 |
|
Структура службових листів
Відмітним моментом в написанні ділового листа є його характерна структура. Лист буває одноаспектним і багатоаспектним. Один аспект листа зазвичай складає зміст всього листа, і найчастіше це листи, які не вимагають відповіді. Текст багатоаспектних листів може складатися з наступних аспектів: розділів, пунктів, підпунктів, абзаців. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Для ділового листування характерна тенденція складання переважно багатоаспектних листів. Текст листа складається з двох логічно пов'язаних частих: вступної та основної. Лист складається зазвичай по схемі:
Вступ. Вступна частина містить: посилання на документ, його окремі пункти, складання листа, що послужили підставою; констатацію факту, в ній вказуються мета (причина) складання листа. При посиланні на документ вказуються його дані в наступній послідовності: найменування виду документа, автор, дата, реєстраційний номер документа, заголовок.
Основна частина. В основній частині висловлюється опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз і докази, що приводяться. Саме у цій частині необхідно переконати, довести, що в нараді (конференції, круглому столі), що проводиться, необхідно брати участь, що вироблювана продукція або виконувані послуги кращі, що прохання необхідно виконати і т.д.
Висновок. Висновок листа є висновками у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т.д. Лист може містити тільки одну завершальну частину. Основні питання листа треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальній для сприйняття.
Після складання і написання службовий лист необхідно відредагувати.
Листи слід складати з кожного питання окремо, оскільки це значно спрощує й пришвидшує всі операції з обробки і виконання цього документу. Якщо в листі виникає потреба назвати якісь інші установи, організації, підприємства, слід намагатися називати їх якомога точніше і при цьому вказати адресу: адже в кореспондента може з’явитися потреба звернутися туди за розв’язанням свого питання, а пошуки адреси заберуть у нього багато часу і зусиль. Лаконізм листа повинен супроводжуватись точністю викладу: будь-яка похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити користування ним.
2.4. Написання ділового листа.
У діловому листуванні існує ряд загальноприйнятих правил оформлення ділового листа:
1.Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицевої сторони.
2.У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято,але якщо лист більше однієї сторінки,то в кінці аркуша треба поставити “Далі буде”.
3.Кожна сторінка,крім першої,нумерується арабськими цифрами.
4.Службові листи друкуються на машинці,комп’ютері,передаються факсом.Завширшки поля з лівого боку-не менше 2 см.
5.Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок.
6.У тексті не допускаються виправлення,підчищення
7.Конверти мають бути відповідного розміру й кольору.
Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніковані. Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя. [7]
Це найпоширеніший вид документації в системі управління: в загальному обсязі документації установ листування займає 80%. Лист охоплює велику кількість різноманітних тем.
Так, діловий лист є одним з важливих каналів зв’язку промислового підприємства з зовнішнім світом. Через листування ведуться переговори, виясняються стосунки між підприємствами, виставляються претензії. Листи супроводжують матеріальні цінності (правда, останнім часом значну частину своїх функцій лист віддав телеграмі й телефонній розмові).
Листи слід складати з кожного питання окремо, оскільки це значно спрощує й пришвидшує всі операції з обробки і і виконання цього документу.
Якщо в листі виникає потреба назвати якісь інші установи, організації, підприємства, слід намагатися називати їх якомога точніше і при цьому вказати адресу: адже в кореспондента може з’явитися потреба звернутися туди за розв’язанням свого питання, а пошуки адреси заберуть у нього багато часу і зусиль.
Лаконізм листа повинен супроводжуватись точністю викладу: будь-яка похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити користування ним. Правильно складений текст допоможе розкрити як найповніше. Залежно від кількості розгляду питань листи поділяються на прості та складні. Перші присвячені одному питанню, а другі – кільком.
Якщо в листі виникає потреба назвати якісь інші установи, організації, підприємства, слід намагатися називати їх якомога точніше і при цьому вказати адресу: адже в кореспондента може з’явитися потреба звернутися туди за розв’язанням свого питання, а пошуки адреси заберуть у нього багато часу і зусиль.
Лаконізм листа повинен супроводжуватись точністю викладу: будь-яка похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити користування ним.
Однак навіть найпростіший текст має скластися не менш як із двох частин. У першій частині зазвичай обґрунтовують причини, що спонукали звернутися до адресата, або зазнають підстави для написання листа, у другій – викладають пропозиції, роблять висновки чи висловлюють прохання. У грамотно складеному листі, якщо він навіть містить лише одну-єдину фразу, можна розрізняти ці два логічних елементи.
Втім, у більшості випадків текст складається з таких логічних елементів: вступу, доведення (доказів) закінчення. Нерідко закінченню передають висновки, однак їх не можна назвати окремим логічним елементом, оскільки вони невіддільні від доказів.
У вступі викладаються причини і безпосередній привід до складання службового документа (листа).У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що є підставою для створення нового документа.
У доведенні (докази) висловлюється сутність питання, наводяться факти, посилання на цифрові дані, якими обґрунтовують позиці. Автора листа у порушуваному питанні. Доведення звичайно закінчується висновком. У цій частині листа важлива переконати адресата у потребі розглянути пропозиції, задовольнити, прохання чи вимоги.
