Главная | Обратная связь

Методы формирования команд

Формирование команды — один из уровней организационного консультирования. Существует три уровня проведения процессов формирования команд:

1) индивидуальное консультирование, т. е. управление трудными проблемами, возникающими в результате существования в организации;

2) непосредственно формирование команды — активное командное включение в планирование организационных изменений (команда определяется как группа из более двух человек, динамично взаимодействующих, зависимых друг от друга и направленных в сторону общей цели/миссии. Каждый член команды играет определенную роль, занимает четкую позицию и выполняет определенную функцию в команде);

3) построение межкомандных взаимоотношений. В организации может существовать несколько отдельных и независимых групп, из которых необходимо сформировать команды. В этом случае консультирование направлено как на процесс формирования команд, так и на налаживание взаимосвязи между ними, поскольку взаимосвязи между командами могут фасилитировать организационную эффективность и быть источником удовольствия или фрустрации для индивидуумов.

Для проведения процесса формирования команды необходимо воспользоваться услугами консультантов, специализирующихся на осуществлении деятельности такого рода. Задача консультанта — помочь группе понять собственные процессы, развивая и совершенствуя групповые навыки и умения.

Убедиться, что команда нуждается в определенной активности по формированию членам команды, руководству или консультантам позволяют:

· неограниченное господство лидера;

· воюющие подгруппы;

· неравное участие и неэффективное использование групповых ресурсов;

· жесткие или нефункциональные групповые нормы и процедуры;

· наличие ригидных защитных позиций;

· отсутствие творчества при решении проблем;

· ограниченная коммуникация;

· разногласия и потенциальные конфликты.

Эти условия снижают способность команды работать вместе по коллективному разрешению проблемных ситуаций.

Различают четыре основных подхода к формированию команды: 1) целеполагающий (основанный на целях), межличностный (интерперсональный), 3) ролевой и 4) проблемно-ориентированный.

1. Целеполагающий подход (основанный на целях) — позволяет членам группы лучше ориентироваться в процессах выбора и реализации групповых целей. Процесс осуществляется с помощью консультанта. Цели могут быть стратегическими по своей природе или установлены в соответствии со спецификой деятельности, например, как изменение продуктивности или уровня продаж, а также как изменение внутренней среды или каких-либо процессов.

2. Межличностный подход (интерперсональный) — сфокусирован на улучшении межличностных отношений в группе и основан на том, что межличностная компетентность увеличивает эффективность существования группы как команды. Его цель — увеличение группового доверия, поощрение совместной поддержки, а также увеличение внутрикомандных коммуникаций.

3. Ролевой подход — проведение дискуссии и переговоров среди членов команды относительно их ролей; предполагается, что роли членов команды частично перекрываются. Командное поведение может быть изменено в результате изменения их исполнения, а также индивидуального восприятия ролей.

4. Проблемно-ориентированный подход к формированию команды (через решение проблем) предполагает организацию заранее спланированных серий встреч по фасилитации процесса (с участием третьей стороны — консультанта) с группой людей, имеющих общие организационные отношения и цели. Содержание процесса включает в себя последовательное развитие процедур решения командных проблем и затем достижение главной командной задачи. Предполагается, что наряду с наработкой такого умения у всех членов команды активность по ее формированию должна быть также сфокусирована на выполнении основной задачи, межличностных умениях, а также может включать целеполагание и прояснение функционально-ролевой соотнесенности.

Можно выделить два типа команд: I) постоянные, “рабочие” команды, имеющие опыт совместной работы и включающие лидера-руководителя и подчиненных; 2) специфические — только появившиеся, заново созданные благодаря организационным структурным изменениям, слияниям, задачам.

Как правило, формирование команд протекает по четырем направлениям:

1) диагностика;

2) достижение или выполнение задачи;

3) командные взаимоотношения;

4) командные процессы формирования команды.

Выделяют также следующие стадии:

· вход в рабочую группу (сбор данных);

· диагностика групповых проблем;

· подготовка решений и составление плана действий (активное планирование);

· выполнение плана действий (активный процесс);

· мониторинг и оценивание результатов.

Кратко рассмотрим способы реализации каждой стадии в процессе формирования команд.

1/ Вход в рабочую группу. Цель — сбор данных и проведение диагностики: встреча консультанта с командой без руководства; участие и консультанта, и руководства в первой встрече; проведение руководством первой встречи по формированию команды без участия консультанта после получения от него определенных инструкций.

Однако главная цель формирования команды — самостоятельное управление и преодоление своих проблем. Этот процесс может реализовываться не сразу, а в течение длительного времени.

