 |
|
Основные свойства, функции и признаки документа
Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)
сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.
обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)
сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.
Требования, предъявляемые к управленческой информации
Полнота
Оперативность
Достоверность
Адресность
Доступность для восприятия.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.
Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
^ Функции документа
Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека).
Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).
Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.
Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).
Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).
^ Классификация документов
по способу документации:
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фото-, фонодокументы;
по сфере использования:
организационно-распорядительные;
финансово-бухгалтерские;
научно-технические;
по труду;
отчетно-статистические и другие
по месту составления:
входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправленные из организации);
внутренние (составленные и использованные в самой организации);
по грифу ограничения доступа:
открытые (несекретные);
с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»).
по происхождению:
официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
личные (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными).
по юридической значимости:
подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
дубликаты (повторные экземпляры подлинного документа, имеющие юридическую силу).
по форме изложения:
индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);
трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);
типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);
по срокам хранения:
постоянного хранения;
долговременного хранения (свыше 10 лет);
временного хранения (до10 лет).
^ Понятие об организационной технике
Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов носит название средства организационной техники (оргтехника).
Цель использования средств оргтехники — сокращение трудозатрат на обработку информации и создание комфортных условий работы сотрудников.
^ Классификация средств оргтехники по функциональному признаку
Носители информации
носители информации на бумажной основе (несветочувствительные)
носители для репрографических процессов ( термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования)
микроносители визуальной и звуковой информации ( кино и фото пленка, микрофильмы, магнитные ленты, CD диски и др.)
Средства составления и изготовления документов:
ручные пишущие средства (ручки, карандаши)
пишущие машины
диктофонная техника
компьютерные печатающие устройства (принтеры (струйные, матричные, лазерные); плоттеры и графопостроители).
Средства репрографии и оперативной полиграфии.
Средства обработки документов.
^ Средства хранения, поиска и транспортировки документов.
Средства электросвязи.
Офисная мебель и оборудование.
Другие средства оргтехники.
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой (конторская мелочь, карандаши, ручки, ластики, степлеры, клей, скрепки, и т.д.)
^ Раздел 2. Структура документа