 |
|
Види та форми облікових реєстрів
В обліковій практиці застосовують реєстри різних форм. Різноманітність форм облікових реєстрів зумовлена неоднорідністю господарських операцій. Кожний реєстр призначений для відображення операцій за ознакою однорідності облікових об’єктів. Реєстри класифікують. Це полегшує вивчення та використання їх в обліковій роботі. Реєстри класифікують переважно за такими ознаками: зовнішнім виглядом, призначенням, змістом записів та залежно від облічуваних операцій.
За зовнішнім виглядом облікові реєстри поділяють на: книги, картки, машинограми й окремі відомості спеціальної форми, які призначені для облікових записів.
Бухгалтерські книги - це переплетені аркуші паперу спеціального графлення. Їх широко застосовують у ролі облікових реєстрів. Книги використовують для облікового відображення господарських операцій як за синтетичними, так і за аналітичними рахунками. Наприклад, Головна книга є реєстром синтетичного обліку. Записи у ній ведуть за синтетичними рахунками. Книга обліку депонованих сум або книга залишків матеріалів (сальдова книга) - реєстри аналітичного обліку. У них записи ведуть за аналітичними рахунками. Відкриваються книги, як правило, на рік. На палітурці кожної книги зазначують найменування підприємства, назву, звітний рік. Усі сторінки книги позначають послідовною нумерацією, а в книгах, які мають особливо важливе значення, крім того усі аркуші прошнуровують. На останній сторінці книги роблять напис про кількість пронумерованих і прошнурованих сторінок. Цей запис підписом головного бухгалтера і круглою печаткою об’єднання (підприємства ). На початку або в кінці книги роблять напис про розміщені у ній рахунки, що полегшує користування нею і економить час.
Бухгалтерські книги забезпечують збереження облікових реєстрів, не вимагають організації спеціальної картотеки, їх реєстрації й менш доступні для різного роду зловживань порівняно з іншими обліковими реєстрами.
Однак у сучасній практиці бухгалтерського обліку підприємств книги у ролі облікових реєстрів, особливо реєстрів аналітичного обліку, використовують обмежено. Пояснюється це тим, що вони мають чимало недоліків: незручні у роботі через свою громіздкість, перешкоджають поділу облікової праці, утруднюють використання в обліку обчислювальної техніки.
Для прикладу у табл.29 наведений лист касової книги.
Табл.29 Касова книга
Каса за 4 січня 199__ р. Лист залишається к книзі
| Номер доку- мента | Від кого отримано і кому видано | Номер кореспондуючого рахунку | Надійшло | Вибуло | Номер доку мента | Від кого отримано і кому видано | Номер кореспондуючого рахунку | Надійшло | Вибуло |
| Залишок на початок дня | |||||||||
| Надійшло за чеком 050080 | |||||||||
| Видано заробітну плату за відомістю №5 | |||||||||
| Надійшов від Козака П.С. залишок невикористаних підзвітних сум | |||||||||
| Усього за день | |||||||||
| Перенесено | Залишок на кінець дня, | - | |||||||
| у тому числі на заробітну плату | - | - | |||||||
| Касир |
Перевірив документи в кількості
двох прибуткових і одного видаткового
Отримав бухгалтер
Картки - це таблиці спеціальної форми, виготовлені з твердого паперу. Вони мають стандартні розміри, що дає можливість зберігати їх у спеціальних шухлядах за певною схемою, у картотеці (наприклад, картотека з обліку матеріалів, картотека з обліку основних засобів тощо).Кожна картка закріплюється за конкретним працівником бухгалтерії для посилення відповідальності за якість облікових записів у них і контролю за їх збереженням.
При відкритті картки їх реєструють у спеціальному реєстрі. При цьому картці присвоюють номер, який відповідає номеру її реєстрації в реєстрі.
Картки широко використовуються для аналітичного обліку товарно-матеріальних цінностей, розрахунків витрат на виробництво, а також на тих ділянках облікової роботи, де необхідно вести значну кількість аналітичних рахунків (табл. 30).
Табл. 30 Картка №10 складського обліку матеріалів
Склад Стелаж Комірка Сорт Марка Про- Роз- Оди- Номенкла- Ціна, Норма
філь мір ниця турний грн. запасу
номер
01 - - - - - - тн 210451 100 60
Найменування матеріалу Сталь кругла, 12 мм
Дата Номер до- Порядковий Від кого Надійшло Вибуло Залишок Контроль запису кумента номер отримано
запису і кому
видано
Залишок на 01.03 60
03.03 170 Цеху №1 10 50
Окремі відомості є різновидом карток від останніх відомості відрізняються розмірами та способами збереження інформації. Кожний такий реєстр має своє найменування (журнал-ордер, відомість) і таблицю відповідної форми, у якій ведуть записи. Окремі відомості не скріплені між собою, що дає змогу розподіляти між працівниками бухгалтерії для проведення облікових записів.
Як приклад окремих відомостей, наведемо журнал-ордер №2 (таблиця 31) і відомість №2 (таблиця 32).
За машинної обробки облікової інформації обліковими реєстрами виступають машинограми, у яких відображено результати групувань і підрахунків відповідних облікових даних.
За призначенням реєстри поділяють на хронологічні, систематичні та комбіновані.
Хронологічниминазивають такі реєстри, у яких господарські операції записують у календарній послідовності їх здійснення. Сюди належать касова книга, що використовується для реєстрації касових операцій щодо надходження та видачі грошей з каси, журнал реєстрації рахунків постачальників, який ведеться для спостереження за надходженням і вчасним оприбуткуванням вантажів тощо.
Табл. 31 Журнал-ордер 2 за березень 199__ р. за кредитом рахунку «Розрахунковий рахунок» в дебет рахунків
| Дата | Каса | Розрахунки з бюджетом | Розрахунки із страхуванням | Короткотермінові позики банку | І т.д. | Усього |
| 01.03 | ||||||
| 03.03 | ||||||
| 10.03 | ||||||
| 15.03 | ||||||
| Разом |
Табл. 32 Відомість №2 за березень 199__р.за дебетом рахунку «Розрахунковий рахунок» з кредиту рахунків :
«Залишок на початок місяця» за Головною книгою 40000 грн.
| Дата | Реалізація | Каса | Прибутки і збитки | і т.д. | Усього |
| 03.03 | |||||
| 10.03 | 17 000 | 17 000 | |||
| Разом | 17 000 | 17 050 |
Систематичними називаються реєстри, призначені для групування у відповідному порядку на рахунках бухгалтерського обліку однорідних за економічним змістом господарських операцій. До таких реєстрів належить Головна книга, що використовується для групування операцій за синтетичними рахунками.
Комбінованіоблікові регістри призначені для одночасного хронологічного та систематичного записів. До них належать журнали-ордери, що використовують за журнально-ордерної форми обліку.
За змістом записів облікові реєстри поділяють на реєстри синтетичного й аналітичного обліку.
Реєстри синтетичного обліку служать для відображення синтетичних рахунків, в яких показуються господарські операції в узагальненому вигляді, наприклад Головна книга, журнал-ордер №10.
Реєстри аналітичного обліку призначені для ведення аналітичних рахунків, що деталізують зміст показників синтетичних рахунків, наприклад, картки сортового обліку матеріалів.
У практиці бухгалтерського обліку використовують й комбіновані реєстри, призначені для одночасного синтетичного й аналітичного облік, наприклад, журнал-ордер за рахунком «Розрахунки з підзвітними особами».
Залежно від облічуваних операцій бухгалтерські реєстри мають різну побудову: дво- й однобічні, багатографні та шахові.
Двобічні реєстри складаються з двох однакових частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, права – для кредитових (картки аналітичного обліку).
В однобічних реєстрах такі показники, як дата, номер проводки, зміст операції розміщені на одному боці (зліва) і тільки для записів сум за дебетом чи кредитом передбачено дві різні графи (картки аналітичного обліку, касова книга).
У багатографних реєстрах дебетова або кредитова частина поділяється на кілька граф. Прикладом такого реєстру може бути Головна книга та різні допоміжні відомості.
Шахові реєстри побудовані так, щоб кожна записана сума характеризувала дві
ознаки рахунків – дебетового та кредитового. У цих реєстрах записи можна проводити водночас за дебетом і кредитом рахунків в один робочий прийом. За цим принципом побудовано журнали-ордери.