Здавалка
Главная | Обратная связь

Принципы и правила успешной организации времени



Планирование времени является непременным услови­ем успешного ведения дел. Люди, умеющие распределять свое время, как правило, преуспевают, прекрасно рабо­тают, а отдых делают интересным и насыщенным. И. Код-длер в книге

 

 

«Успешная организация вашего времени» со­ветует придерживаться следующих принципов:

1. Каждый день необходимо анализировать и пере­сматривать предпочтения в ваших задачах.

2. Приступайте к планированию немедленно и не от­кладывайте его на завтра!

3. Перепланируйте ваш день наиболее удобным для вас образом, создайте свою систему работы.

4. Разработайте систему, которая поможет свести к минимуму нецелесообразные действия и отвлекаю­щие от основных задач производственные моменты.

5. Ведите ежедневную запись и оценку всех своих дей­ствий с учетом потраченного времени.

6. Регулярно оценивайте продуктивность своей рабо­ты и вносите коррективы в свое расписание.

7. Обязательно выделите время для анализа прошед­шего дня и планирования следующего.

8. Распределите категории дел по группам и подсчи­тайте, сколько времени занимает выполнение той или иной задачи.

9. При внесении изменений в расписание учитывайте полученный опыт и не повторяйте своих ошибок.

10. Разделите выполнение ваших долгосрочных планов на конкретные задачи и распределите их по неде­лям и дням.

11. Составьте подробный план своего карьерного роста.

12. Если у вас возникают сомнения, попросите совета у профессионала.

13. Если вам сложно определить, к какой категории при­надлежит рассматриваемая задача, поместите ее в категорию В либо исключите совсем.

14. Делегируйте задачи, не требующие вашего непо­средственного участия.

15. Рабочие задачи должны быть занесены в ежедневник в соответствии со степенью важности и с учетом ре­ального времени выполнения.

16. Получая новую информацию, пересматривайте приори­теты и вносите соответствующие изменения в ваше рас­писание.

17. Для упрощения процедуры принятия решении избе­гайте вопросов, имеющих неоднозначное толкование.

18. Возможность использования даже небольшого пери­ода дополнительного свободного времени значитель­но увеличит продуктивность вашей работы.

19. Иногда полезно изолировать себя на какое-то вре­мя от окружающего мира для принятия важных ре­шений.

20. При планировании своей деятельности необходимо учитывать собственные жизненные ритмы.

21. Распределяйте свои возможности таким образом, чтобы у вас оставались силы для домашних и личных дел.

22. Используйте гибкий график для повышения эффек­тивности своей работы и работы своей компании.

23. Выбирая органайзер, обратите внимание на его вне­шний вид: этой вещью должно быть приятно пользо­ваться.

24. Желательно приобрести ежедневник в комплекте с ручкой и калькулятором, чтобы иметь возможность вовремя фиксировать нужную информацию.

25. После внесения записей еще раз проверьте свое расписание. Посмотрите, правильно ли вы распре­делили задачи с точки зрения своих энергетических моделей?

26. Определяйте реальные сроки для выполнения по­ставленных задач.

27. Не откладывайте выполнение неприятной работы на конец дня, вам будет еще сложнее с ней справиться.

28. Грамотное делегирование задач значительно сокра­тит ваш объем работы.

29. Четкое определение порядка выполнения заданий — это одна из возможностей улучшить качество управ­ления своим временем.

30. Всегда оставляйте время для реализации своих лич­ных интересов.

31. После выполнения обязательных дел займитесь чем-либо особенно для вас приятным.

32. Положительное ощущение себя дает возможность адекватно воспринимать окружающую действитель­ность.

33. Каждый день выделяйте по 30 минут на подведение итогов прошедшего дня и составление плана следу­ющего.

34. Содержание в порядке своего рабочего места — один из способов повышения эффективности труда.

35. Держите на своем столе только то, чем вы пользу­етесь в данный момент.

36. По окончании работы с материалом сразу убирайте его на место.

37. При просмотре бумаг отмечайте цветным маркером все основные пункты для того, чтобы в дальнейшем было проще работать с информацией.

38. Регулярно наводите порядок в своей файловой сис­теме.

39. Хорошо продумайте расположение мебели, все име­ющееся пространство должно быть максимально за­действовано.

40. Последовательность работы вашей файловой систе­мы должна определяться с учетом особенностей ва­шего бизнеса.

41. Выделите время для налаживания своей системы хранения бумаг и документов.

42. Если вы затрудняетесь определить, куда поместить данный документ, отправьте его в папку «Разное».

43. Целесообразно хранить только необходимые для ра­боты документы, своевременно удаляйте ненужную информацию.

44. Уполномочьте своего секретаря вести сортировку ваших контактов и телефонных переговоров.

45. Разработайте систему защиты от незапланирован­ных действий. .

46. Отсутствие свободного стула не располагает посе­тителей долго задерживаться в данном помещении.

47. Расположите свои рабочий стол таким образом, что­бы было видно входящих.

48. Разработайте свою модель общения с информацией.

49. Пересмотрите свое отношение к телефонным звон­кам, не все они имеют важное значение.

50. Прекратите подписку на журналы и газеты, кото­рые вас больше не интересуют.

51. Делайте копии сообщений только в случаях, когда это обусловлено производственной необходимостью.

52. Особо важную информацию помечайте цветными маркерами для того, чтобы в дальнейшем с ней было удобно работать.

53. Сноски и важная информация могут быть занесены в отдельный файл для последующего чтения.

54. Не делайте по поводу работы своих коллег поспеш­ных выводов, основанных лишь на предположениях.

55. Созывайте совещание только после тщательного обдумывания его целесообразности.

56. Во время проведения телефонных переговоров со­средоточьте свое внимание на собеседнике.

57. Четкое и грамотное определение направления улуч­шит качество поиска.

58. Всегда держите иод рукой несколько вариантов раз­говора, для того чтобы иметь возможность заме­нит}, недоступный в данный момент номер на дру­гой проект.

59. Постарайтесь принимать входящие звонки только тогда, когда вы этого хотите.

60. Не отвечайте на нежелательные звонки, не позво­ляйте им нарушать ваши планы.

61. Правильный подход к чтению и преобразованию не­обходимой информации в заметки приведет к значи­тельной экономии рабочего времени.

62. Просматривайте ежедневную прессу, используя ме­тод скорочтения.

63. Подчеркивайте ключевые фразы в документах, с которыми необходимо ознакомиться подробнее.

64. Поручайте выполнение несложной бумажной рабо­ты и сортировку корреспонденции своему секретарю или помощнику.

65. Прежде чем приступить к работе с компьютером, обдумайте свои требования к системе.

66. Выделите полчаса в месяц для наведения порядка в своем компьютере.

67. Соблюдайте правила пользования электронной почтой, пишите короткие сообщения и не допускайте спама.

68. Осуществляя звонки, придерживайтесь намеченного плана и отведенного на них времени.

69. Убедите работников пользоваться электронной по­чтой только в деловых целях.

70. Уважайте мнение других людей, даже если оно не совпадает с вашим, давайте людям возможность выс­казаться.

71. Во время проведения встречи старайтесь не допус­кать отступлений от намеченной темы.

72. Попросите своего секретаря или коллегу прервать вас, если встреча затянется дольше запланирован­ного для ее проведения времени.

73. Правильная ориентация во времени позволит участ­никам встречи продуктивно подготовить свое выступ­ление.

74. Рассмотрение спорных вопросов лучше отодвинуть ближе к концу мероприятия для того, чтобы избе­жать пространных дискуссий по их поводу.

75. Прежде чем принять окончательное решение, опре­делите, насколько оправданы в дальнейшем израс­ходованные на поездку средства.

76. Для удобства приобретите чемодан или сумку на ко­лесиках — это намного удобнее, чем таскать на себе весь дорожный груз.

77. Используйте время ожидания с пользой для дела.

78. По прибытии не забудьте поставить на своих часах местное время.

79. Прежде чем пользоваться телефонными услугами гостиницы, узнайте их стоимость.

80. Регулярно отправляйте отчеты о проделанной ра­боте в свой головной офис, для этих целей можно использовать электронную почту.

81. Хороший отдых восстанавливает силы и повышает продуктивность труда.

82. Не пренебрегайте отдыхом, перегрузки ведут к стрессу.

83. При определении заданий обязательно согласовывайте их с исполнителями.

85. Уточните, в получении какой именно информации заинтересованы конкретные работники.

86. Контролируйте доступность и распределение инфор­мации.

87. Степень взаимопонимания во многом зависит от уме­ния слушать.

88. Определите, какие задачи можете выполнить толь­ко вы, а с какими в состоянии справиться ваши под­чиненные.

89. Избегайте необоснованного вмешательства в рабо­чий процесс со своей стороны, лучше придержи­вайтесь позиции наблюдателя.

90. Всегда контролируйте качество выполнения делеги­руемых задач.

Применяя данные правила на практике, вы сможете гораздо проще справиться с любыми жизненными ситуа­циями, определить приоритеты и реально соответство­вать требованиям, предъявляемым к деловому общению.

 

Основные понятия об этикете

Этикет — манера поведения человека, правила учти­вости и вежливости, принятые в обществе. Этикет пред­ставляет собой условный язык, с помощью которого мож­но оценивать человека, судить об уровне его культуры, нравственности, интеллекте уже по тому, как он входит, как здоровается, каким тоном говорит, какие .первые сло­ва произносит. Овладение этикетом способно помочь пре­успеть в деле и, наоборот, пренебрежение им вполне может разрушить карьеру.

Различают несколько видов этикета, основными из ко­торых являются:

придворный этикет — строго регламентируемый порядок и формы обхождения, установленные при дворах монархов;

дипломатический этикет — правила поведения дип­ломатов и других официальных лиц при контактах друг с другом на различных дипломатических при­емах, визитах, переговорах;

воинский этикет — свод общепринятых в армии пра­вил, норм и манер поведения военнослужащих во всех сферах их деятельности;

общегражданский этикет — совокупность правил, традиций и условностей, соблюдаемых гражданами при общении друг с другом.

Большинство правил дипломатического, воинского и общегражданского этикета в той или иной мере совпада­ют. Отличие между ними состоит в том, что соблюдению правил этикета дипломатами придается большее значе­ние, поскольку отступление от них или нарушение этих правил может причинить ущерб престижу страны или ее официальным представителям и привести к осложнениям во взаимоотношениях государств.

По мере изменений условий жизни человечества, рос­та образования и культуры одни правила поведения сме­няются другими. То, что раньше считалось неприличным, становится общепринятым, и наоборот. Но требования эти­кета не являются абсолютными: соблюдение их зависит от места, времени и обстоятельств. Поведение, недопустимое в одном месте и при одних обстоятельствах, может быть уместным в другом месте и при других обстоятельствах.

 







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.