 |
|
Основні рекізити документів та їх характеристика
Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і порядок їхнього розташування різний. Однак існують встановлені єдині моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок, що відповідає вимогам чинних державних стандартів.
Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів:
1. Державний герб України.
2. Емблема організації чи підприємства.
3. Зображення державних нагород.
4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Назва міністерства або відомства.
7. Повна назва організації, установи чи підприємства.
8. Назва структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс (вихідний номер документа),
13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.
14. Місце укладання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатка.
23. Підпис.
24. Гриф погодження .
25. Віза.
26. Печатка.
27. Відмітка про засвідчення копії.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.
30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.
31. Відмітка про надходження документа.
32. Запис про державну реєстрацію.
Загальні правила оформлення реквізитів такі:
1. Державний герб України - Тризуб.
Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
2. Емблема організації чи підприємства.
Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
3. Зображення державних нагород.
Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
4. Код підприємства, установи, організації. Розташовується у верхньому правому кутку.
5. Код форми документа.
Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа (назва вищої установи або засновника).
Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку.
7. Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа.
Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку під попереднім реквізитом. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
8. Назва структурного підрозділу.
Розташовується у верхньому лівому кутку або під попереднім реквізитом. Дозволяється друкувати машинописним способом. Усі реквізити, що позначають автора документа, розміщують у такій послідовності, яка чітко передає їхню підлеглість. Усі назви подають у називному відмінку, напр.:
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, телефону, факсу, номер банківського рахунка, електронна адреса.
Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил;
10. Назва виду документа.
Розташовується зліва або посередині сторінки. Є в усіх документах, крім листів. Залежно від назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. Допомагає кращому сприйняттю тексту, його швидкій обробці, полегшує роботу з ним.
11. Дата.
Документ датують днем його створення або затвердження. Документи колегіальних органів (протоколи, акти та ін.) датують днем, коли відбулася подія, яку задокументовано. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку (заява, характеристика, автобіографія тощо), то дату ставлять під текстом зліва. Існує два способи подання дати-цифровий і цифрово-словесний.
12. Індекс.
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит забезпечує оперативний пошук документа, контроль виконання. Складається з трьох пар арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, в якому уклали документ; друга пара - номер справи за номенклатурою для підрозділу; третя пара - порядковий номер за журналом обліку
13. Посилання на індекс і дату вхідного документа. Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані установою, яка уклала чи видала документ, напр.: на №12-14/49 від 23.01.05. Таке посилання роблять у разі оформлення листа-відповіді. Це допомагає організації, що одержує лист, знайти копію документа, на який отримано відповідь. Укладач відповіді переписує дату та індекс вхідного документа.
14. Місце укладання чи видання.
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
Розташовується з правого боку під кодом форми документа. Записують від середини рядка:, Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно".
16. Адресат.
Розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Складається з таких елементів:
- назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку);
- назва структурного підрозділу (у називному відмінку);
- назва посади особи-адресата (у давальному відмінку);
- прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку);
- поштова адреса.
Кожну із частин пишуть з нового рядка. Розділових знаків між частинами не ставлять, напр.:
17. Гриф затвердження.
Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:
- слово ЗАТВЕРДЖУЮ (великими літерами без лапок);
- назва посади особи, яка затверджує документ;
- особистий підпис;
- розшифрування підпису (ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ);
- дата затвердження.
18. Резолюція.
Це напис на документі, який робить керівник установи. Він містить вказівки щодо виконання цього документа.
Розмішується у верхній лівій частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:
- прізвище та ініціали виконавця, якому буде надіслано документ;
- вказівка про порядок і характер виконання документа;
- термін виконання документа;
- особистий підпис керівника;
- дата.
19. Заголовок до тексту.
Друкують малими літерами, розміщують під назвою виду документа. Відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається прийменником про, напр.: Про порушення дисципліни; Про надання приміщення в оренду тощо. Має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
20. Відмітка про контроль.
Ставлять на документах, що вимагають виконання (вжиття певних заходів) чи відповіді, у вигляді букви К (контроль). Розташовують з лівого боку у верхній частиш поля першої сторінки документа.
21. Текст.
Основний реквізит документа. Складається з таких логічних елементів:
- вступу;
- доказу;
- закінчення.
У вступі адресата готують до сприйняття теми; у доказі викладають суть питання; у закінченні формулюють мету, заради якої складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат; мета пасивного - поінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля).
22. Відмітка про наявність додатка.
Додатки до документа можуть бути трьох видів:
а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;
в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті,.
Додатки до розпорядчого документа мусять мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому полі першої сторінки додатка.
Додатки до розпорядчих документів підписують керівники структурних підрозділів установи на останній сторінці додатка.
1) якщо документ має додатки, про які згадується у тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:
2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників.
У разі великої кількості додатків окремо складають їхній опис, а в самому документі після тексту зазначають.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами.
Обов'язковий реквізит будь-якого документа. Підписують, як звичайно, перший примірник документа. До складу підпису входять:
- найменування посади (з лівого боку);
- підпис (між назвою посади і прізвищем);
- ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч).
У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.
Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписують тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилають засвідчені канцелярією примірники.
Два підписи і більше ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб (грошово-фінансових документах, угодах тощо).
Підписи кількох службових осіб на документах розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді.
В актах, висновках та подібних документах, які уклала група або комісія, зазначають не посади осіб, які підписали документ, а розподіл їхніх обов'язків у конкретній комісії
24. Гриф погодження.
Розрізняють дві форми погодження документів - внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з відомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:
- слова ПОГОДЖЕНО;
- назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;
- особистого підпису;
- розшифрування підпису;
- дати.
Грифи погодження розташовують нижче від реквізиту "підпис" або на окремій сторінці
Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування. Віза складається з:
- особистого підпису особи, що візує;
- дати.
Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовують перед візою, напр.: Не заперечую; Не бачу підстави; Уважаю, що пункт З треба доопрацювати. Якщо зауважень чи доповнень більше, їх оформляють на окремому аркуші.
У разі внутрішнього погодження візи ставлять на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається в установі.
26. Печатка.
Печатка - це обов'язковий реквізит документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитку печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін. Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
27. Відмітка про засвідчення копії.
У правому верхньому кутку пишуть слово "Копія"; під реквізитом "підпис" - слово "Правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. Якщо потрібно, підпис засвідчують печаткою.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
Цей реквізит обов'язковий у вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:
- прізвища виконавця;
- номера його службового телефону.
Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа, 29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.
Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа. Він містить такі відомості:
- стислу довідку про виконання;
- дату скерування документа до справи;
- підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
Відмітка ,До справи " свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.
Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить:
- запис "Інформація перенесена на машинний носій";
- підпис особи, відповідальної за перенесення інформації;
- дату перенесення.
31. Відмітка про надходження документа.
Містить:
- скорочену назву організації, що отримала документ;
- дату його надходження.
Цю відмітку записують чи проставляють за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:
- назву організації;
- дату надходження;
- індекс документа.
Відмітку про надходження розташовують на нижньому правому полі першої сторінки документа.
32. Запис про державну реєстрацію.
Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідним Указом Президента України. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.