 |
|
Логическое построение документов.
Текст служебных документов должен содержать элементы логики, необходимые для последовательного изложения содержания. В документах различают три логических элемента - заключение, доказательство и введение.
Деловая часть письма, содержащая формулировку его цели, называется заключением. Заключению подчиняются все остальные элементы письма, например:
1) Прошу выслать проект договора на поставку обуви в 2008 г.;
2) Полученные от Вас товары по счету № 9874 от 20.01.2008 г. соответствуют предъявляемым требованиям ГОСТа.
Как видим, заключение может быть активным (первый пример) или пассивным (второй пример). Активное заключение точно указывает, какое действие должен произвести адресат. Цель пассивного заключения - уведомить адресат о каком-либо факте, обстоятельстве и т.д.
Активное заключение бывает прямым или косвенным. Прямое заключение непосредственно побуждает к определенным действиям. В зависимости от служебных отношений составителя документа и адресата обращение к ним выражается словами: "Прошу", "Приказываю", "Предлагаю", "Объявляю" и т.д.
В косвенном заключении нет непосредственного воздействия и побуждения. В нем только указывается действие, которое ожидается от адресата, например: "Необходимо срочно произвести инвентаризацию склада".
В служебной переписке лучше пользоваться прямыми активными заключениями, имеющими более определенную форму.
Кроме заключения, деловые письма содержат доказательство. Цель его - доказать адресату целесообразность, необходимость, своевременность требования, содержащегося в заключении, например: "В магазине № 3 обнаружена недостача. Предлагаю произвести документальную ревизию".
В доказательстве может быть указана цель того действия, которое должен произвести адресат согласно просьбе или приказанию, выраженному в заключении, например: "Необходимо выяснить причины недостачи в магазине № 3. Прошу произвести документальную ревизию".
В доказательстве могут быть изложены обстоятельства и доводы, показывающие необходимость выполнения требования заключения, например: "Обнаруженная недостача в магазине № 3, по заявлению заведующего, произошла в результате пересортицы. По нашему мнению, не исключена возможность злоупотреблений. Необходимо срочно выяснить действительные причины недостачи. Предлагаю произвести документальную ревизию в магазине".
Факты, доводы, соображения, приведенные в доказательствах, излагаются в самых различных вариантах в зависимости от обстоятельства дела. При этом не следует прибегать к многословным доводам и рассуждениям, несоизмеримым с заключением.
Для многих деловых писем необходимо введение. Во введении указывают причины составления документа, иногда кратко излагают историю вопроса, если необходимо ссылаются на директивы вышестоящих органов. В отдельных случаях во введении указывают зависимость между данным письмом и посланным ранее, например:
"В дополнение к приказу директора фирмы № 145 от 14.02.2008";
"На Ваш М 01-4/130 от 15.02.2008".