Нередко команде препятствует эффективно работать само руководство или менеджер. Возможна и другая ситуация. Консультант четко определяет, готовы ли члены команды к конструктивному диалогу с их руководством. Если команда не доверяет ему и боится карательных санкций за критические замечания в адрес администрации, то, естественно, необходима дополнительная работа — обсуждение сначала более безопасных для команды проблем, а затем — и острых. Как только будет достигнут необходимый уровень доверия, формальный руководитель может включиться в процесс.

2. Диагностика групповых проблем. Цель — обсуждение эффективности деятельности команды с целью определения следующих общих и специальных вопросов (“Куда мы идем?” и “Как мы собираемся это делать?”) и выбора соответствующей формы, чтобы они могли быть проработаны.

В ходе совместной работы определяются самые важные (актуальные) командные проблемы, и группа может достичь нового равновесного состояния, которое устанавливает более высокий уровень личного участия и общекомандного климата.

3. Подготовка решений и составление плана действий. Как правило, групповая дискуссия развертывается особенно активно, когда членов команды спрашивают, как они считают, что может быть сделано для решения их групповых проблем.

При четком определении проблемы решение вырабатывается в ходе установления консенсуса и отбора одного или более способов выполнения.

4. Выполнение плана действий (активный процесс). Цель — достижение фактического результата через реализацию запланированной деятельности, управление внутригрупповыми процессами.

Группа критикует свою эффективность, анализирует свой способ действия по осуществлению командной задачи и пытается выработать стратегию для улучшения своей деятельности. Общая задача таких встреч — ответ на вопрос: “Как нам изменить себя, чтобы команда более эффективно функционировала?”

В активной стадии процесса формирования команды выделяются четыре основные цели:

1) изменение набора целей или приоритетов;

2) анализ и распределение способа работы;

3) анализ норм, способа принятия решений, коммуникаций;

4) определение взаимосвязей между людьми, выполняющими работу.

Продолжительность таких встреч от одного до трех дней. Встречи должны проходить вне рабочего места. Для ситуативной диагностики актуальных проблем консультант проводит интервью с лидером, а также с каждым членом группы перед встречей. Консультант может задавать вопросы типа: “Что думают члены команды о групповом функционировании и какие существуют проблемы и препятствия на пути повышения производительности команды?”

На основании полученной информации консультант готовит программу обучения с применением активных форм работы, направленную на осознание группой актуальной ситуации, возникающих проблем, возможных способов их решения.

Такая совместная деятельность способствует возникновению чувства “командности” — единства, связанности.

5. Мониторинг и оценивание результатов. Завершающая стадия формирования команды — оцениваются результаты предыдущих стадий, разрешаются идентифицированные командные проблемы. Полученные данные показывают, что неправильно, над чем надо работать.

Формирование команды влияет на эффективность всей последующей ее деятельности: руководство и качество принятия решений улучшаются; изменяется командная субкультура (обычно — в сторону большей открытости); появляются напористость в отстаивании своей позиции, кооперация между всеми членами команды.

 

5.15Самоуправляемая команда

В современных условиях появляется новый тип команд — са­моуправляемые команды. Самоуправляемая команда — это группа, которой предоставляется существенная автономия; она несет полную ответственность за пове­дение своих членов и результаты деятельности. Основные отличия самоуправляемых команд состоят в комбинации наделения властью и обучения планированию, управлению, монито­рингу и контролю над собственной деятельностью, в значительной са­мостоятельности и свободе действий, возможности выполнять функ­ции управления.

Самоуправляемые команды формально создаются руководством компании, которое задает общее направление деятельности команд. В них нет назначенного руководителя. Самоуправляемая команда самостоятельно:

» планирует свою работу;

» организует работу входящих в них сотрудников путем определе­ния и согласования обязанностей каждого, наделения полномочиями для выполнения задания и принятия решений, составления рабочего графика;

» координирует работу входящих в нее сотрудников, а также дея­тельность всей команды с функциональными отделами в органи­зации, развивает кооперацию и коммуникации как на внутрико-мандном, так и межкомандном уровнях;

» мотивирует своих сотрудников на эффективное выполнение за­даний;

» принимает на работу новых сотрудников;

» обучает своих сотрудников смежным профессиям;

» выявляет и разрешает потенциальные и реальные проблемы, которые мешают ее деятельности;

» поддерживает инициативу каждого сотрудника — члена коман­ды — в отношении новых творческих способов выполнения за­дания;

» задает стандарты качества; » несет коллективную ответственность за полученные результаты ра­боты. Таким образом, самоуправляемые команды выполняют не только реальную работу, но и функции управления.

Причины ухода команд из компании.

- Возможности команды не соответствуют интересам фирмы.

- Команда перерастает компанию.

- Смена владельца бизнеса.

- Разногласия между лидером команды и партнерами или акционерами компании.

- Команда создает собственный бизнес.

- Поиск лучших условий работы, связанных с новыми возможно­стями, карьерным ростом и увеличением доходов.

 

5.21Управление межгрупповыми конфликтами

В процессе межгруппового взаимодействия достаточно часто встречаются непонимание, недоразумения, сложности общения, кото­рые могут перерасти в конфликт, может играть значительную, чаще негативную, роль, вызывая большой ущерб, непроизводительное расходование сил, времени, ресурсов. Од­нако конфликты выполняют и позитивные функции. Современный взгляд на конфликты в организации состоит в том, что конфликт объек­тивно необходим организации; является неотъемлемо частью процес­са изменений; оптимальным является состояние наличия конфликта минимального уровня (управляемый конфликт). Рассмотрим более подробно, чем же полезен или вреден может быть конфликт при меж­групповом взаимодействии.

5.22Особенности и причины межгрупповых конфликтов

Межгрупповой конфликт является разновидностью множества конфликтов, которые возникают в современных организациях и кото­рые были достаточно подробно раскрыты в учебном пособии «Конфликтология», выпущенном профессором кафедры теории организации и управления Громовой. В данном же разделе остановимся более подробно именно па межгрупповых конфликтах, особенности которых вытекают из специфики межгруппового взаимодействия. Межгрупповые конфликты — столкновения между различными группами, подразделениями. На период конфликта в момент отстаи­вания общих интересов единство группы может быть достаточно ве­лико. Интересы людей, затронутые в конфликтном противостоянии, ведут к усилению групповой сплоченности. Однако эта сплоченность может существенно снизиться после прекращения конфликта. Позитивные функции или функциональные последствия конфликта между группами возникают в результате усиления результативности деятельности всей организации. За счет чего это может произойти? В условиях конфликтного взаимодействия происходит активизация деятельности в рамках отдельно взятой группы, которой надо дока­зать свою состоятельность, превосходство над другими, более высокое качество работы, что не может не отразиться на общей результативно­сти. Благодаря внутригрупповым противоречиям осуществляется развитие группы и ее переход на более высокий уровень. Например, в организации «Градиент» менеджеры создали постоян­ную ситуацию конкуренции между подразделениями, что иногда при­водит к ситуациям, перерастающим в конфликты между отделами, В результате каждая группа заинтересована в улучшении показателей своей деятельности, борется за новые формы обслуживания клиентов, что в целом улучшает показатели реализации продукции организации, повышает эффективность деятельности. Однако данная обстановка, сохраняемая длительное время, может ухудшить социально-психоло­гический климат в коллективе, сказаться на атмосфере в организации, на самочувствии сотрудников, повысить текучесть кадров. Если межгрупповой конфликт затягивается во времени или расши­ряется по составу участников, то это может негативно отразиться на общей результативности и привести к дисфункциональным последствиям: организация разобьется на враждующие фракции, всем будет уже не до работы, налицо — дисфункциональный конфликт, т. е. препятству­ющий нормальному функционированию организации

