Здавалка
Главная | Обратная связь

Організація документообігу та зберігання документів



 

Процес від складання документу до передачі його в архів називається документообігом, або документопотоком. Чим коротший і швидкий буде цей процес, тим вища ефективність документообігу. Тому тут необхідна організація документообігу, яка пов’язана із встановленням відповідних маршрутів проходження документів. З цією метою, за наказом керівника підприємства чи установи встановлюються графіки документообігу, в яких вказуються дата створення або одержання документа, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву (див. рис. 6).

Графік повинен забезпечити мінімальну кількість підрозділів та виконавців через яких проходить документ, мінімум часу на його оформлення, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, підвищенню рівня механізації та автоматизації. Графік документообігу формується у вигляді схеми або переліку робіт із створенням, перевірки та обробки документів, що виконуються цим підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт.

Особи, які створюють і подають документи, користуються виданими їм заздалегідь витягами з графіків документообігу. У витязі проводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, терміни їх надання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.

Головний бухгалтер підприємства, установи здійснює контроль за дотриманням графіків документообігу. Його вимоги щодо порядку надання документів в бухгалтерію або обчислювальну установку є обов’язкові для всіх підрозділів та виконавців, які займаються оформленням документів.

 

7.5 Зберігання документів.

Усі виконані облікові документи відповідним чином добирають, переплітають і передають на зберігання до архіву бухгалтерії. Відповідальність за організацію бухгалтерського архіву і збереження документальних матеріалів несе головний бухгалтер підприємства.

Приміщення архіву має бути ізольованим, забезпечним протипожежними засобами і обладнане стелажами та іншим інвентарем.

Зберігання облікових документів в архіві має на меті забезпечити їх цілісність протягом установленого терміну, а також можливість користування ними при проведенні аудиту, для аналізу фінансово-господарської діяльності, наведення довідок та ін. Через це документи для зберігання і розміщення їх в архіві добирають так, щоб у разі необхідності потрібний документ був швидко опрацьований. Звичайно документи для зберігання групують за видами операцій (касові, матеріальні, розрахункові тощо), а потім добирають в хронологічному порядку й переплітають у папки.

На порядок добору і зберігання облікових документів впливає форма бухгалтерського обліку. Наприклад, за журнально-ордерної форми обліку первинні документи, на підставі яких роблять запис в облікові реєстри (журнали-ордери, відомості), зберігаються окремо від них. Їх добирають у папки за найменуваннями і номерами журналів ордерів, а в середині папок розташовують у порядку послідовності запису в журналі-ордері або відомості. Журнали-ордери й відомості зберігають у папках, що відкриваються окремо для кожного журналу - ордера або відомості за рік.

Справи з документами з бухгалтерського архіву видають в інші відділи даного підприємства за розпорядженням головного бухгалтера. Документи на вимогу судово-слідчих органів видають за їх письмовим запитом з дозволу керівника підприємства. На місце виданого документа кладуть його копію з вказівкою дати видачі документа або складають спеціальний акт з переліком виданих документів із бухгалтерського архіву. Про факт втрати повідомляють відповідні органи.

Терміни зберігання документів, встановлені переліком типових документальних матеріалів, що затверджені Головархівом, залежать від практичного та науково-історичного значення документів.

Коли закінчуються встановлені терміни зберігання, найважливіші документи передають у Держархів на подальше зберігання, а решту знищують. Терміни зберігання, добір документальних матеріалів для зберігання і знищення визначає експертна комісія, створена на підприємстві. На документи, що знищуються, складається акт, який затверджується керівником підприємства. Після затвердження акту документи, видані для знищення, передаються за накладними організаціям, що займаються заготівлею вторинної сировини.


 







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.