 |
|
Лабораторна робота № 33
Тема: «Складання довідково-інформаційних документів: трудової угоди, розписки, доручення, характеристики, довідки»
Мета: закріпити знання з теми форматування текстових документів при складанні організаційних, розпорядчих та довідково-інформаційних документів.
Зміст лабораторної роботи полягає у складенні організаційних, розпорядчих та довідково-інформаційних документів.
Номер варіанта завдання встановлюється в залежності від першої літери в прізвищі студента (таблиця 3.1).
Завдання з однаковим номером варіанта кожний студент виконує індивідуально.
Теоретичні відомості:
Завдання виконується на папері формату А4 на комп’ютері або рукописно з дотриманням вимог до оформлення матеріалу.
Вимоги до оформлення матеріалу:
- робота повинна бути виконана українською мовою літературно грамотно;
- розмір шрифту – 14, міжрядковий інтервал – 1,5; при рукописному виконанні використовується «зебра» №2;
- розмір полів: верхнє та нижнє – 20 мм, ліве – 30 мм, праве – 10 мм;
- сторінки нумерують арабськими цифрами і проставляють їх у верхньому правому кутку (титульний лист включається в загальну нумерацію сторінок, але номер на ньому не ставиться);
- в тексті слід виділяти абзаци (п’ять знаків від лівого поля);
- в кінці завдання наводиться перелік використаної літератури, оформлений за встановленими бібліографічними правилами, ставиться підпис студента і дата.
Зазначені в таблиці 3.1 документи треба складати, дотримуючись існуючих правил оформлення ділової документації (розташування реквізитів, побудови тексту документа, використання офіційно-ділового стилю в мові документа).
Положення про відділ і посадові інструкції складаються для умов конкретного підприємства на основі типових документів, наведених у [10]. Можна ознайомитися зі зразками цих документів в мережі INTERNET, але треба мати на увазі, що в цих зразках є помилки.
Обов’язковими реквізитами положення про відділ є:
- назва організації;
- гриф затвердження;
- індекс;
- місце видання;
- назва виду документа;
- текст;
- підпис (назва посади, ініціали та прізвище особи, яка відповідає за складання положення);
- гриф узгодження.
Текст положення про відділ складається з таких розділів:
І. Загальні положення.
ІІ. Завдання.
ІІІ. Структура.
IV. Функції.
V. Взаємовідносини відділу з іншими підрозділами.
VI. Права.
VII. Відповідальність.
Обов’язковими реквізитами посадової інструкції є:
- назва організації;
- гриф затвердження;
- індекс;
- місце видання;
- назва виду документа;
- текст;
- підпис (назва посади, ініціали та прізвище особи, яка відповідає за складання посадової інструкції);
- гриф узгодження;
- підпис посадової особи, яка ознайомлена з посадовою інструкцією, та дата ознайомлення.
Текст посадової інструкції складається з таких розділів:
І. Загальні положення.
ІІ. Обов’язки.
ІІІ. Права.
IV. Відповідальність.
Резюме – це документ, в якому наводяться особисті, освітні та професійні відомості про особу. Як правило, резюме надсилається до організації, в якій є вакантні робочі місця. Єдиної встановленої форми складання резюме в Україні не існує, але є найбільш поширені зразки цього документа, з якими можна ознайомитися в спеціальній літературі [8, 9].
Обов’язковими реквізитами резюме є:
а) назва виду документа;
б) текст, що містить таку інформацію:
1) домашня адреса, телефон (факс), електронна адреса;
2) прізвище, ім’я, по батькові;
3) мета написання документа;
4) особисті дані (дата народження, сімейний стан, національність);
5) відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися, і період навчання в них; ступінь володіння іноземними мовами);
6) відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади із зазначенням стажу роботи);
7) відомості про публікації (якщо потрібно);
8) інша інформація (хобі, риси характеру, громадська діяльність тощо);
в) підпис;
г) дата.
Наказ – це правовий акт, розпорядчий документ, який видає керівник організації. Накази поділяють на два види: накази з основної діяльності та накази щодо особового складу.
Обов’язковими реквізитами наказу з основної діяльності є:
- назва підприємства або установи;
- назва виду документа;
- дата;
- індекс;
- місце складання;
- заголовок до тексту (якщо обсяг тексту перевищує 10 рядків);
- текст, який складається з констатуючої та розпорядчої частин;
- підпис.
Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення.
У заголовку такого наказу зазначають «Щодо особового складу».
Обов’язковими реквізитами наказу щодо особового складу є:
- назва підприємства або установи;
- назва виду документа;
- дата;
- індекс;
- місце складання;
- заголовок до тексту (якщо обсяг тексту перевищує 10 рядків);
- текст;
- підстава для складання;
- підпис.
Зі зразками наказів можна ознайомитися в [5, 6, 7, 8, 9, 12].
Розпорядження – це правовий акт, розпорядчий документ, який видається керівниками державних органів, керівниками організацій, керівниками підрозділів організації.
Склад обов’язкових реквізитів розпорядження майже такий самий, як і склад реквізитів наказу. Відміна полягає в тому, що коли розпорядження складається для окремого підрозділу, до складу реквізитів додається назва підрозділу (після назви організації).
Текст розпорядження оформляють майже так само, як і текст наказу з основної діяльності. Відміна полягає в тому, що в розпорядчій частині наказу ключовим словом є «наказую», а в розпорядчій – «пропоную», «зобов’язую», «доручаю» та ін.
Зі зразками розпоряджень можна ознайомитися в [5, 6, 7, 8, 9, 12].
Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, або керівникові структурного підрозділу, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки та пропозиції.
Обов’язковими реквізитами зовнішньої доповідної записки, яка надсилається керівникові вищої організації, є:
- адресат (кому адресована доповідна записка);
- посада, прізвище та ініціали посадової особи, яка складає доповідну записку;
- назва виду документа;
- дата;
- індекс;
- місце складання;
- заголовок до тексту (якщо обсяг тексту перевищує 10 рядків);
- текст;
- підпис.
Обов’язковими реквізитами внутрішньої доповідної записки, яка адресована керівникові даної організації або керівникові підрозділу даної організації, є ті ж самі реквізити, що і у зовнішній доповідній записці, крім індексу та місця складання, а дата ставиться нижче підпису біля лівого поля.
Зі зразками доповідної записки можна ознайомитися в [5, 6, 7, 8, 9, 12].
Пояснювальна записка – це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або причини якихось подій, фактів, провин.
Обов’язковими реквізитами пояснювальної записки є:
- адресат (кому адресована пояснювальна записка);
- посада, прізвище та ініціали посадової особи, яка складає пояснювальну записку;
- назва виду документа;
- заголовок до тексту (якщо обсяг тексту перевищує 10 рядків);
- текст;
- підпис;
- дата.
Зі зразками пояснювальної записки можна ознайомитися в [5, 6, 7, 8, 9, 12].
Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами та установами.
До службових листів відносяться гарантійні листи, претензійні листи, листи-прохання, листи-відмови, листи-пропозиції, листи-підтвердження та інші.
Текст листа складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної.
У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на індекси та дати попередніх вхідних службових листів, нормативних чи інструктивних матеріалів.
В основній частині листа викладають його головну мету у формі пропозиції, прохання, відмови, гарантії тощо.
Реквізитами службового листа є:
- герб;
- емблема організації – автора документа;
- зображення орденів;
- найменування організації – автора документа; її адреса, телефон, відділення банку і номер розрахункового рахунку;
- адресат (назва організації, до якої надсилається лист; її адреса, посада, прізвище та ініціали особи, якій адресується лист);
- дата;
- індекс;
- посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях);
- заголовок до тексту (якщо обсяг тексту перевищує 10 рядків);
- текст;
- позначка про наявність додатків (якщо є додатки);
- підпис.
Зі зразками службових листів можна ознайомитися в [5, 6, 7, 8, 9, 12].
РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА
1. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Чинний вид 1995-07-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с.
2. Кузнецова Т. Делопроизводство (документальное обеспечение управления). 3-е изд. – М.: Интел-Синтез, 2002. – 384 с.
3. Кирсанова М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления. (4-е изд.) – М.: Инфра, 2002. – 296 с.
4. Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1994. – 192 с.
5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2008. – 388 с.
6. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. - К.: Вища школа, 1997. – 271 с.
7. Головач А.С. Образцы оформления документов. Для предприятий и граждан. – Донецк: Сталкер, 1996. – 320 с.
8. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті. – К.: Екс Об, 2002. – 272 с.
9. Зубков М.Г. Мова ділових паперів. – К.: «Фолір», «Майдан», 2002. – 288 с.
10. Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инструкции / К.А. Волкова, И.П. Дежкина, Ф.К. Казакова, И.А. Сергеева. – М.: ОАО «Издательство «Экономика», НОРМА, 1997. – 526 с.
11. Павлова І.В. Діловодство: Опорний конспект лекцій. – Дніпропетровськ: НМетАУ, 2005. – 46 с.
12. Зразки ділових паперів (дидактичний матеріал та методичні вказівки з ділового українського мовлення) для студентів усіх спеціальностей. / Укл.: Н.Г.Горпинич, Н.В. Леонова, Л.Т. Філатова. - Дніпропетровськ: НМетАУ, 1998. – 65 с.
13. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру: Пер. с англ. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994. – 192 с.
Таблиця 1 – Варіанти індивідуального завдання
| Перша літера прізвища | № варіанта | Перелік документів |
| А, М | 1. Положення про відділ кадрів 2. Посадова інструкція бухгалтера 3. Наказ 4. Резюме | |
| Б, О | 1. Положення про відділ збуту 2. Посадова інструкція інженера з охорони праці 3. Гарантійний лист 4. Резюме | |
| В, Ф, Ч | 1. Положення про відділ матеріально-технічного постачання 2. Посадова інструкція юрисконсульта 3. Розпорядження 4. Резюме | |
| Г, Ж, Н | 1. Положення про відділ маркетингу 2. Посадова інструкція інспектора по кадрах 3. Претензійний лист 4. Резюме | |
| Д, Є, Ш | 1. Положення про фінансовий відділ 2. Посадова інструкція психолога 3. Доповідна записка 4. Резюме | |
| З, І, Л | 1. Положення про відділ технічного контролю 2. Посадова інструкція фізіолога 3. Лист-прохання 4. Резюме | |
| К | 1. Положення про планово-економічний відділ 2. Посадова інструкція економіста зі збуту 3. Пояснювальна записка 4. Резюме | |
| П, Й | 1. Положення про транспортний відділ 2. Посадова інструкція завідуючого складом готової продукції 3. Лист-відповідь 4. Резюме | |
| Р, Е | 1. Положення про юридичний відділ 2. Посадова інструкція диспетчера 3. Супровідний лист 4. Резюме | |
| С, Щ | 1. Положення про відділ організації праці та заробітної плати 2. Посадова інструкція еколога 3. Лист-відмова 4. Резюме | |
| Т, Ю | 1. Положення про господарський відділ 2. Посадова інструкція табельника 3. Лист-пропозиція 4. Резюме | |
| У, Х, Ц, Я | 1. Положення про відділ головного механіка 2. Посадова інструкція економіста з праці 3. Лист-підтвердження 4. Резюме |