 |
|
ПРОЕКТУВАННЯ БАЗИ ДАНИХ MICROSOFT ACCESS
У Microsoft Access, перш ніж створювати таблиці, форми і інші об’єкти необхідно задати структуру бази даних. Хороша структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.
На першому етапі проектування бази даних необхідно визначити мету створення бази даних, основні її функції і інформацію, яку вона повинна містити. Тобто потрібно визначити основні теми таблиць бази даних і інформацію, яку міститимуть поля таблиць.
База даних повинна відповідати вимогам тих, хто безпосередньо з нею працюватиме. Для цього потрібно визначити теми, які повинні покривати база даних, звіти, які вона повинна видавати, проаналізувати форми, які зараз використовуються для запису даних, порівняти створювану базу даних з добре спроектованою, подібною нею базою.
2. Визначення таблиць, які повинна містити база даних
Одним з найбільш складних етапів в процесі проектування бази даних є розробка таблиць, оскільки результати, які повинна видавати база даних (звіти, вихідні форми і ін.) не завжди дають повне уявлення про структуру таблиці.
При проектуванні таблиць зовсім не обов’язково використовувати Microsoft Access. Спочатку краще розробити структуру на папері. При проектуванні таблиць, рекомендується керуватися наступними основними принципами:
§ Інформація в таблиці не повинна дублюватися.
§ Не повинно бути повторень і між таблицями.
Коли певна інформація зберігатися тільки в одній таблиці, то і змінювати її доведеться тільки в одному місці. Це робить роботу ефективнішою, а також унеможливлює незбіжність інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці повинні міститися адреси і телефони клієнтів.
§ Кожна таблиця повинна містити інформацію тільки на одну тему.
Відомості на кожну тему обробляються набагато легше, якщо міститися вони в незалежних один від одного таблицях. Наприклад, адреси і замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, з тим, щоб при видаленні замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.
3. Визначення необхідних у таблиці полів
Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі відомості по темі таблиці. Наприклад, в таблиці з даними про клієнта можуть міститися поля з назвою компанії, адресою, містом, країною і номером телефону. При розробці полів для кожної таблиці необхідно пам’ятати:
§ Кожне поле має бути пов’язане з темою таблиці.
§ Не рекомендується включати в таблицю дані, які є результатом аналітичного виразу.
§ У таблиці має бути присутньою вся необхідна інформація.
§ Інформацію слід розбивати на найменші логічні одиниці (Наприклад, поля «Ім’я» і «Прізвище», а не загальне поле «Ім’я»).
4. Завдання індивідуального значення кожному полю.
З тим щоб Microsoft Access міг зв’язати дані з різних таблиць, наприклад, дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле або набір полів, які задаватимуть індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле або набір полів називають основним ключем.
5. Визначення зв’язків між таблицями.
Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв’язку даних в різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв’язки між таблицями.
Бажано вивчити зв’язки між таблицями у вже існуючій базі даних.
6. Оновлення структури бази даних.
Після проектування таблиць, полів і зв’язків необхідно ще раз проглянути структуру бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними.
Для перевірки необхідно створити декілька таблиць, визначити зв’язки між ними і ввести декілька записів в кожну таблицю, потім подивитися, чи відповідає база даних поставленим вимогам. Рекомендується також створити чорнові вихідні форми і звіти і перевірити, чи видають вони необхідну інформацію. Крім того, необхідно виключити з таблиць всі можливі повторення даних.
7. Додавання даних і створення інших об’єктів бази даних.
Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна вводити всі дані. Потім можна створювати будь-які запити, форми, звіти, макроси і модулі.
8. Використання засобів аналізу в Microsoft Access.
У Microsoft Access існує два інструменти для удосконалення структури баз даних. Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, у разі потреби пропонує нову її структуру і зв’язки, а також переробляє її.
Аналізатор швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації щодо її поліпшення, а також здійснює їх.
Порядок виконання роботи:
1. Ознайомитись з поняттями типів даних у СУБД MS Access, підготувати та законспектувати основні теоретичні відомості про порядок та засоби проектування баз даних.
2. Вибрати об’єкт інформаційного моделювання, визначити систему його характеристик, що підлягають відображенню в базі даних, побудувати концептуальну модель об’єкта - множину атрибутів.
3. Побудувати опис схеми бази даних в термінології СУБД MS Access: ім’я поля, тип поля, довжина, [дробова частина].
4. Визначити властивості полів таблиць.
5. Побудувати логічну схему бази даних, яка є підмножиною концептуальної схеми таким чином, щоб вона містила атрибути всіх типів, що підтримуються СУБД MS Access - символьні, числові, логічні, дата, текст (memo). Створити таблиці бази даних за побудованою схемою. Визначити ключові атрибути таблиць.
6. Розробити маски вводу для полів, що мають фіксований формат.
7. Розробити правила контролю значень полів таблиць.
8. Розробити списки вводу полів, що мають фіксовану множину значень.
9. Визначити ключові поля таблиць.
10. Побудувати зв’язки між таблицями.
Вказівки для підготовки до заняття.Щоб підготуватися до практичного заняття необхідно вивчити лекційний матеріал, опрацювати рекомендовану літературу, самостійно підшукати матеріали з періодичних видань, мережі Internet, які відповідають заданій темі. Виписати ключові слова і терміни, скласти термінологічний словник. Підготувати приклади для ілюстрації відповідей на теоретичні питання.
Література:
1. Семчук А.Р., Юрченко І.В. Інформатика: Навчальний посібник. –5-е вид. –Чернівці: МВІЦ”Місто”, 2006. –424с.
2. Семчук А.Р., Юрченко І.В. Інформатика: теорія, навчальний практикум.– Чернівці: МВІЦ "Місто", 2005.– 416 с.
3. Економічна інформатика / Григорків В.С., Маханець Л.Л., Білоскурський Р.Р., Якутова О.Ю., Верстяк А.В.: Навчальний посібник. – Чернівці: Книги – ХХІ, 2008. – 460 с.
За результатами роботи оформити звіт, який повинен містити:
1. Титульний лист;
2. Тему и мету практичної роботи;
3. Завдання ;
4. Результати виконання завдання;
5. Висновки.
6. Список використаних джерел.
7. Зберегти звіт у власну папку з ім’ям „Прізвище_19.doc”.
8. Підготуватися до захисту роботи у викладача.