 |
|
Применение электронных и сетевых коммуникаций
В настоящее время деловая и личная переписка в абсолютном своем большинстве осуществляется благодаря разнообразным средствам электронной связи. Это удобно, комфортно, быстро, безопасно и т.д. Современные электронные коммуникации поддерживаются посредством компьютера, подключенного к сети. Также в ней происходит обмен файлами и сообщениями, непосредственная виртуальная связь с коллегами при помощи сетевой системы электронной почты (для чего используется одна или несколько информационных служб, обеспечивающих контакты с партнерами) и для факсимильных сообщений для связи с людьми и фирмами, которые не имеют подключения к электронной почте.
Электронная почта (e-mail) базируется на сетевом использовании компьютеров, она позволяет пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам. Сеть может быть использована как однонаправленная связь, так и двухсторонняя (многократный процесс отправки и принятия сообщений по электронной почте).
Компьютерные сетевые конференции основаны на применении компьютерных систем для обмена информацией между сотрудниками, решающими определенную проблему. Преимущество данной технологии заключается в том, что количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем во время проведения аудио- или видеоконференций. Кроме того, у пользователей сети есть возможность одновременного доступа к практически неограниченным объемам накопленной информации.
Видеотекст как вид технологически обработанной информационной коммуникации, основан на использовании компьютера для получения отображения сменяемых друг друга текстовых и графических данных на экране монитора. Это своего рода электронный аналог телеграфной информационной ленты, применяемой в различных телеграфных и информационных агентствах прошлого.
В любой фирме со временем накапливается большое количество документов. Их бывает так много, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому эффективным представляется архивирование не самого документа, а его образа (изображения) в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) - перспективная офисная технология, основанная на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение в любой момент может быть выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями.
Аудиопочта представляет собой систему компьютерной связи для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, где вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера происходит его передача посредством телефона, таким же образом осуществляется и получение информации. Данная система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Реализация аудиопочты происходит также в сети.
Почта для передачи аудиосообщений эффективно используется в различных областях человеческой деятельности, где необходима оперативность и однозначность передаваемого блока информации. Главное преимущество аудиопочты по сравнению с электронной в ее простоте - нет необходимости ввода данных с клавиатуры при ее использовании.
Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Легитимность любой деятельности легче подтверждается тогда, когда она сопровождается документооборотом с высокой степенью защищенности от возможных несанкционированных изменений или двояких толкований. Поэтому факс-аппаратура еще долго будет стоять на вооружении деловых кругов.
Аудиоконференция представляет собой голосовое общение нескольких лиц, которые находятся в различных географических точках, посредством использования системы коммуникаций, компьютерных технологий или селекторно-телефонной связи.
Техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, что позволяет взаимодействовать более чем двум участникам, при этом не требуется обязательного наличия компьютера. Аудиоконференции позволяют избежать или значительно сократить время и ненужные затраты на командировки.
Видеоконференция - система с двухсторонней передачей видеоизображений. Данная система связи используется коммуникантами, удаленными друг от друга на значительное расстояние, но при обязательном условии участия всех членов коммуникации в визуальном контакте. Известен целый ряд специфичных видов деловых связей, когда важное значение имеет не только что, но и как выглядит говорящий. Невербальное поведение участников коммуникации часто содержит в себе значительную долю информации, необходимой для оценки истинности намерений собеседников. Кроме этого, с применением можно добиться у потенциального зрителя эффекта присутствия или сопричастности. Проведение видеоконференций осуществляется без применения компьютера. Посредством видеоаппаратуры, одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, вместе с тем данный тип связи позволяет привлечь к решению проблем максимальное количество людей, территориально удаленных от главного офиса.
Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:
- односторонняя видео- и аудиосвязь (сигналы идут только в одном направлении, например, от руководителя проекта к исполнителям);
- односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь (дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником);
- двухсторонняя видео- и аудиосвязь (видео- и аудио-связь между всеми участниками конференции).
Один из самых современных, эффективных и надежных способов передачи информации - это связь, осуществляемая с помощью коммуникационных компьютерных сетей. Компьютер, включенный через модели в единую сеть телефонных или спутниковых каналов связи, существенным образом расширяет возможности оперативной связи.
Сейчас трудно себе представить, как работали люди в эпоху, предшествующую появлению электронных средств связи. Деловая переписка с помощью e-mail стала непременным атрибутом жизни глобальных корпораций и совсем маленьких фирм. Ведь первое, что делает человек, придя в офис и включив компьютер, - проверяет почту.
Почтовая машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком и немедленно передаст сообщение адресату при включении в сеть его компьютера.
Возникает уникальная возможность быстро ознакомить практически любой круг корреспондентов с различными документами, проектами и т.п. и оперативно получать ответ на эти материалы. В настоящее время компьютеры в России объединены глобальной сетью Интернет, которая связана с другими европейскими сетями и со всем миром. Сеть Интернет позволяет получить доступ к актуальным источникам информации, сводкам биржевых новостей, а также разместить рекламу и электронный офис компании.
Для написания делового письма используется официально-деловой стиль русского языка, подразумевающий следующие особенности:
1) высокая степень употребления терминированной лексики. Например: собственник, закон, дотация;
2) именной характер речи, выражающийся в употреблении отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие. Например: решение вопроса (вместо «решить вопрос»), погашение кредита (вместо «погасить кредит);
3) частота применения отыменных предлогов и предложных сочетаний. Например: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в целях;
4)стандартизация предложений и словосочетаний, которые используются как готовые формулы написания. Например: в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью;
5) особый принцип построения текста: дробление на темы, подтемы, изложение мысли по пунктам. Общая тематическая ограниченность;
6) надличностный характер изложения;
7) отсутствие эмоциональности, умеренное использование экспрессии;
8) высокая степень этикетных требований, а именно обилие этикетных текстов. Например: «Добрый день (утро, вечер)!»; «Уважаемые коллеги!»;
9) лаконичность и внятность изложения.
С развитием телекоммуникаций все большее количество деловых людей начинают работать в режиме реального времени, когда абонент получает сообщение в течении незначительного промежутка времени в пределах нескольких секунд после отправки его собеседником.
Сегодня трудно найти интернет-пользователя, который никогда не работал с интернет-пейджерами. Идентификационные номера ICQ стали одним из стандартов при обмене контактной информацией, как между знакомыми, так и между деловыми партнерами. Такое признание является лучшим доказательством того, что в список современных средств сетевых коммуникаций в деловом мире незаметно вошел еще один участник, прочно занявший уникальную нишу.
В результате исследований выявлено, что сотрудники фирм - пользователи интернет-пейджера ICQ активно общаются между собой, решая текущие проблемы, скидывая ссылки на те или иные документы, что облегчает процесс взаимодействия внутри компании. Также у каждого сотрудника в контакт-листе ICQ находятся партнеры, подрядчики, журналисты и так далее. И здесь тоже достаточно много преимуществ.
Углубленные интервью с некоторыми пользователями выявили иерархию доверия между деловыми партнерами в зависимости от используемого канала общения. Телефон применяется на начальном этапе, когда доверие и заинтересованность в контакте -- по крайней мере одной из сторон - достаточно низки. Начало связи по электронной почте свидетельствует о налаживании более тесных связей и появлении высокой степени заинтересованности.
Обмен идентификационными номерами IM знаменует самый высокий уровень доверия, синергию деловых и дружеских отношений. Респонденты не скрывали, что запросы по интернет-пейджерам имеют более высокий приоритет выполнения, нежели полученные по электронной почте. По прогнозам аналитиков их популярность превзойдет даже электронную почту. Этот факт поставит компании перед необходимостью придания IM статуса официального средства делового общения.
Согласно исследованиям, при телефонном разговоре можно передать только десятую часть транслируемой информации. А в случае, когда есть возможность видеть собеседника, производительность передачи информации достигает 60%.
Телеконференция - это электронная газета, состоящая целиком из объявлений ее подписчиков (электронная доска объявлений). Когда ваше электронное сообщение или вопрос предназначено для широкой публики, а не для конкретного адресата, разумно воспользоваться электронной доской объявлений, а не электронной почтой.
