 |
|
Бухгалтерська обробка документів
Після складання всі документи передають до бухгалтерії. Кожний документ при прийнятті його у бухгалтерію ретельно переглядається за суттю, формою, а також щодо правильності з точки зору арифметичних підрахунків.
При перевірці за суттю встановлюється відповідність господарських операцій, оформлених документально, згідно із законодавством, нормами, кошторисом.
Перевірказа формою - перевірка повноти та правильності заповнення усіх реквізитів даного документа, чіткості й якості усіх текстових і цифрових записів, вчасності оформлення даної господарської операції і подання документа у бухгалтерію.
Арифметична перевірка документа полягає в перевірці правильності кількісного відображення даної господарської операції, тобто правильності запису цифр, підрахунків, таксування, підведення підсумків.
Наступні етапи бухгалтерської обробки документів - кодування, таксування, групування. Внаслідок кодування усі показники документа (цифрові та словесні) позначаються чинною на підприємстві системою кодів (наприклад, коди рахунків синтетичного й аналітичного обліку, причин і винних у відхиленнях від встановлених норм). Частина кодів є у формах документів, які проставляються на документах в процесі їх обробки.
Таксування документів - визначення грошової оцінки господарських операцій. Значна частина документів, що надійшли в бухгалтерію, має тільки натуральні вимірники, що викликає необхідність відобразити операції в грошовій оцінці, тобто визначити і вказати в документі суму.
Групування документів - об’єднання документів за однорідними ознаками за певний період часу для скорочення облікових записів. За сучасних умов господарювання й обліку на підприємствах є значна кількість документів, а робити записи за рахунками на основі кожного з них неможливо. Скорочення кількості облікових записів сприяє групування документів, яке полягає в тому, що документи за певний період на основі однорідності об’єднуються. Отримані дані в результаті їх об’єднання відображаються в нагромаджувальних відомостях або в інших документах, дані яких служать підставою для записів у реєстри бухгалтерського обліку (машинограми, журнали-ордери, відомості тощо). Наприклад, документи з надходження й видачі матеріалів групують у відповідних місячних нагромаджувальних відомостях, касові документи (прибуткові й видаткові) - у звітах касира, як правило, за кожний день.
Обробку документів закінчують встановленням кореспонденції рахунків за фіксованими у документах господарськими операціями. Оброблені документи підлягають оперативному обліковому погашенню.
Погашення- позначка на документах про їх використання. Суть її полягає в тому, що первинні документи, які пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: пр ручній обробці - дату запису в обліковий реєстр, а при обробці на обчислювальній установці - відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку.
Погасити прибутковий касовий документ означає поставити на ньому штамп або написати від руки «Отримано» із зазначенням дати. На видатковому касовому документі пишеться «Сплачено» також із позначенням дати. Банківські документи, документи із заробітної плати та інші погашаються штампом «Погашено». Оперативне погашення грошових документів робиться для того, щоб вони не могли бути використані вдруге з метою отримання грошей.
Облікове погашення проводиться шляхом поставлення на кожному документі штампу, в якому передбачені позначки номера облікового реєстру (машинограми, журнали-ордери або відомості), кореспондуючих рахунків, номери додатка і підпису виконавця. Воно необхідне для усунення помилкових записів і попередження можливих зловживань. Наявність на документах штампів полегшує виконання контрольних функцій за правильністю, повнотою облікових записів і наявністю документів.