Главная | Обратная связь

Бухгалтерський облік та оподаткування операцій, розрахунків з підзвітними особами (витрати на відрядження)

 

Облік розрахунків з підзвітними особами в бух­галтерському обліку ведеться на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом субрахунку відображається видача готівкових коштів під звіт, за кредитом — витрати на відрядження, оприбуткування товару, а також повернення невитраченої готівки. Сальдо субрахунку 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Відповідно до п.п.140.1.7. Податкового Кодексу Украіни витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені в частині першій цього підпункту витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Не дозволяється включати до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи.

До складу витрат на відрядження відносяться також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу.

Кабінетом Міністрів України окремо визначаються граничні норми добових для відрядження членів екіпажів суден/інших транспортних засобів або суми, що спрямовуються на харчування таких членів екіпажів замість добових, якщо такі судна (інші транспортні засоби):

провадять комерційну, промислову, науково-пошукову чи риболовецьку діяльність за межами територіальних вод України;

виконують міжнародні рейси для провадження навігаційної діяльності чи перевезення пасажирів або вантажів за плату за межами повітряного або митного кордону України;

використовуються для проведення аварійно-рятувальних та пошуково-рятувальних робіт за межами митного кордону або територіальних вод України.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабінетом Міністрів України. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, встановлену абзацом четвертим цього підпункту.

Сума добових визначається в разі відрядження:

у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює сума добових не включається до складу витрат платника податку.

Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.

Якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов'язково необхідно здійснити страхування життя або здоров'я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), то витрати на таке страхування включаються до складу витрат платника податку, що відряджає таку особу.

За запитом представника органу державної податкової служби платник податку забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою.

Згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.2 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму, а саме:

а) на відрядження – у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з розділом ІІІ цього Кодексу;

б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, – у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

Для цілей цього пункту до суми перевищення не входять та не оподатко­вуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, які надав платнику податку під звіт роботодавець на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у межах граничного розміру таких витрат, передбаченого у розділі ІІІ цього Кодексу, що здійснив такий платник та/або інші особи з рекламними цілями.

Суму податку, нараховану на суму такого перевищення, утримує особа, що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостат­ності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Якщо платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти, сума податку утримується за рахунок остан­ньої виплати оподатковуваного доходу під час остаточного розрахунку, а у разі недо­статності суми такого доходу непогашена частина податку додається до податко­вого зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податко­вого) року.

Якщо повне утримання такої суми податку неможливе внаслідок смерті платника податку чи визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення його судом померлим, така сума утримується під час нарахування доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом Державної податко­вої служби, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) закінчує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:

а) якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник подат­ку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витраче­них коштів до закінчення третього банківського дня після завер­шення відрядження;

б) якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник подат­ку використав платіжні картки для розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на від­рядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до
20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між звітними документами) (п.п. 170.9.2 ПКУ).

Відповідно до п.п. 165.1.11 ПКУ до загального місячного (річного) оподаткованого доходу платника податку на доходи фізичних осіб не входять кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 ПКУ.

За наявності надміру витрачених коштів їхня сума повертається платни­ком податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту (п.п.170.9.2 ПКУ).