В сети Интернет функционируют сотни тысяч телеконференций, из них наиболее обширные - коммерческие. При подписке (за плату) на определенную конференцию информация периодически подбирается и хранится в персональном «почтовом ящике» узлового компьютера, откуда ее можно получить при обращении. Имеется возможность послать или получить факсимильное или телексное сообщение, однако для получения информации через сеть следует специально кодировать адреса.
Для удобства телеконференции разбиты по темам, любой абонент сети может участвовать в понравившихся телеконференциях - подписаться на них, получать из них материалы и отправлять туда свои объявления. Конференции можно посещать, т.е. читать помещенные в них статьи, отвечать на сообщения других авторов и размещать свои собственные. Обычно в каждой телеконференции существует свой устав, определяющий ее тематику и правила ее использования.
Электронные форумы - это место, где можно обсуждать. Каждый участвует в обсуждении, в результате этой дискуссии получают правильный ответ или вывод, что способствует укреплению полученных знаний. Каждый имеет возможность задавать вопросы, уточнять, отвечать, т.е. активно участвовать в процессе обсуждения.
Чаты - интерактивное общение в режиме реального времени с использованием специальных почтовых программ ( ICQ и т.п.). Чаты эффективны для небольших групп участников - от двух до пяти человек. При необходимости, если в чате должны участвовать более пяти человек, необходимо заранее четко оговаривать последовательность выступлений, ход дискуссии и правила общения участников друг с другом.
Влияние Интернет на нашу жизнь все более и более возрастает. В настоящее время пользователей Интернет около 258 миллионов. 3,6 миллионов новых Веб страниц появляется каждые 24 часа.
Интернет - это уникальное средство общения, удаляющее расстояния, создающее единое информационное пространство в мире. Это инфраструктура, посредством которой можно
· передавать, принимать информацию, управлять ею и представлять ее;
· обеспечивать доступ к интеллектуальному достоянию всего мира.
· обеспечивать связь между людьми и народами.
· обеспечивать быстрые методы ведения дел.
Заключение
Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Важно учитывать, что коммуникативные процессы между персонифицированными субъектом и объектом управления (т.е. между начальником и подчиненным) существенно отличаются от информационного обмена в технических устройствах.
Межличностная коммуникация и по своему содержанию и по своей форме обладает важными специфическими чертами. Эта специфика проявляется в следующих особенностях:
а) в характере процесса обратной связи;
б) наличии коммуникативных барьеров;
в) наличии феномена коммуникативного влияния;
г) существовании различных уровней передачи информации.
Современный уровень развития технических средств демонстрации не только расширяет географию делового общения, но и реализует полный комплекс зрительно-речевых коммуникаций. Видеоконференции, позволяющие устраивать совместные мероприятия партнеров из разных городов, стран и даже частей света, позволяют деловым людям сэкономить значительные средства и время, затрачиваемые ими на дорогу.
Список использованной литературы
1. Дудина И. А. Деловые переговоры. Искусство и ремесло; Феникс, ВолГУ - Москва, 2010. - 448 c.
2. Ковальчук А. С. Основы делового общения; Дашков и Ко - Москва, 2010. - 300 c.
3. Коноваленко М. Ю., Коноваленко В. А. Деловые коммуникации; Юрайт - Москва, 2012. - 480 c.
4. Кузнецов И. Н. Деловой этикет; Инфра-М - 2011. - 352 c.
5. Шеламова, Г.М. Деловая культура и психология общения: Учебник для начального проф. образования / Г.М. Шеламова. - М.: ИЦ Академия, 2013. - 192 c.
6. Мартова Т. В. Этика деловых отношений; Феникс, Экор-Книга - Москва, 2009. - 256 c.
7. Павлова Л. Г. Основы делового общения; Феникс - Москва, 2009. - 320 c.
8. Самохвалова А. Г. Деловое общение. Секреты эффективных коммуникаций; Речь - Москва, 2012. - 336 c.
9. Самыгин С. И., Руденко А. М. Деловое общение; КноРус - Москва, 2012. - 440 c.
10. Медведева Г. П. Деловая культура; Академия - Москва, 2011. - 272 c.