Закінчення – головна логічна складова листа. У цій частині формується провідна думка документа: прохання, пропозиція, згода, відмова. Завершальна частина у службовому документі обов’язкова.
Складаючи ділового листа, не слід забувати, що це все-таки документ. Отже, він має бути лаконічним і не містити нічого зайвого, що завадить сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист – особливий вид документації, відмінний від протоколу, наказу чи розпорядження. Це – письмова розмова з адресатом, а тому навряд чи варто обмежуватись лише холодними стандартними фразам.
Висновок
Українська літературна мова, одна з найбагатших і виразних мов світу, накопичила у сфері письмового ділового спілкування безцінний досвід, представлений уніфікованими і трафаретними мовними формами, традиціями використання етикетних засобів.
Ділове листування – річ дуже серйозна і відповідальна, яка не має нічого спільного з жодними виявами гумору. Але не треба плутати гумор з легковажністю чи несерйозністю – вони не припустимі у сфері ділового спілкування. Йдеться лише про справжню комунікабельність, коли контакти ділових людей виходять на зовсім вищий професійний рівень.
Ведення ділової кореспонденції — це справжнє мистецтво, оволодіти яким вдається далеко не кожному. Ділова кореспонденція має бути обличчям, виразним і неповторним. Навіть пам’ятаючи, що діловий лист усе-таки діловий і не дозволяє виходити за певні стилістичні та тематичні рамки, при бажанні й у ньому можна показати, що за ним також приховується особистість. Складання тексту ділового листа - завжди акт мовного творчості, яким би лист не було - регламентованим або нерегламентованим. Це труд, який передбачає достатньо високий рівень мовної компетентності.
Не можна навчитися писати ділові листи правильно і переконливо, не практикуючись і не навчаючись цьому нелегкому мистецтву, не знаючи особливостей офіційно-ділового та публіцистичного стилів мовлення. Нині збільшується кількість жанрових різновидів ділової кореспонденції і приводів для складання та відправлення ділових листів. Мовний стандарт в діловому листуванні співіснує з експресією і з елементами діалогізації мови.
Все це вимагає сьогодні більшої мовної підготовки. Уміння самостійно мислити і формулювати свої думки, компетентно вести письмовий діалог цінується в ділових колах дедалі більше.
Література
1. Глущик С.В.,Дияк О.В.,Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.: А. С. К., 2004
2. Ділова українська мова: Навч. Посіб. – К.: Т-во “Знання”, КОО,2000.
3. Ділова українська мова: Посіб. Для студентів вузів / За ред. Н.Д. Бабич. – Чернивці: Рута,2000.
4. Дубічинський В.В. Українська мова. Сучасний довідник. Орфографія, стилістика, граматика, пунктуація, словник [ Текст]. – Харьків : Книжковий Клуб «Клуб сімейного дозвілля», 2011.- 544 с.
5. Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова.- Харьків: ТОРСІНГ ПЛЮС, 2007.- 448 с.
6. Пономарів О.Д. Стилістика сучасної української мови. – Тернопіль: Навч. книга-Богдан,2002.
7. Російсько-український словник-довідник “Порадник ділової людини”. –К.: Основа,1999.
8. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. –К.: Довіра,2002.
9. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник / 4-те, вид. дол.. і перероб. - К.: Арій, 2007.- 576 с.
Додатки
Ділові листи
| Різновиди | Мета | Мовний матеріал |
| Запит | Надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо. | 1. Просимо надіслати нам пропозицію на поставку… 2. Просимо терміново повідомити, чи можете ви поставити нам… 3. На основі вашого каталога ми просимо вислати нам тверду оферту на постановку… |
| Прохання | Викладається певне прохання до керівництва, партнерів, клієнтів, спонсорів тощо. | 1. Будь ласка, повідомте нам про … ( коли, як, що)… 2. Просимо вас терміново оплатити рахунки… 3. Ми будемо дуже вдячні, якщо ви забезпечите нас технічним обладнанням… |
| Подяка | Передбачає обов’язково засвоєння етикету цієї сфери, основу якого складають ввічливість, тактовність. | 1. Хочемо виразити щиру вдячність за… 2. Щиро дякуємо за допомогу… 3. Ми були приємно здивовані… |
| Рекомендація | Рекомендація не обов’язково подається з місця роботи, зацікавленою в рекомендації стороною, може бути або сама людина, або ж організація чи фірма. | 1. Хочу порекомендувати Вам звернути увагу на … 2. Гадаю, що, прийнявши п … на посаду …, Ви зробите оптимальний вибір… |
| Запрошення | Заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних , художньо оформлених, розрахованих на конкретного адресата. | 1. Будемо раді бачити Вас… 2. Маємо честь запросити Вас на міжнародний фестиваль … 3. Гадаємо, що ви не відмовитеся … |
| Вітання | Виявлення уваги до своїх колег чи клієнтів. | 1. Хочемо привітати вас 2. Вітаємо з успішним завершенням випробувань 3. Від щирого серця вітаємо … |
| Відповідь | При відповіді на такі листи найважливішою умовою успішного вирішення всіх проблем буде ваша ввічливість, тактовність, конструктивність. | 1. Розуміємо вашу стурбованість з приводу… 2. Просимо врахувати, що в нас виникли серйозні труднощі… 3. Затримка у ввиконанні замовлення значною мірою зумовлена тим, що … |