Организация документооборота на предприятии

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения,

отправки или сдачи вдело.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки:

1.прием входящих документов,

2.предварительное рассмотрение документов секретарем,

3.регистрация документов,

4.доклад руководителю о полученных документах.

5.принятие решения руководителем,

6.направление документов на исполнение, У.контроль исполнения документов,

8.исполнение документов,

9.формирование документов в дела,

10.использование документов в справочно-информационной работе,

1 (.определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение

документов).

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них

обязанностей между работниками предприятия. Большой вклад в совершенствование работы с документами

предприятия может внести секретарь-референт руководителя, т.к. значительная часть делопроизводственных

операций выполняется на его рабочем месте.

Регистрация документов

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей

записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная

Централизованная система регистрации - это осуществление всех регистрационных операций в одном месте или

одним работником, например. секретарем-референтом.

Децентрализованная система - это регистрация документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях)

Смешанная система - когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в

структурных подразделениях.

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при

его перемещениях внутри предприятия.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие

документы, исходящие документы, внутренние документы, контракты коммерческие, документы, имеющие гриф

«КГ». В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и

исходящих документов. Регистрации подлежат не вес документы.

В список нерегистрируемых документов включают: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма,

прайс-листы, каталоги, печатные издания, извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой

«лично», программы конференции, совещаний и т.п.