ФОРМА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ОТОБРАЖЕНИЯ ЭИ ⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 4
Носителями ЭИ являются документы. Документ – это информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющим юридическую силу. Документ содержит в зафиксированном виде набор реквизитов (полей), обладает смысловым содержанием и структурой данных. Основные характеристики документов: · функция управления, которой соответствует документ; · форма (макет) расположения информации документа; · структура данных документа; · жизненный цикл документа; · маршрут движения; · технология обработки информации документа. Документ имеет определенное наименование, отражающее смысл содержащейся в нем информации, и форму (макет) представления реквизитов (полей), в которой определен порядок их следования, форматные свойства, а также размерные характеристики формы. Документы могут представляться: · на типографском бланке для традиционного ручного заполнения; · в электронном виде (электронная форма); · в виде файла обмена на машинном носителе. Одним из важных вопросов является правильное размещение реквизитов в ПД, т.к. от этого будет зависеть трудоемкость обработки и общая эффективность применения ПК. Форма размещения реквизитов выбирается в зависимости от характера и назначения документа. Стандартный макет формы документа содержит зоны: 1. Общая (заголовочная) зона включает постоянные реквизиты, идентифицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся: название документа, код формы, код документа или другой идентификатор экземпляра документа. 2. Предметная(содержательная) зона – для размещения реквизитов, представляющих основное содержание документа; включает реквизиты, характеризующие выполненную производственно-хозяйственные операции. Содержательная часть документа представляется в виде анкеты, таблицы или текста. 3. Оформляющая зона– предназначена для размещения реквизитов, как правило, непосредственно не участвующих в процессах обработки информации, но придающих документу юридическую силу (дата составления документа, подпись лица, удостоверяющего документ). Жизненный цикл документа - это интервал времени от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи документа в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа - документооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления. Классификация документов: 1. Согласно длительности жизненного цикла различают: · документы длительного срока пользования; содержат нормативно-справочную или иную условно-постоянную информацию, сохраняющую свою актуальность для многократного решения задач; · документы короткого срока пользования, содержат оперативную информацию, актуальную для однократного решения задач. 2. По отношению к подразделению: · внешние, поступающие из других подразделений предприятия и от внешних организаций, · внутренние, формируемые внутри подразделения; 3. По способу использования: · разовые, для оформления однократно совершаемой хозяйственной операции, · накопительные, применяемые для многократно совершаемых однотипных операций в течение некоторого отрезка времени; 4. По числу отражаемых учетных объектов: · однострочные, отражающие выполнение одной производственно-хозяйственной или финансовой операции, · многострочные - несколько выполненных производственно-хозяйственных или финансовых операций; 5. По способу заполнения: · ручные, · машинного заполнения с помощью средств вычислительной техники и программ; 6. В соответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота: · первичные документы, отражающие выполнение любой производственно-хозяйственной или финансовой операции, подтверждающие ее свершение, законность и достоверность, · производные документы, содержащие результатную информацию, полученную в результате обработки данных. Производные документы м/называться выходными документами и отчетами; 7. В зависимости от функций управления, для которой используются: · нормативные, · плановые, · учетные, · расчетные, · аналитические и др. В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители. Причем в последнем случае документы, как правило, объединяются в информационную базу, что упрощает организацию их хранения, передачи и обработки. Схема документооборота определяет для каждой формы документа состав и регламент выполнения операций технологического процесса обработки данных документов (место, время, содержание действия). Для представления схемы документооборота используются средства графического и аналитического описания. ©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|