 |
|
Формирование дел для архивного хранения
Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год.
При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (если нет архива) или передаче дела в архив организации производится оформление дела. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.
Прежде всего, выявляется наличие всех дел в соответствии с номенклатурой дел за обрабатываемый год. В делах проверяется правильность формирования, т. е. не попали ли документы с постоянным сроком хранения в дела временного хранения. Затем выделяются дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
При обработке основное внимание следует сосредоточить на делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения.
В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает:
¾ подшивку или переплет дела;
¾ нумерацию листов;
¾ составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;
¾ оформление всех реквизитов обложки дела.
Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.
Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Форма листа-заверителя дела дана в приложении к «Основным правилам работы ведомственных архивов» и имеет следующую форму:
Пример заверительной надписи:
Лист — заверитель дела № _____
В деле подшито и пронумеровано 186 (сто восемьдесят шесть) л.
в том числе литерные листы 47а, 115а, 116б.
Лист 138 имеет физические повреждения — разрыв и склейка.
Бухгалтер _______ ФИО ______________ __________
подпись ФИО дата
Дела постоянного хранения переплетаются или подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола.
При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги,, за которую документ и будет подшит.
Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.
Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т. д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело. Обложка дела дооформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:
¾ наименование учреждения и его подчиненность;
¾ наименование структурного подразделения;
¾ делопроизводственный индекс дела;
¾ заголовок дела;
¾ срок хранения дела.
При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы); проставляются также:
¾ дата дела (начала и окончания);
¾ количество листов в деле;
¾ архивный шифр дела.
На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива.
Заголовок дела нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Он должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов.
Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.
На дела с документами постоянного хранения составляется опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочном пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т. е. располагают в порядке значимости содержащихся в них документов.
При раскладке дел по годам надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. В описание каждого дела входит:
¾ порядковый номер;
¾ индекс дела;
¾ заголовок дела (в т.ч. и аннотация);
¾ дата;
¾ количество листов;
¾ примечания.
В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа — срок хранения дела.
Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.
В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т. д. (форма описи дела приведена ниже).
УТВЕРЖДАЮ
Главный бухгалтер
Подпись и расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ №
название раздела
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
В данную опись внесено _____________ дел с № _______ по № __________, в том числе:
литерные номера: _______________ пропущенные номера: _______________
Наименование должности составителя описи _______________
Подпись и расшифровка подписи__________________
Дата ___________________
На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет, передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.
В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секретарь. В соответствии с требованиями «Государственной системы до-кументационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии сотрудника бухгалтерии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел.
Контрольные вопросы и задания
1. Что такое общение? Влияние этикета на деловое общение.
2. Особенности официально-делового стиля и психологические факторы, влияющие на деловое общение через документы.
3. Документооборот, контроль исполнения документов, информационно-поисковые системы документов как фактор налаживания делового общения с партнерами.
4. Работа с гражданами и документы этому сопутствующие.
5. Перечислите способы разведки информации.
6. Какую информацию надо защищать.
7. Мероприятия по защите информации.
8. Формирование документов в дела для временного хранения.
9. Формирование документов в дела для постоянного хранения.