Главная | Обратная связь

Документооборот учреждения.

Организация работы с документами предполагает организацию доку­ментооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момен­та их создания или поступления и до завершения исполнения или отп­равки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам. Под документопотоком понимается совокупность документов, выпол­няющих определенное целевое назначение в процессе документооборо­та. Характеристикой документооборота является его объем. Под объ­емом документооборота понимается количество документов, поступив­ших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Одна из важнейших функций организации работы с документами - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учет­ных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения.

Системы документации

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сфе­ры деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непроти­воречивой научной классификации систем документации, видов и раз­новидностей документов. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разде­ления всех документов на официальные и документы личного происхож­дения. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой доку­ментации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из ко­торых являются следующие системы документации: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность); документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация; документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения,которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии - это производственная документация, в лечебном учреждении - система ме­дицинской документации. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают докумен­тирование той или иной управленческой функции или вида деятель­ности.

Функции документа

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций. Среди функций документа выделяются: 1)информационная: ибо необходимость зафиксировать информацию - причина появ­ления любого документа; 2)социальная: документ является социально значимым объектом; 3)коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры; 4)культурная: документ - средство закрепления и передачи культур­ных традиций; 5)управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы; 6)правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, а также докумен­ты, приобретающие правовую функцию на время; 7)функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Формуляр документа

Реквизиты — совокупность постоянных элементов содержания документа. Государственным стандартом установлен не только состав реквизи­тов (всего их 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэ­тому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.