5.23Причины межгрупповых конфликтов

Причины межгрупповых конфликтов достаточно разнообразны и вытекают из особенностей межгрупповых взаимодействий, т.е. из взаимозависимости групп, используемой системы вознаграждений, статусных несоответствий Зависимость групп может быть последовательной или пуловой, что по-разному влияет па возникновение конфликта. Пуловая зависимость возникает между подразделениями в рамках одной организации и не предполагает непосредственных контактов групп между собой. Рас­смотрим пример. На фабрике по производству мебели сложилась конфликтная ситуация между торговыми представителями и дизайнерами производственно­го отдела. Торговые представители, которые работают в крупных мебельных магазинах и общаются с покупателями непосредственно, столкнулись с падением объема продаж продукции из-за недовольства покупателей расцветкой используемых тканей и комплектацией по­ставляемой мебели. Представители производственного отдела счита­ют, что они выпекают качественную мебель, используя труд профес­сиональных дизайнеров, а торговые представители просто не умеют работать, и это по их вине происходит снижение объема продаж. Возникшая конфликтная ситуация выявила недостаточно прорабо­танную систему взаимодействия между производственными и торго­выми подразделениями, плохой учет пожеланий покупателей, что в це­лом привело к уменьшению объема продаж на фабрике, снижению прибыли. Последовательная зависимость определяется производственной взаи­мозависимостью групп друг от друга. Завершение работы одной группы является началом работы другой группы. Пуловая зависимость вызы­вает меньше конфликтов, чем последовательная, в связи с тем, что меньше затрагивает интересы участников группового взаимодействия. Другой причиной межгрупповых конфликтов выступает структура системы вознаграждения, что предполагает построение всей системы вознаграждения деятельности каждой группы вне зависимости от кол­лективного результата. Такое положение дел вызывает соперничество, различные предпочтения, несовпадение восприятия целей деятельно­сти организации, значимости вкладов каждой из групп. В некоторых случаях руководство организацией использует данное положение для увеличения отдачи от групп, т. е. формирует функциональные послед­ствия конфликта (как, например, в компании «Градиент»), Ограниченность ресурсов как причина межгрупповых конфлик­тов предполагает, что реализация целей одной группы при исполь­зовании одних и тех же ресурсов ущемляет возможности другой груп­пы. Ограниченность ресурсов достаточно часто ведет к возникновению напряженных, переходящих в конфликтные, отношений — и на уров­не отдельной личности, и группы. Людям свойственно стремление к завышению личного вклада или вклада значимой для них группы, и связи с чем любое распределение ресурсов на любом уровне (пре­мия, заказы, договоры) может привести к неприятию предложенного распределения, ущемлению чьих-то интересов и, как следствие, к кон­фликту. Причиной межгрупповых конфликтов могут выступать ^различные временные горизонты, т. е. различное восприятие времени, необходи­мого для реализации целей каждой группой. Например, разработчики нового изделия в авиамоторном производстве мыслят категориями в 5-6 лет, которые им необходимы для создания нового изделия. Вме­сте с тем инженеры-производственники той же организации перспек­тиву понимают в 1-2 года, не больше. При существовании таких раз­личий во временных горизонтах проблемы и вопросы, критичные для одной группы, не признаются существенными для другой, что создает базу для возникновения конфликтной ситуации. Данное положение усиливается при последовательной зависимости между группами. Несоответствие статуса как причина межгруппового конфликта предполагает, что группы с одним статусом в рамках организации мо­гут негативно воспринимать участников других групп с меньшим, по их мнению, статусом. Проявление снобизма у работников статусных групп, высокомерия воспринимается другими как угроза их собственному положению. Например, в результате анализа рынка отдел маркетинга организации предлагает изменить процесс производства выпускаемо­го изделия. Производственный отдел может воспринять необходимость в таких изменениях как вызов и угрозу собственному статусу, так как инициатива исходила не от него, а от другого отдела (в данном слу­чае — маркетинга). Конфликтная ситуация может обостриться поведением сотрудников этих отделов. Неадекватное восприятие, т. е. раз­личное восприятие одних и тех же событий разными группами в силу существующих норм, стереотипов может привести незначительные противоречия к конфликтному столкновению.

