 |
|
Формы и виды устного делового общения
Существует два вида устного делового общения:
1. Монологический. Подразумевает обращение одного человека к другим с целью подачи информации. Ярким примером такого общения являются лекции и доклады, приветственные, информационные
2. Диалогический. В основе данного вида общения лежит устный контакт двух и более людей с целью достичь желаемого результата.
Выделяют следующие формы устного делового общения:
· деловые переговоры;
· деловая беседа;
· интервью;
· совещание.
Самым популярным из видов делового общения являются переговоры. Их преимущество состоит в возможности эффективной коммуникации участников сторон. Собеседники могут задавать вопросы и сразу получать ответы на них, обсуждать тему разговора и выслушивать мнение нескольких человек для получения обоюдовыгодного результата.
1. Сущность делового общения
Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности и неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своими подчинёнными, начальником или коллегами, каждый так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы. Какое содержание в них вкладывает, в какой степени он их вообще учитывает в общении, он может как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.
Персональное пространство – область вокруг человека, которую он считает своей и вторжение в которую воспринимается как покушение на его неприкосновенность.
1) интимное расстояние –0-35 см в эту зону допускаются только очень близкие люди.
2) личное расстояние –35-120 см – друзья, приятели, коммуникационно-богатая зона.
3) социальное расстояниеот 120 до 400 см оказывается предпочтительным при общении с чужими людьми и при официальном общении.
4) публичное расстояние от 400 до 750 см используется при выступлении перед различными аудиториями.
Если вы хотите, чтобы люди чувствовали себя в вашем обществе уютно, соблюдайте золотое правило: "Держи дистанцию". Чем интимнее наши отношения с другими людьми, тем ближе разрешается нам проникать в их зоны.
Если общение носит сопернический или оборонительный характер, то люди садятся напротив.
При дружеской беседе – занимают угловую позицию.
При кооперативном поведении – занимают позицию взаимодействия с одной стороны стола.
Независимая позиция выражается в расположении по диагонали.
Рассмотрим следующую ситуацию: вы занимаете руководящую должность, и вам нужно вызвать к себе и поговорить с подчиненным
В данной ситуации можно использовать три основных угловых дислокации. Как треугольная позиция в положении стоя, открытая треугольная позиция в положении сидя позволяет придать разговору непринужденную, неофициальную окраску и является отличной дислокацией на начальной стадии беседы. При такой дислокации вы сможете выразить свое невербальное согласие с подчиненным посредством копирования его жестов.
Как и при положении стоя, корпусы тел обоих участников направлены на третью точку треугольника, а треугольное расположение выражает взаимопонимание.
Развернув свой стул непосредственно на подчиненного (рис, 144), вы невербально сообщаете ему, что требуете прямых ответов на свои вопросы. Сочетая это положение с деловым взглядом (рис. .106) и практическим отсутствием мимики и жестов, вы подвергнете своего подчиненного невиданному невербальному давлениюу. 
Когда вы располагаете свое тело под прямым углом к собеседнику, вы снимаете с него всякое давление (рис.145). Это превосходное положение, при котором можно задать щекотливые вопросы, поощряя к откровенным ответам на ваши вопросы без какого-либо давления с вашей стороны.
Билет № 6
1. Сущность и функции деловой беседы. Верные и неверные дебюты
Деловая беседа - это устный контакт между деловыми партнерами, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивных подходов к их решению.
Главная задача деловой беседы - убедить партнера принять конкретные предложения.
К числу важнейших функцийделовой беседы относят:
- взаимное общение работников из одной деловой сферы;
совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
- контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;
- поддержание деловых контактов;
- стимулирование деловой активности.
Правильные дебюты
- метод снятия напряжения: шутка, несколько теплых слов,
- метод зацепки: кратко изложить ситуацию, увязав ее с содержанием беседы: сравнение, какое-либо событие, личные впечатления, необычный вопрос.
- метод прямого подхода: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа. быстро переходим от общих вопросов к частным. Подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.
- «Вы-подход» - умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять: «Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника? Как бы мы реагировали на его месте?»
«Как я понял вас… Вы можете поправить меня, если я ошибаюсь… Другими словами, вы считаете…»
Не следует начинать разговор с вопросов, в которых вы расходитесь во мнениях.Желательно, чтобы собеседник с самого начала ответил утвердительно; если скажет – нет, то самолюбие требует оказаться верным сказанному. «Как вы считаете, готовы ли вы…» «Для того, чтобы установить, целесообразно ли для вас привлекать нашу фирму, нужна некоторая информация. Могу ли я в связи с этим задать вам несколько вопросов?»
Неверные примеры для начала беседы:
- проявление признаков неуверенности – « Я не оратор,Я не специалист,Извините, если я помешал; Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать; Я бы хотел еще раз услышать…
- неуважение и пренебрежение к собеседнику – Давайте с вами быстренько рассмотрим…; Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам; А у меня на этот счет другое мнение.
Не стоит своими первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию.
Билет № 7
Вопросы и замечания в ходе деловой беседы
Существует пять основных групп вопросов.
Закрытые вопросы. Это вопросы, на которые ожидается однозначный ответ "да" или "нет". Они способствуют созданию напряженной атмосферы в беседе, так как у собеседника складывается впечатление, будто его допрашивают. Следовательно, закрытые вопросы лучше задавать не тогда, когда нам нужно получить дополнительную информацию, а в тех случаях, когда мы хотим быстрее получить согласие или подтверждение ранее достигнутой договоренности (т.е. на последующих этапах деловой беседы).
