньо було зроблено запит;
2) лист-запит — лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата, наприклад, звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, як правило, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди;
3) лист-інформація — містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається;
4) лист-попередження — лист, в якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов'язань;
5) лист-пропозиція (оферта) — заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди;
6) лист-претензія (рекламація) — претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків;
7) лист-нагадування — містить нагадування про виконання домовленостей, зобов'язань і заходи, які будуть прийняті у разі їхнього невиконання.
II. Некомерційні — використовуються при вирішенні різноманітних організаційних, правових питань, економічних взаємин. До них відносяться:
1) лист-гарантія — містить в собі підтвердження певних зобов'язань або умов й адресується окремій організації чи установі;
2) інформаційний лист (лист-повідомлення) — передбачає інформування про якісь події чи факти, які становлять інтерес або можуть зацікавити адресата;
3) лист-підтвердження — містить підтвердження отримання якогось товару, згоди з чим-небудь, якогось факту тощо;
4) лист-подяка — містить вираз подяки з якогось приводу;
5) лист-привітання — містить вітання з якогось приводу;
6) лист-запрошення — містить запрошення на якийсь захід;
7) лист-прохання — містить прохання зробити або припинити якусь дію, спонукати до дії тощо;
8) лист-рекомендація — лист із попереднього місця роботи, що характеризує професійні якості здобувача роботи або лист із рекомендаціями відомого адресату листа партнера, фірми.
9) лист-співчуття — містить співчуття з якогось приводу;
10) інструкційний лист — містить вказівки та роз'яснення підвідомчим організаціям;
11) супровідний лист — складається для повідомлення адресату про направлення якихось супровідних (неадресованих) документів, матеріальних цінностей тощо
За структурою виділяють такі ділові листи:
1) регламентовані — укладаються за певним встановленому зразку.
2) нерегламентовані — містять авторський текст і складаються у вільній формі, не мають встановленого зразка.
За кількістю адресатів:
1) звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.
2) циркулярні — надсилаються цілій низці установ (наприклад, керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес)).
3) колективні — надсилаються на одну адресу, але пишуть його від імені кількох кореспондентів.
За формою відправлення ділові листи можуть бути:
1) конвертові — надіслані за допомогою пошти в конверті (поштове відправлення).
2) електронні — надіслані в електронному вигляді на e-mail (електронна пошта).
3) факсові — надіслані факсом (факсове повідомлення).
Інформаційні листи– це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою.
Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.
Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...” та ін. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.
Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.
Листи-повідомлення– це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.
Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.
Вчасно надіслане,воно є виграшним для вас з кількох причин:
-По-перше,такий лист утверджує ваше реноме досвідченого ділового партнера,який з належною повагою ставиться до тих,з ким має справу.
-По-друге,ви маєте нагоду ще раз ненав’язливо запросити до співпраці та підтвердити свою зацікавленість у ній.
-По-третє,такий лист дає можливість повідомити деякі необхідні деталі (організаційні та ін..) справ,про яку йдеться.
Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова “нагадувати”.
Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.
Ініціативні листи– це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.
Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них
Лист-запит-це звертання адресанта(установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи посадової особи) із проханням надати інформацію про пеіні події,факти,матеріальні цінності тощо.
Лист-прохання-найрізноманітніші за характером,вони мають спільну ознаку-у таких листах викладається певне прохання до керівництва,партнерів,клієнтів,спонсорів тощо.