5.24Управление межгрупповыми конфликтами

Отношение практиков к межгрупповым конфликтам достаточ­но сложное, иногда противоречивое: часть из них всеми силами стара­ется так организовать систему управления в своей организации, взаи­модействия структурных подразделений, чтобы максимально избежать любых конфликтов. Другая часть, и значительная, начинает исполь­зовать межгрупповые конфликты как инструмент повышения резуль­тативности и конкурентоспособности своих организаций. Управление конфликтами — целенаправленные действия по устра­нению (минимизации) причин, породивших конфликт, либо, если это невозможно, коррекция поведения участников конфликта, либо, при достаточной квалификации руководителя подразделения, поддержа­ние уровня конфликтное в контролируемых пределах для обеспече­ния необходимого уровня результативности организации. Рассмотрим подробнее методы профилактики и управления конф­ликтами. Методы профилактики межгрупповых конфликтов представляют со­бой совокупность способов воздействия на группы, которая уменьшает вероятность возникновения межгрупповых конфликтов. Эти методы включают: разъяснение требований и задач деятельности групп, струк­турные методы, постановку комплексных целей, устранение объекта конфликта. Разъяснение требований и задач деятельности групп как метод про­филактики межгрупповых конфликтов предполагает разъяснение особенностей решаемых задач, определение системы показателей групповой оценки результатов деятельности, распределения заданий, ответственности между группами, информационных потоков. Структурные методы включают комплекс мер воздействия по из­менению структуры управления группами, информационных потоков, действующих в подразделениях, организации труда, применяемой си­стемы стимулирования. Приведенный пример фабрики по производ­ству мебели показывает, что изменение системы оценки деятельности подразделений, введение единого оценочного показателя может сни­зить уровень конфликтного противостояния и повысить объем реали­зации продукции. Постановка комплексных целей перед подразделениями, достижение которых невозможно без их взаимного сотрудничества, позволяет су­щественно сплотить группу, способствует устранению конфликтной ситуации на период совместной работы. Устранение объекта конфликта предполагает подведение одной из конфликтующих групп под отказ от объекта конфликта в пользу дру­гой стороны. Методы управления конфликтами включают три разновидности: ад­министративные, межгрупповые формы взаимодействия и переговоры. Административные методы включают использование ресурса вла­сти руководителя для изменения состава групп, вхождения в одну из конфликтующих групп в качестве наблюдателя либо проведение пе­реговоров с противоборствующими сторонами в качестве посредника. При начале развертывания конфликта его участникам необходимо выбрать форму межгруппового взаимодействия, с тем чтобы это в наи­меньшей степени отразилось на интересах группы. Возможно несколь­ко вариантов взаимодействия. Уклонение (уход). Данная форма поведения выбирается тогда, когда группа не хочет (не может) отстаивать свои права, сотрудничать для вы­работки решения, воздерживается от высказывания своей позиции, уклоняется от спора. Этот стиль предполагает тенденцию ухода от ответ­ственности за решения. При выборе такой формы поведения у группы остается возможность выйти из конфликтного взаимодействия без ущер­ба для своих интересов, однако и без разрешения самого конфликта. Противоборство (конкуренция) характеризуется активной борьбой группы за свои интересы, отсутствием сотрудничества при поиске ре­шения, нацеленностью только на свои интересы за счет интересов дру­гой стороны. Уступчивость (приспособление). Действия группы направлены на сохранение или восстановление благоприятных отношений с оппонен­том путем сглаживания разногласий за счет собственных интересов. Сотрудничество означает, что группа активно участвует в поиске решения, удовлетворяющего всех участников взаимодействия, но не забывая при этом и свои интересы. Предполагается открытый обмен мнениями, заинтересованность всех участников конфликта в выработ­ке общего решения. Данная форма требует продолжительной работы и участия всех сторон. Если у оппонентов есть время, а решение про­блемы имеет для всех важное значение, то при таком подходе возможно всестороннее обсуждение вопроса, возникших разногласий и выработ­ка общего решения с соблюдением интересов всех участников. При ком­промиссе действия участников направлены на поиски решения за счет взаимных уступок, на выработку промежуточного решения, устраива­ющего обе стороны, при котором стороны идут на взаимные уступки. Универсальным методом решения межгрупповых конфликтов являются переговоры — набор тактических приемов, направленных на поиск взаимоприемлемого решения для конфликтующих сторон. При­менение переговоров как метода управления конфликтами требует вы­сокого уровня подготовки участников — представителей групп и соб­людения ряда условий. К условиям возможности ведения переговоров относятся: существование взаимозависимости сторон, участвующих в конфликте; отсутствие значительного перевеса в силе; соответствие стадии развития конфликта возможностям переговоров; участие в пе­реговорах сторон, которые реально могут принимать решения в сло­жившейся ситуации. Переговоры при решении конфликта начинаются с при­знания наличия самого факта конфликта и прекращения «боевых дей­ствий», т. е. осознания неизбежности переговоров. Далее необходимо определить оппонентов и объект конфликта. Следующим шагом яв­ляется определение возможностей контактов представителей обеих групп и выявление того общего, что есть у них между собой и в чем они расходятся. Потом происходит процедура подготовки к перегово­рам: где, когда, как можно начать переговоры, необходим ли посред­ник, если да, то кто. Важным моментом является подготовка вариан­тов решений, которые могут устроить, а также те, которые вообще недопустимы с точки зрения интересов группы. Подготовительный период крайне важен для успешного решения конфликта, каждая груп­па проводит его самостоятельно. При этом разрабатываются вариан­ты решения, наиболее благоприятные и недопустимые для каждой из групп, определяется, на какие уступки может пойти группа при совме­стном обсуждении вопроса (по срокам, затратам). Просчитываются воз­можные затраты на реализацию вариантов решения. Заключительным этапом являются сами переговоры, при завершении которых необхо­димо добиться принятия совместного с оппонентом решения, при не­обходимости зафиксировать это решение письменно.