 |
|
Подготовка и передача документов на архивное хранение.
Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов- это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению включает:
экспертизу ценности документов;
оформление документов, сдаваемых в архив;
составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение сохранности дел;
передачу дел в архив.
Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации.
Однако некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования архивов. Перечни таких предприятий определяются в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1 и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей актов и других документов. Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:
постоянного хранения;
временного хранения (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет);
подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.
Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются.
Уничтожение документов и дел оформляется актом.
Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.
Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:
документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;
нумеруют листы дела в правом верхнем углу;
в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;
на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;
переплетают дело;
на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.
ГЛОССАРИЙ
Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.
Автоматизированное делопроизводство— делопроизводство с применением программного обеспечения, автоматизирующего согласование, регистрацию, контроль исполнения, поиск и другие процессы с документами.
Автоматизированная информационная система- информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.
Автор документа- физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Авторский признак- группировка в деле документов одного автора.
Адресат— лицо или организация — получатель документа.
Адресование документа— указание получателя документа путем проставления реквизита "адресат" в правом верхнем углу листа.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты, события или действия.
Акцепт - принятие предложения о заключении договора (контракта) одной из его сторон.
Архив — организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
Архивное хранение — хранение документов в архиве, обеспечивающее их рациональное размещение, сохранность и использование.
Баланс предприятия - финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).
Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.
Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Владелец сертификата ключа электронной подписи- физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющей с помощью средств электронной и цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).
Внешний документ- документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).
Внутренний документ— официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись- учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ— документ, поступивший на предприятие.
Выписка из документа— заверенная копия части документа.
Гарантийное письмо— служебное письмо, подтверждающее обещание выполнить взятые обязательства (по оплате, предоставлению услуг и т.п.).
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
Гриф ограничения доступа к документу- реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования- реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения- реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Директивный документ — документ, поступивший из вышестоящей организации и содержащий указания к действию.
Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.
Докладная записка - документ, адресованный руководству и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Синоним термина "делопроизводство".
Документация - оформленная по единым правилам совокупность документов.
Документирование - запись информации на различных носителях по
установленным правилам.
Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документы постоянного хранения - документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу подлинника.
Журнал учета документов - журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовочная часть документа - совокупность реквизитов: "эмблема организации", "наименование организации", "справочные данные об организации", "наименование вида документа", "дата документа", "регистрационный номер документа", "ссылка на регистрационный номер и дату документа", "заголовок к тексту".
Запрос - документ, содержащий просьбу предоставить информацию по какому-либо вопросу.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение.
Индекс (номер) дела - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индексация документов - присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.
Инструкция - нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) - документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов, а также порядок работы с ними на предприятии.
Исковое заявление - заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из организации.
Карта-заместитель - документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Коммерческая тайна — конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
Коммерческий акт - документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.
Контрагент - одна из сторон контракта, договора.
Контракт - см. договор.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Копия документа: заверенная - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Номенклатура дел- систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативный документ- документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
Организационно-распорядительный документ- вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами- организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оригинал документа- первый, подлинный экземпляр документа.
Отметка о поступлении документа- отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.
Оферта - письменное предложение о заключении договора (контракта) на определенных условиях.
Официальный документ- документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа- проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Оформление дела- подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Печать - элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Подлинник (официального) документа- первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ- документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Положение— нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Постановление - правовой акт, изданный коллегиальным органом управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач.
Правила документирования- требования и нормы, устанавливающие Порядок документирования.
Приказ- правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Проект документа- предварительный вариант будущего документа, предназначенный для рассмотрения, согласования, утверждения, подписания.
Протокол- документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.
Регистрационно-контрольная карточка (РКК)— карточка, содержащая основные сведения о документе, контроле его исполнения и работе с ним.
Регистрационный индекс (номер) документа- цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документов- запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Резолюция документа- реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа- обязательный элемент оформления официального документа.
Рекламация- письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе.
Решение- документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Система документирования — совокупность документов, взаимосвязанных по назначению, сфере деятельности и единым требованиям к их оформлению.
Служба делопроизводства - секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Служебная записка - документ, адресованный руководству предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выводами, просьбами и предложениями.
Справка - Документ, содержащий информационно-справочные, аналитические или отчетные сведения, представляемый руководству..
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Стандартизация документов — установление и применение единых форм (образцов) служебных документов.
Структура и штатная численность - документ, в котором закреплены наименования и общее количество структурных подразделений, наименования должностей и количество штатных единиц в каждом подразделении предприятия.
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, устанавливающая единый комплекс видов документов для стандартных управленческих ситуаций, содержащая правила составления и оформления документов, образцы и трафаретные тексты документов.
Устав - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов.
Штатное расписание - унифицированный документ, содержащий сведения о структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы предприятия.
Экспедиция — структурное подразделение организации, осуществляющее прием и отправку корреспонденции.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертная комиссия (ЭК) - комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).
Электронная регистрационная карточка (ЭРК) — электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки, содержащий основные сведения о документе и работе с ним и хранящийся в единой базе данных предприятия.
Юридическое лицо - предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
| Код | |||
| Форма по ОКУД | |||
| по ОКПО | |||
(наименование организации)
| Номер документа | Дата составления | |
| ПРИКАЗ |
(распоряжение)