Здавалка
Главная | Обратная связь

ФОРМА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ОТОБРАЖЕНИЯ ЭИ



Носителями ЭИ являются документы.

Документ – это информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющим юридическую силу.

Документ содержит в зафиксированном виде набор реквизитов (полей), обладает смысловым содержанием и структурой данных.

Основные характеристики документов:

· функция управления, которой соответствует документ;

· форма (макет) расположения информации документа;

· структура данных документа;

· жизненный цикл документа;

· маршрут движения;

· технология обработки информации документа.

Документ имеет определенное наименование, отражающее смысл содержащейся в нем информации, и форму (макет) представления реквизитов (полей), в которой определен порядок их следования, форматные свойства, а также размерные характеристики формы. Документы могут представляться:

· на типографском бланке для традиционного ручного заполнения;

· в электронном виде (электронная форма);

· в виде файла обмена на машинном носителе.

Одним из важных вопросов является правильное размещение реквизитов в ПД, т.к. от этого будет зависеть трудоемкость обработки и общая эффективность применения ПК. Форма размещения реквизитов выбирается в зависимости от характера и назначения документа. Стандартный макет формы документа содержит зоны:

1. Общая (заголовочная) зона включает постоянные реквизиты, идентифицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся: название документа, код формы, код документа или другой идентификатор экземпляра документа.

2. Предметная(содержательная) зона – для размещения реквизитов, представляющих основное содержание документа; включает реквизиты, характеризующие выполненную производственно-хозяйственные операции. Содержательная часть документа представляется в виде анкеты, таблицы или текста.

3. Оформляющая зона– предназначена для размещения реквизитов, как правило, непосредственно не участвующих в процессах обработки информации, но придающих документу юридическую силу (дата составления документа, подпись лица, удостоверяющего документ).

Жизненный цикл документа - это интервал времени от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи документа в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа - документооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления.

Классификация документов:

1. Согласно длительности жизненного цикла различают:

· документы длительного срока пользования; содержат нормативно-справочную или иную условно-постоянную информацию, сохраняющую свою актуальность для многократного решения задач;

· документы короткого срока пользования, содержат оперативную информацию, актуальную для однократного решения задач.

2. По отношению к подразделению:

· внешние, поступающие из других подразделений предприятия и от внешних организаций,

· внутренние, формируемые внутри подразделения;

3. По способу использования:

· разовые, для оформления однократно совершаемой хозяйственной операции,

· накопительные, применяемые для многократно совершаемых однотипных операций в течение некоторого отрезка времени;

4. По числу отражаемых учетных объектов:

· однострочные, отражающие выполнение одной производственно-хозяйственной или финансовой операции,

· многострочные - несколько выполненных производственно-хозяйственных или финансовых операций;

5. По способу заполнения:

· ручные,

· машинного заполнения с помощью средств вычислительной техники и программ;

6. В соответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота:

· первичные документы, отражающие выполнение любой производственно-хозяйственной или финансовой операции, подтверждающие ее свершение, законность и достоверность,

· производные документы, содержащие результатную информацию, полученную в результате обработки данных. Производные документы м/называться выходными документами и отчетами;

7. В зависимости от функций управления, для которой используются:

· нормативные,

· плановые,

· учетные,

· расчетные,

· аналитические и др.

В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители. Причем в последнем случае документы, как правило, объединяются в информационную базу, что упрощает организацию их хранения, передачи и обработки.

Схема документооборота определяет для каждой формы документа состав и регламент выполнения операций технологического процесса обработки данных документов (место, время, содержание действия). Для представления схемы документооборота используются средства графического и аналитического описания.







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.