 |
|
Организация и проведение деловых бесед.
Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В менеджменте и управлении персоналом деловые беседы представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих руководителей, подразделений, организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем.
Деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:
— поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;
— обмен информацией;
— контроль начатых мероприятий;
— взаимное общение работников из одной деловой среды;
— поиски и оперативная разработка рабочих идей;
— поддержание деловых контактов на уровне подразделений, организаций, предприятий, фирм, отраслей.
Структура деловой беседы:
1. Подготовка к деловой беседе.
2. Установление места и времени встречи.
3. Начало беседы: вступление в контакт.
4. Постановка проблемы и передача информации.
5. Аргументирование.
6. Опровержение доводов собеседника.
7. Анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников
8. Принятие решения.
9. Фиксация договоренности.
10. Выход из контакта.
11. Анализ результатов беседы, своей тактики общения. Рассмотрим кратко каждый из этапов.
Подготовка к деловой беседе, особенно по решению спорных и деликатных вопросов (решение трудового или социально-психологического конфликта, переговоры, экономические или трудовые соглашения, сделки и т.п.), является трудным и ответственным делом, включает составление плана беседы на основе:
· установления основных задач беседы,
· поиска подходящих путей для решения этих задач,
· анализа внешних и внутренних возможностей осуществления
Деловые переговоры: подготовка, проведение, особенности поведения участников.
Деловые переговоры
Переговоры — это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для
достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо
противоположные интересы.
Переговоры предназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного
обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на
обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение
и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников.
Подготовка деловых переговоров.
- в процессе подготовки переговоров должны быть изучены следующие вопросы:
- цель переговоров;
- партнер по переговорам;
- предмет переговоров;
- ситуация и условия переговоров;
- присутствующие, на переговорах;
- организация переговоров.
при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:
- Вариационный Метод
- Метод интеграции
- Метод уравновешивания.
- Компромиссный метод
Деловое совещание. Роль руководителя совещания. Особенности выступления на совещании.
Деловое совещание.
ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ. Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Они классифицируются в зависимости от содержания и важности, а также места, времени и продолжительности работы и вынесенных на обсуждение проблем. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе широкого учета мнений, в том числе и не соответствующих решениям администрации.
ПОДГОТОВКА К ПРОВЕДЕНИЮ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия:
принятие решения о его проведении,
определение тематики,
формирование повестки дня,
определение задач собрания
его общей продолжительности
даты и времени начала
состава участников
примерного регламента работы
подготовка руководителя
подготовка доклада
предварительная подготовка участников
помещения
2 стиля руководства совещанием. дипломатический и авторитарный — могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше. Поэтому есть смысл подробно рассмотреть лишь дипломатический стиль ведения делового совещания как самый предпочтительный в новых условиях, когда административно-командная система осталась в прошлом.
В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:
Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.
Постоянно поддерживать разговор.
Немедленно принимать меры в случае возникновения напряжения, обусловленного эмоциями.
Отклонять непродуманные решения! Только подкрепленные фактическим материалом решения должны приниматься во внимание.
Вызывать участников для выступлений.
Позволять говорить только одному человеку, препятствовать возникновению дискуссий на совещании.
Выслушивать мнения всех оппонентов! Никакие идеи не удерживаются так упорно, как те, которые не обсуждались.
Стремиться к выработке общих подходов. Всегда можно найти точки соприкосновения, если только захотеть.
Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и отклонениям от темы, которые допускают отдельные участники. Совещание должно последовательно шаг за шагом приближаться к решению поставленной задачи.
При необходимости, чтобы исключить недоразумения, уточнять сообщения отдельных участников: “Я это правильно понял? Так будет правильно?”.
Чаще подводить промежуточные итоги для того, чтобы продемонстрировать участникам, как они уже близки к цели.
Экономить время! В самом начале надо объяснить, что проблема может быть без сомнения решена в отведенное время. Если это возможно, то не затягивать совещание ни на одну минуту.