Открытые вопросы.Это вопросы, на которые нельзя ответить "да" или "нет", они требуют какого-то пояснения. Это вопросы "что?", "кто?", "сколько?", "почему?". Их задают в тех случаях, когда нужны дополнительные сведения или необходимо выяснить мотивы и позицию собеседников. Опасность таких вопросов заключается в том, что, задавая их слишком много, можно потерять нить разговора, уйти от обсуждения темы, потерять инициативу и контроль над ходом беседы.
Риторические вопросы.На эти вопросы не дается прямого ответа, так как их назначение - вызвать новые вопросы и указать на нерешенные проблемы. Задавая риторический вопрос, говорящий надеется "включить" мышление собеседника и направить его в нужное русло.
Переломные вопросы.Они удерживают беседу в строго установленном направлении или же поднимают целый комплекс новых проблем. Подобные вопросы задаются в тех случаях, когда мы уже получили достаточно информации по одной проблеме и хотим "переключиться" на другую. Опасность использования этих вопросов заключается в возможности нарушения равновесия между партнерами.
Вопросы для обдумывания. Они вынуждают собеседника размышлять, тщательно обдумывать и комментировать то, что было сказано. Цель этих вопросов - создать атмосферу взаимопонимания.
Парирование замечаний собеседника.Замечания собеседника означают, что он вас активно слушает, следит за вашим выступлением, тщательно проверяет вашу аргументацию и все обдумывает.
Существует следующие виды замечаний:
- невысказанные замечания;
- предубеждения;
- ироничные замечания;
- замечания с целью получения информации;
- замечания с целью проявления себя;
- субъективные замечания;
- объективные замечания;
- замечания с целью сопротивления.
Невысказанные замечания.Это такие замечания, которые собеседник не успевает, не хочет или не смеет высказать, поэтому мы сами должны их выявить и нейтрализовать.
Предубеждения.Они относятся к причинам, вызывающим неприятные замечания, особенно в тех случаях, когда точка зрения собеседника полностью ошибочна. Его позиция имеет под собой эмоциональную почву, и все логические аргументы здесь бесполезны. Мы видим, что собеседник пользуется "агрессивной" аргументацией, выдвигает особые требования и видит только негативные стороны беседы.
Причиной таких замечаний является, скорее всего, неверный подход с вашей стороны, антипатия к вам, неприятные впечатления. В подобной ситуации вам необходимо выяснить мотивы и точку зрения собеседника, подойти к взаимопониманию.
Ироничные (ехидные) замечания.Такие замечания являются следствием плохого настроения собеседника, а иногда - и его желания проверить вашу выдержку и терпение. Вы заметите, что замечания не имеют тесной связи с ходом беседы, носят вызывающий и даже оскорбительный характер.
Как поступить в подобной ситуации? В любом случае нельзя идти на поводу у собеседника. Ваша реакция может быть либо остроумной, либо не следует реагировать на подобные замечания.
Замечания с целью получения информации.Такие замечания являются доказательством заинтересованности вашего собеседника и имеющихся недостатков в передаче информации.
Скорее всего, причина состоит в том, что вашу аргументацию нельзя назвать ясной. Собеседник хочет получить дополнительную информацию или же он прослушал какие-то детали. Вы должны дать спокойный и уверенный ответ.
Замечания с целью проявить себя.Эти замечания можно объяснить стремлением собеседника высказать собственное мнение. Он хочет показать, что не поддался вашему влиянию и что в данном вопросе он максимально беспристрастен. Замечания такого характера могут быть вызваны слишком сильной аргументацией с вашей стороны и, возможно, вашим самоуверенным тоном. Как поступить в подобной ситуации? Необходимо, чтобы ваш собеседник нашел подтверждения своим идеям и мнениям.
Субъективные замечания.Такие замечания характерны для определенной категории людей. Типичная формулировка таких собеседников: "Все прекрасно, но мне это не подходит". В чем причина подобных замечаний?
Ваша информация малоубедительна, вы уделяете недостаточно внимания личности собеседника. Он не доверяет вашей информации и поэтому не ценит и приводимые факты. Как поступить в подобной ситуации? Следует поставить себя на место собеседника, принять во внимание его проблемы.
Объективные замечания. Это замечания, которые собеседник высказывает для того, чтобы развеять свои сомнения. Эти замечания искренни, без всяких уловок. Собеседник хочет получить ответ, чтобы выработать собственное мнение. Причина таких замечаний заключается в том, что ваш собеседник имеет другой вариант решения проблемы и не согласен с вашим. Как себя вести в подобной ситуации? Следует не противоречить собеседнику в открытую, а довести до его сведения, что вы учитываете его взгляды, а потом объяснить ему, какое преимущество дает ваш вариант решения проблемы.
Замечания с целью сопротивления.Подобные замечания, как правило, возникают в начале беседы, поэтому они не являются и не могут быть конкретными. Причина их чаще всего состоит в том, что ваш собеседник не ознакомился с вашими аргументами, а тема беседы четко не определена.
Как поступить в подобной ситуации? Следует четко определить тему беседы, и если сопротивление увеличивается, то нужно пересмотреть тактику, а в крайнем случае изменить и тему беседы.