 |
|
Служебная переписка на предприятии.
Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.
Подготовка письма включает следующие стадии:
- изучение существа вопроса;
- сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;
- подготовка проекта письма;
- согласование проекта (при необходимости);
- подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.
Письмо должно имеет реквизиты:
Наименование организации и ее справочные данные;
дата, регистрационный номер;
ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
адресат;
заголовок к тексту (отвечающий на вопрос "о чем?");
текст;
отметка о наличии приложений;
подпись;
отметка об исполнителе.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. В переписке используется следующие формы изложения:
от первого лица единственного числа (прошу);
от первого лица множественного числа (просим);
от третьего лица единственного числа (организация просит);
от третьего лица множественного лица ( трудовой коллектив просит);
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
- "Согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2008 партия № 3 телевизоров "Sony", в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от ... № ...)...".
В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор».
Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем
Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:
Просим оказать содействие…
Прошу Вас…
Просим принять участие…
Прошу довести до сведения…
Просим выслать в наш адрес…
Письмо-запрос - представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:
Просим предоставить…
Просим отразить следующие вопросы…
Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:
Прошу высказать Ваше мнение о…
Прошу Вас дать поручение разработать…
Просим Вас выразить письменную поддержку…
Надеемся на плодотворное сотрудничество…
Сопроводительное письмо - сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:
Направляем информацию…
Представляем на утверждение…
Посылаем литературу…
Высылаем план…
Гарантийное письмо - составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:
Оплату гарантируем…
Качество услуг гарантируем…
Предприятие гарантирует…
Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей. В случае необходимости приводится краткий перечень полученных документов и ценностей. Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем».
Эти письма начинают так:
Подтверждаем…
Организация подтверждает…
С благодарностью подтверждаем…
Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:
Сообщаем…
Доводим до вашего сведения…
Ставим Вас в известность…
Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели:
Напоминаем, что…
Напоминаем Вам, что…
Письмо-приглашение и письмо–поздравление - может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами:
Просим принять участие…
Приглашаем Вас на …
Просим направить представителя…
Поздравляем Вас…
Сердечно поздравляем Вас…
Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.
Циркулярные письма - это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2-х экземплярах.