 |
|
Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду
12.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду, бланки документів із проставленими на нижньому полі зворотного боку порядковими номерами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.
Облік печаток і штампів ведеться у журналі обліку печаток і штампів суду (Додаток 12), бланків документів – у журналі обліку бланків суду окремо за їх видами.
Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у журналі обліку бланків суду.
12.2. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.
Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.
12.3.Порядок використання, зберігання, знищення гербової печатки та інших печаток і штампів суду, а також посадові особи, відповідальні за їх використання, зберігання, знищення, визначаються організаційно-розпорядчим документом голови суду.
12.4. Відбитком гербової печатки суду засвідчуються:
копії судових рішень, постановлених судом;
акти виконання робіт;
відгуки на дисертації, що направляються до Департаменту атестації кадрів Міністерства освіти і науки України, та на автореферати дисертацій;
договори про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, договори підряду, оренди приміщень, про виконання робіт тощо;
подання та клопотання про нагородження;
титульні списки;
урядові телеграми;
акти звірки розрахунків;
журнали реєстрації довіреностей;
листи щодо фінансових операцій (гарантійні, узгоджувальні тощо);
розрахунки вихідної допомоги суддям;
документи, що застосовуються у процесі виконання бюджету;
інші документи, на яких наявність відбитку гербової печатки суду передбачена нормативно-правовими актами.
У судах, що розташовані в декількох приміщеннях, також можуть використовуватися номерні гербові печатки.
12.5. Відбитком малої гербової печатки суду засвідчуються посвідчення працівників апарату, документи суду з кадрової роботи, інші документи, визначені розпорядженням голови або керівника апарату суду.
12.6. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або на окремо виділеному для цього місці з позначкою "МП".
12.7 Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом з відповідною відміткою про це в журналах обліку.
Акт складається у двох примірниках, один з яких зберігається у службі діловодства, другий – у підрозділі, печатки та штампи якого знищувалися.
Печатки та штампи знищуються таким чином: металеві вироби – шляхом обпилювання двома перехресними лініями; гумові, каучукові деталі – розрізанням на малі нез’єднувані, невідновлювані частини; пластмасові – шляхом механічного розбивання на такі ж нез’єднувані, невідновлювані частини.
12.8. У разі використання судом бланків документів із проставленими на нижньому полі зворотного боку порядковими номерами (Додаток 13) такі бланки виготовляються за дорученням керівника апарату суду та підлягають обліку у журналі обліку пронумерованих бланків документів суду.
12.9. Журнал обліку використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду включається до номенклатури справ суду. Даний журнал прошивається, нумерується, підписується головою суду та опечатується.
У журналі повинні міститись відбитки всіх печаток і штампів, що використовуються в діяльності суду, а також підписи відповідальних працівників (осіб).