 |
|
Документація - спосіб суцільного відображення господарських операцій для отримання даних, необхідних для ведення поточного бухгалтерського обліку та контролю за ними.
Документація важлива складова частина методу бухгалтерського обліку і є його початковою стадією. Не можна відобразити жодну з господарських операцій без підтвердження її відповідним документом. Документи складають з дотриманням певних вимог, оформляють підписами осіб, які беруть участь у проведенні операцій. Так лімітно-забірні карти є основою для відпускання матеріалів зі складу, видаткові касові ордери - для виплати грошей з каси, наряди на відрядну роботу - для нарахування заробітної плати робітникам.
На основі документів керівники підприємства роблять попередній контроль ( у момент підписання документа, на підставі якого повинна проводитись певна господарська операція). Надалі контроль здійснюють працівники бухгалтерії при опрацюванні документів і аудитори при здійсненні аудиторських перевірок. Попередній і поточний контроль запобігає зловживанням з боку матеріально відповідальних осіб, тобто сприяє збереженню власності підприємств. Вчасно складені та належним чином оформлені документи використовують у судових органах і арбітражі при розгляді господарських спорів з іншими підприємствами, організаціями та особами.
Велике значення мають документи для зміцнення комерційного розрахунку, оскільки він заснований на спостереженні та контролі за допомогою документів за кожною окремою операцією. Отже, документи є засобом організації та контролю за господарською діяльністю.
Під час оформлення і обробки документів проводиться систематичний контроль за дотриманням платіжної та кредитної дисципліни, встановлюється ретельне спостереження за економним витрачанням коштів підприємства, прискорюється їх оборот. Документи використовують також для аналізу господарської діяльності підприємства. Чимало чинників, що вплинули на результати виконання бізнес- плану підприємства, можна виявити тільки з допомогою вивченням облікових даних і документів, що були основою для бухгалтерських записів.
Для реєстрації господарських операцій використовують різні за формою та змістом документи. Однак кожний документ має містити усі показники, необхідні для одержання повного уявлення про зроблену операцію. Такі показники називають реквізитами.
Згідно Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, що затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. №88, усі первинні документи (на паперових і машинозчитуваних носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити:
1) назва підприємства, установи, від імені яких складений документ;
2) назва документа (форми);
3) код форми;
4) дата складання;
5) місце складання;
6) зміст господарської операції;
7) її вимірники (у натуральному і вартісному виразі);
8) посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.
При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду. Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо.
За відсутності будь-якого з обов’язкових реквізитів документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для записів у системі рахунків бухгалтерського обліку.
Реквізити підрозділяються на 2 частини:
1. Реквізит-признак (характеризує якісну сторону господарської операції);
2. Реквізит-основа (представляє кількісну сторону господарської операції);
Реквізит-признак і реквізит-основа утворюють інформаційну сукупність, яку називають економічним показником.
Склад і розміщення у певному порядку реквізитів документа визначають його форму. Форми документів ділять на типові й спеціалізовані.
Типові форми документів призначені для реєстрації однорідних поширених операцій (касові ордери, вимоги, накладні), аспеціалізовані - для реєстрації операції спеціально вузькогалузевого характеру (карта закрійника на взуттєвих фабриках).
Основні принципи раціональної розробки форм документів - їх уніфікація та стандартизація.
Уніфікація - встановлення замість різних форм єдиних типових форм документів для первинного оформлення однорідних господарських операцій у різних об’єднаннях (на підприємствах) і в галузях народного господарства. Наприклад, банківські документи, прибуткові й видаткові касові ордери, авансові звіти тощо.
Стандартизація - встановлення чітко визначених (стандартних) розмірів документів та їх розділів.
Стандартизація та уніфікація документів спрощують обробку первинної документації, здешевлюють та підвищують якість обліку, сприяють машинній обробці облікової інформації.
У випадках, встановлених законодавством, а також Міністерством та відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових та спеціалізованих форм, затверджених відповідно Міністерством статистики і Міністерством фінансів України, із обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості.
Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої (нумератором, друкарським способом) встановлюють міністерства і відомства.
Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також його господарських операцій, оформлення яких проводиться на таких бланках, установлюється окремими нормативними актами.
Оскільки господарські операції, що проводяться на підприємстві, різноманітні, документи, за якими вони оформлюються, також різні, тому у бухгалтерському обліку їх класифікують за призначенням, обсягом змісту, способом відображення операції та за іншими признаками.
За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення та комбіновані.
Розпорядчими називають документи, що містять розпорядження на здійснення господарських операцій; наприклад: банківські чеки, накази про прийняття та звільнення з роботи, доручення на отримання товарно-матеріальних цінностей.
Виправдними (виконавчими) називають документи, у яких підтверджується факт проведення господарської операції; наприклад: квитанції, прибуткові ордери, на отримання матеріалів, акти приймання-передачі основних засобів.
Документи бухгалтерського оформлення складають працівники бухгалтерії на підставі відповідних виправдних і розпорядчих документів для підготовки і полегшення облікових записів; наприклад: розрахунок заробітної плати за час відпустки, відомість амортизаційних відрахувань, відомість розподілу загальновиробничих і загальногосподарських витрат тощо.
Комбінованими називають документи, які за своїм призначенням виконують функції розпорядчих, виправдних документів бухгалтерського оформлення, наприклад: накладні, вимоги, наряди на відрядну роботу тощо. Вони є розпорядженням на виконання операції і водночас виправданням її виконання.
За обсягом змісту документи поділяють на первинні та зведені.
Первинні документи складають у момент проведення господарської операції та безпосереднього її відображення; наприклад, касові ордери, чеки, накладні.
Зведені документиоб’єднують у ряд однорідних первинних документів групуванням їх показників; сюди належать авансові звіти, звіти касира, матеріально відповідальних осіб.
За способом відображення операції документи поділяють на одноразові й нагромаджувальні.
Одноразові документи відображають одну або декілька господарських операцій, що записуються у документ одночасно; наприклад, вимоги, накладні, видаткові й прибуткові касові ордери. Характерним для одноразових документів є те, що одразу після їх складання вони можуть бути підставою для бухгалтерських записів.
Нагромаджувальні документи призначені для оформлення однорідних господарських операцій за відповідний проміжок часу звітного періоду. До них належать лімітно-забірні карти, багатоденні наряди на відрядні роботи, дорожні листи тощо. Нагромаджувальні документи складають для зменшення кількості документів за тими операціями, які проводяться на підприємстві багато разів за короткий відрізок часу. Ці документи використовують в обліку тільки після внесення у них останньої операції й віднесення підсумку всіх записів.