Главная | Обратная связь

Яким чином забезпечується схоронність документів та перевірка їх наявності?

Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (схо­вищах), які надійно замикаються і опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

Справи з грифом «Для службового користування» видаються для роботи, як правило, на один день, тобто наприкінці робочого дня вони повинні бути повернені до канцелярії або до структурного підрозділу, де вони зберігаються. У разі необхідності з дозволу керівника документи можуть видаватися і на строк, який дано вико­навцеві для виконання завдання, однак при цьому вони повинні зберігатися відповідним чином у шафах, які закриваються і до яких не мають доступу сторонні особи. Передача документів з грифом «Для службового користування» іншим співробітникам здійсню­ється лише через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

Справи з грифом «Для службового користування» забороняєть­ся виносити за межі організації. Документи можуть бути винесені за межі організації з дозволу керівника для погодження їх виконан­ня з іншими організаціями у межах населеного пункту. У разі якщо документи потрібні для проведення роботи з ними в іншому насе­леному пункті, то їх надсилають туди заздалегідь, а після завер­шення роботи повертають назад у спосіб, передбачений законодав­ством. Забороняється перевозити документи з грифом «Для служ­бового користування» окремим особам, які їдуть у відрядження до іншого населеного пункту. З дозволу керівника організації докуме­нти можуть перевозитися групою осіб, що їдуть у відрядження, за умови якщо їх не менше двох або якщо документи перевозить озброєний працівник.

У разі зміни відповідального за збереження документів з гри­фом «Для службового користування» працівника складається акт прийому-передачі документів, який затверджує керівник організації чи структурного підрозділу.

Щорічно комісією, що призначається наказом керівника і до складу якої обов'язково включаються особа, якій доручено облік та зберігання цих документів, а також керівник режимно-секретного підрозділу, здійснюється перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування». Результати перевірки наявності оформляються.

Про факти втрати документів з грифом «Для службового кори­стування» робиться відповідне повідомлення керівнику організації, який призначає комісію для розслідування факту втрати документів чи розголошення відомостей, що містяться в них. Комісія готує ви­сновок, який затверджує керівник організації. До документів з об­ліку справ з грифом «Для службового користування» вносяться да­ні про втрату матеріалів, а на осіб, які причетні до втрати докумен­тів або розголошення відомостей, що містяться в них, накладається дисциплінарна або цивільно-правова відповідальність згідно із за­конодавством.

10. Яким чином обліковуються, зберігаються і використовуються печатки, штампи та бланки. Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 затверджена інструкція щодо обліку, зберігання і викорис­тання печаток, штампів і бланків. Відповідно до неї обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням ор­ганізацій; бланки з кутовим та повздовжнім штампами організацій, що мають необхідний трафаретний текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвід­чення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види пере­пусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвід­чення), трудові книжки.

Наказом керівника організації призначаються особи, які персо­нально відповідають за облік та зберігання печаток Облік печаток та штампів ведеться у журналі за такою формою:

ЖУРНАЛ обліку та видачі печаток і штампів – в Інструкції

Облік бланків ведеться у журналі за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнал має таку форму: