 |
|
Методические указания
5.1. Таблица – это основа любой базы данных в MS Access, поскольку в ней хранится информация.
Создание таблицы начинается с вкладки Создание:
1. Активизировать команду Создание таблицы.
2. Перейти на вкладку Режим таблицы и выбрать режим Конструктора;
Access предложит сохранить таблицу.
3. 
Внести имя и нажать на кнопку ОК. Таблица автоматически открывается для создания структуры будущей таблицы.
4. Внести имена полей и выбрать из раскрывающегося списка типы данных;
5. Задать ключевое поле; (Для этого щёлкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле).
6. Закрыть таблицу и подтвердить сохранение ее структуры.
7. Открыть созданную таблицу двойным щелчком по пиктограмме в списке таблиц.
8. В режиме таблицы заполнить таблицу обычным способом по строчкам информацией соответствующей заголовкам полей.
9. Cохранение данных происходит автоматически. Для изменения структуры Таблицы её надо открыть в режиме Конструктора.
Если происходит изменение макета таблицы, БД попросит подтверждение сохранения этих изменений.
Рис. 5.1. Отображение таблицы в режиме конструктора.
Если в таблице намечается два ключевых поля, то для их создания сначала выделяют первое ключевое поле, затем, при нажатой клавиши Ctrl, выделяют второе, а затем применяют кнопку Ключевое поле. Бланк закрывают с подтверждением сохранениия. Созданную таблицу открывают двойным щелчком по её значку. Новая таблица имеет только названия столбцов. Заполняется таблица обычным способом. При заполнении таблицы данными, сохранение их происходит автоматически. Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то СУБД попросит подтверждение сохранения этих изменений.
5.2. Фрагмент заполнения таблицы «Абоненты»:
Таблица «Абоненты»
5.3. Фрагмент заполнения таблицы «Услуги» для абонента сети «Мегафон»:
Таблица «Услуги»
5.4. Фрагмент заполнения таблицы «Заказы»:
Таблица «Заказы»
5.5. Для установки связей между таблицами необходимо воспользоваться вкладкой Работа с базами данных / кнопкой Схема данных 
. В окне Схема данных открывается окно Добавление таблицы:
- в окне из списков выбрать поочередно таблицы, между которыми создаются связи;
- закрыть окно Добавление таблицы. Искомые таблицы появятся в окне Схема данных (рис. 5.2);
Рис. 5.2. Схема межтабличных связей.
- выделить в 1-й таблице ключевое поле и с помощью мыши перетащить его на одноименное поле 2-й таблицы.
При отпускании кнопки мыши откроется диалоговое окно Изменение связей (рис. 5.3):
- установить флаги Обеспечение целостности данных, каскадное обновлением связанных полей, каскадное удаление связанных записей;
- щёлкнуть по кнопке Создать (ОК). Появится связь 1:М.
5.3. Диалоговое окно изменение связей.
Флаг Обеспечение целостности данных позволяет: исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны поля других таблиц.
Флаги Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей позволят при удалении данных в ключевом поле главной таблицы автоматически удалить соответствующие данные в полях связанных таблиц.
5.6. Для отображения записей в определенном порядке используют сортировку данных. Для этого в таблице выделяют соответствующий столбец, а затем выбирают одну из команд:
Сортировка по возрастанию (кнопка 
) или
Сортировка по убыванию (кнопка 
).
5.7. Для задания режима вывода записей по определенным полям, числам и другим символам используются разного рода фильтры 
.
Для отображения записей с определенными символами, необходимо выделить эту часть поля (символы) и воспользоваться режимом фильтра Выделение. После этого будут отражены записи, в которых присутствуют выделенные значения (символы).
Если нужно установить режим фильтрации не по одному, а по нескольким условиям, то после установки первого условия, задать тот же режим, но выделив при этом новые необходимые символы.
Для удаления фильтра используется команда Очистить фильтры 
. На рис. 5.4 показаны примеры использования фильтров, путем отображения из соответствующих списков 
нужных команд.
Рис 5.4. Применение фильтра по заданному условию.
5.8. Для отбора записей в разнообразных формах, в соответствии с выбранными условиями готовятся запросы. Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде, а также для составления выражений.
При создании запроса сначала следует определить:
· поля, которые должны быть включены в запрос;
· каким образом должны быть отсортированы данные;
· условия отбора, которые должны быть использованы в запросе.
Для создания запроса необходимо:
1. 
Открыть вкладку Создание и щёлкнуть по кнопке Конструктор запросов. 
Появятся бланк запроса в режиме конструктора и окно Добавление таблицы (рис. 5.5).
2.В окне Добавление таблицы поочередно выделить нужные таблицы и нажать на кнопку Добавить. MS Access добавит эти таблицы в верхнюю часть бланка запроса.
3.Закрыть окно Добавление таблицы и перейти к работе с бланком Таблицы появятся в верхней части бланка запроса (рис. 5.5),
|
|
Рис. 5.5. Создания нового запроса.
В бланке запроса (рис.5.5):
- Поле – это строка, содержащая имя поля (из списка полей), которое включается в запрос. Она может содержать и выражение.
- Имя таблицыпоказывает имя таблицы, из которого взято поле.
- Сортировкапозволяет указать, на основании каких полей будет производиться сортировка записей.
- Вывод на экран определяет, будет ли данное поле выводиться на экран.
- Условие отборапозволяет включать или не включать записи в результирующую таблицу. Задаются с помощью операторовANDиOR.