 |
|
Порядок і способи запису в облікові реєстри
Записи в облікові реєстри є одним з вирішальних факторів у додержанні своєчасності і підвищенні якості облікових даних. Через це відображати у реєстрах господарські операції треба у певному порядку на підставі правильно оформлених і оброблених документів. Цей порядок визначений Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, що затверджене Наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року №88.
Записи в облікові реєстри бувають прості й копіювальні, ручні та машинні, шахові й лінійно-позиційні.
Прості записи з одним відбитком отримують тільки в одному обліковому реєстрі. Простий запис застосовують пр веденні Головної книги, карток аналітичного обліку та інших облікових реєстрів, особливо книжкових.
Копіювальні записи забезпечують за допомогою копіювального паперу кілька відбитків. Вони дають відбиток водночас в двох і більше реєстрах. Прикладом копіювального запису може бути касова книга, другий примірник якої є звітом касира. Копіювання широко використовують не тільки під час записів у облікові реєстри, а й під час виписування бухгалтерських документів. Це скорочує обсяг облікової роботи, підвищує продуктивність роботи працівників бухгалтерії, сприяє зменшенню кількості можливих помилок при переписуванні.
Ручні записи проводять в облікових реєстрах вручну. Їх роблять чорнилом або кульковою ручкою. До ручних належать також записи, що виконують на друкарській машинці.
Машинні записи робляться на електронних обчислювальних машинах (ЕОМ).
При використанні ЕОМ на друкуючому пристрої складають машинограми, які відповідають основним вимогам ведення облікових реєстрів.
Застосування обчислювальної техніки економить час обліковців, прискорює облікову реєстрацію і поліпшує її якість.
Шахові записи дають можливість відобразити суму господарської операції за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків одноразовим записом її в обліковому реєстрі. Вони відрізняються від звичайних тим , що суму господарських операцій записують лише один раз і , з рештою, отримують відображення – як за дебетом, так і за кредитом відповідних рахунків. Цей запис відрізняється наочністю і скороченням кількості облікових записів. Яскравим прикладом цього є записи у журналу-ордері й відомості, що ведуться за журнально-ордерної форми обліку.
Лінійно-позиційні записи дають змогу показати суму господарської операції за кредитом рахунку у тому самому рядку, що й відповідну їй суму за дебетом. Дебетовий й кредитовий обороти в даному випадку відображають по одній лінії. Застосування лінійно-позиційних записів характерно для обліку розрахункових операцій, оскільки вони забезпечують зручність контролю за своєчасністю розрахунків. Порядок ведення облікових реєстрів працівниками бухгалтерії визначається головним бухгалтером підприємства.