 |
|
Построение текста письма
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, документы, даты.
Письма могут составляться:
– от первого лица единственного числа (прошу, направляю и т.п.);
– от первого лица множественного числа (просим, сообщаем и т.п.);
– от третьего лица единственного числа (предприятие просит, университет направляет и т.п.);
– от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и коллектив трудящихся просят и т.п.).
При написании письма необходимо придерживаться определенных общепринятых правил.
Любое письмо (как деловое, так и частное) состоит обычно из 5 частей:
– адрес отправителя, дата (шапка);
– приветствие (обращение);
– текст письма;
– дополнительные заключительные фразы;
– подпись.
В деловых письмах иногда добавляется еще адрес человека, компании, организации, кому адресовано письмо.
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
– «Уважаемый Игорь Леонидович!»
– «Господин Зорин!»
– «Игорь Леонидович!»
– «Уважаемый г-н Зорин!»
– «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
Затем уместны были бы слова благодарности:
– «Мы были рады получить Ваше письмо»
– «Большое спасибо за факс от 04.06.03»
– «Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма».
Большинство писем продолжаются далее словами:
– «В связи с…»
– «Согласно контракту от № …»
– «В соответствии с …» и т.п.
Письма рекомендуется заканчивать фразами:
– «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»
– «Мы рассчитываем на Вашу заинтересованность в расширении связей»
– «С уважением…»
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то на нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Образцы писем приведены со всеми необходимыми реквизитами для входящих и исходящих писем (визами, резолюциями, регистрационными номерами и т.д. (прил. 3.22, 3.23)).
В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами.
Электронная почта
Один из наиболее надежных способов связи – передача информации посредством коммуникационных компьютерных сетей. Включенные в единую сеть телефонных или спутниковых каналов связи, компьютеры существенным образом расширили возможности оперативной связи. Компьютер, включенный в телефонную сеть с помощью модема, может работать в системе электронной почты. Система позволяет передавать сообщение и при этом необязательно, чтобы компьютер адресата был включен. Машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком, и она немедленно передаст сообщение при включении компьютера абонента.
Электронная почта – эффективное средство, с помощью которого сотни тысяч владельцев персональных компьютеров обмениваются информационными сообщениями. Она позволяет передавать и получать различные сообщения персонифицированного характера и иметь доступ к "Доске объявлений" или "Телеконференции", сетевым новостям о коммерческих предложениях, базам данных и т.п. Деловой человек, находящийся в пути, может подключить свой переносной компьютер к сети и выбрать необходимую ему информацию из стационарного компьютера в собственном офисе или получить информацию от партнеров.
Телефакс
Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам неподвижных изображений: писем, фотографий, чертежей, рисунков. За рубежом факсимильная связь весьма распространена и является надежным видом передачи информации.
Отечественная международная сеть в силу ряда обстоятельств технического характера не отвечает возможностям, заложенным в факсимильные аппараты зарубежного производства. Нередки случаи, когда связь установить трудно или адресат получает копии с искажениями. К тому же необходимость предварительного заказа на международную факсимильную связь, который не всегда просто оформить на нужное вам время, делает этот вид связи неоперативным. Он хорош только тем, что адресат получает точную копию направленных ему документов (копию контракта, банковских платежей, оферты и т.п.). Передача сообщения осуществляется обычным набором номера телефакса вызываемого абонента внутри страны или через международный телефонный узел, где заранее (при отсутствии автоматической связи) заказываете номер телефакса вашего зарубежного партнера. Телефакс позволяет принимать аналогичные сообщения от других абонентов. Он может работать в автоматическом режиме ожидания и включается по мере вызова. Это позволяет принимать и передавать сообщения в любое удобное для вас время суток.
Вопросы для самоконтроля
1. Что такое труд в делопроизводстве? Механизация и автоматизация труда.
2. Организационные документы и их роль в деловом общении.
3. Распорядительные документы.
4. Информационно-справочные документы.
5. Что такое деловая переписка?
6. Какие виды писем используют в деловой переписке?
7. Составьте рекламационное письмо.
8. Правила составления писем.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Знать – еще не значит уметь. Можно дать знание, но нельзя дать умение ими воспользоваться. Умение вырабатывается только в процессе практики. В нашем случае мы даем знания, как готовить управленческие документы, основные требования к составлению тех или иных документов, но «набить руку» на составлении документов, использование лексических форм можно только на практике. Чем больше знаний по нормативным требованиям к составлению тех или иных документов будет заложено при изучении дисциплины, тем быстрее Вы будете адаптироваться на предприятии, и тем легче Вам будет работать с документами. Победителем окажется тот, кто более умело реализует на практике полученные знания.
| ПРИЛОЖЕНИЯ |
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.1
Расположение реквизитов и границ зон на формате А4
продольного бланка
 |
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.2
Расположение реквизитов и границ зон на формате А4
углового бланка
 |
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.3
Образец продольного бланка письма организации
РОСАРХИВ
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Профсоюзная ул. д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74. Е-mail: mail@vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КП 7708033140/771001001
    __________ № _________
На № ______ от ________
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.4
Образец продольного бланка письма должностного лица
| РОСАРХИВ
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Заместитель директора
Профсоюзная ул. д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74. Е-mail: mail@vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КП 7708033140/771001001
__________ № _________
На № ______ от ________
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.5
Образец общего бланка организации
| РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ___________________ № ______________ Москва |
ПРИЛОЖЕНИЕ 2.1