Главная | Обратная связь

КАРТКА обліку документів та видань з грифом «Для службового користування» - в Інструкції

Тема: Правила роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію

1. Яким чином здійснюється приймання і облік (реєстрація) документів з грифом «Для слу­жбового користування»

Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом «Для слу­жбового користування» здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації, дотримуючись вимоги одно­разової реєстрації. Кореспонденція з грифом «Для службового ко­ристування», що надходить до організації, приймається і перевіря­ється централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому обов'язково звіряються номери, перераховується кількість сторінок та примірників доку­ментів, перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідно­му листі. У разі відсутності документів або додатків до них склада­ється акт у двох примірниках за формою 1 (зразок форми 1 наво­диться нижче), один з яких направляється відправнику.

Якщо кореспонденцію доставлено у неробочий час, то вона приймається постійним черговим. Якщо в організації немає постій­ного чергового, то документи «Для службового користування» до­ставлять у неробочий час заборонено.

Документи з грифом «Для службового користування», які на­дійшли помилково, повертаються відправникові або пересилаються адресатові.

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні докумен­ти з грифом «Для службового користування». Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кі­лькістю примірників. Облік документів та видань «Для службового користування» здійснюється у спеціальному журналі за формою 2 або на картках за формою 3 (наводяться нижче), окремо від обліку іншої кореспонденції.

ЖУРНАЛ обліку документів та видань з грифом «Для службового користування» -вІнструкції

КАРТКА обліку документів та видань з грифом «Для службового користування» - в Інструкції

Облік магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового ко­ристування» ведеться окремо від обліку паперових носіїв. З цією ме­тою створюється окремий журнал або заповнюється окрема картка.

Загальним для всіх журналів, у яких реєструється документація з грифом «Для службового користування», є нумерація сторінок, про­шнуровування журналів та їх опечатування. На останній сторінці ро­биться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується пра­цівником канцелярії та завіряється печаткою «Для пакетів».

У тому випадку, коли обсяг документів з грифом «Для службо­вого користування» незначний, вони можуть реєструватися в жур­налах реєстрації несекретної документації, однак при цьому в жур­налі або на картці до номера реєстрації додають позначку «ДСК».

На кожному документі «Для службового користування» при ре­єстрації проставляється штамп, в якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження, а проходження документів у структурних підрозділах організації по­винно своєчасно відображатися на картках та в журналах.