 |
|
Ссылочные документы
Внутренние документы смк и сэм
Политика в области качества и (или) экологии
Цели в области качества и (или) экологии
Руководство по качеству (руководство по экологии)
Документированные процедуры, инструкции, методики
Матрицы компетенции
Карты (паспорта) процессов смк
Программы (планы) аудита и улучшения смк и (или) сэм
Диаграммы процессов смк
Схемы взаимодействия процессов смк
Перечни одобренных поставщиков
Перечни продукции
Перечни документов смк и (или) сэм
Организационно – распорядительные документы по качеству и (или) экологии.
Внутренние документы, согласованные со службой качества и отделом окружающей среды.
Положение о подразделениях
Должностные инструкции
Инструкции работников
Планы качества
Планы корректирующих и предупреждающих действий
Планы улучшения смк и (или) сэм
Рабочие инструкции
Технические условия на продукцию
Документы технологические, по охране труда и промышленной безопасности, по охране окружающей среды и др.
Внешние документы смк и сэм
Законодательные акты рф
Директивные документы органов управления
Нормативные документы по стандартизации (международные и государственные стандарты)
Документы, устанавливающие требования к продукции
Ссылочные документы
Стандарты
Технологические регламенты и др.
11. Перечень вопросов при экспертизе документов систем менеджмента качества и экологии
| Элементы экспертизы | Вопросы для экспертной оценки |
| Обоснованность документа | Отражены ли в рассматриваемом документе все требования ИСО 9001 (ИСО 14001)? Увязан ли рассматриваемый документ с другими документами системы? Пригоден ли рассматриваемый документ для практического использования? |
| Идентификация документа | Правильно ли идентифицирован рассматриваемый документ (соответствует ли его наименование, обозначение и код месту документа в системе)? |
| Статус документа | Достаточно ли полномочий должностного лица, утвердившего рассматриваемый документ, для обязательного его требований всем указанным в документе персоналом? |
| Область применения | Правильно ли установлена область документирования, указанная в наименовании рассматриваемого документа? Перечислены ли все конкретные руководители (специалисты), для которых требования рассматриваемого документа обязательны? |
| Нормативные ссылки | Раскрыты ли полное наименование, обозначение, код и год введения каждого нормативного источника, на который дана ссылка в тексте рассматриваемого документа? |
| Термины и определения | Приведены ли определения ключевых слов, используемых в рассматриваемом документе? Даны ли ссылки на нормативные источники, из которых заимствованы приведенные в рассматриваемом документе определения |
| Цель и задачи регламентируемой деятельности | Правильно ли сформулированы цель и задачи деятельности, регламентированной в рассматриваемом документе? |
| Установленные документом требования: Адекватность требования, установленных документов, требованиям стандартов ИСО | Согласуются ли установленные в рассматриваемом документе требования с соответствующими требованиями стандартов ИСО? Имеется ли во вводной части рассматриваемого документа ссылка на конкретный пункт или раздел ИСО 9001 (ИСО 14001) |
| Системность изложения требований | Изложены ли требования к деятельности в определенном порядке или представляют собой набор не связанных (не четко связанных) между собой отдельных действий? Имеется ли графическое изображение последовательности регламентируемых действий в виде схемы или алгоритма, облегчающих понимание установленного в документе порядка действий? |
| Полнота изложения требований | Дает ли изложение установленных в рассматриваемом документе требований необходимое и достаточное представление о том, что кем и когда осуществляется деятельность, и в каких формах регистрируются ход и результаты регламентированной деятельности? Установлена ли в документе возможность количественной оценки результатов регламентированной деятельности? |
| Понятность документа | Изложен ли текст рассматриваемого документа простым, ясным языком (не применяются ли в нем обороты разговорной речи, произвольные словосочетания и сокращения слов и выражений)? Не противоречат ли положения рассматриваемого документа положениям других документов системы менеджмента качества и экологии? Не перегружен ли рассматриваемый документ избыточной для его пользователей информацией? |
Опросный лист
Опросный лист – анкета, содержащая перечень вопросов для руководителя аудитируемого процесса (подразделения), ответы на которые используются для предварительного оценивания аудитируемого объекта.
Использование опросного листа позволяет:
· Сократить время аудиторской проверки,
· Сделать руководителя аудитируемого процесса (подразделения) участником аудиторской проверки,
· Психологически подготовить руководителя аудитируемого процесса (подразделения) к работе аудиторов.
ОПРОСНЫЙ ЛИСТ №
по проведению аудиторской проверки
Организационная единица
(наименование подразделения)
Объект проверки
(наименование вида деятельности или процесса)
Критерии проверки
(код и наименование документа)
| № пункта документа | №№ вопросов |  Вопросы
| Ответы
Да Нет | Пометки аудитора | |||
Руководитель процесса (подразделения)
Обозначение процесса, подпись, Ф.И.О., дата
(наименование подразделения)
Ведущий аудитор
Подпись, Ф.И.О. дата
Положительный ответ на вопрос опросного листа дается только тогда, когда он может быть подтвержден документом или визуально.
Правила составления опросного листа
· Вопросы, включаемые в опросный лист, должны строиться на основе документа, определяющего критерии аудиторской проверки, и охватывать наиболее существенные части этих критериев.
· Вопросы должны формулироваться лаконично, четко и недвусмысленно с тем, чтобы они были понятны отвечающим.
· Вопросы должны формулироваться в определенной последовательности, чтобы служить своеобразным «путеводителем» аудиторской проверки.
· Вопросы должны предусматривать только однозначный ответ «да» или «нет»
· Количество вопросов должно быть минимальным, но достаточным для анализа объекта аудиторской проверки.
Правила обработки опросного листа
· Заполненный опросный лист должен анализироваться аудитором на предмет полноты, правильности и достоверности ответов.
· Положительные ответы, которые вызывают сомнения в достоверности, должны быть рассмотрены с ведущим аудитором, а затем – с руководителем аудититоруемого подразделения. Сомнения могут быть следствием следующих причин:
- неправильным пониманием вопросов сотрудниками аудитируемого подразделения;
- информацией о невыполнении требований, установленных критериями аудиторской проверки.
· Ответы, вызывающие сомнения аудиторов, должны подвергаться дополнительной проверки.
12. Контрольный вопросник
Контрольный вопросник(чек – лист) – заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита. Контрольный вопросник – своеобразная «шпаргалка» аудитора.
Примерная форма контрольного вопросника
| Объект проверки | Проверяемое подразделение | Критерии проверки | Должность и Ф.И.О. собеседника | Пометки аудитора |
| КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ | ||||
Вопросы, включаемые в контрольный вопросник, должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строиться таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору верное представление о проверяемом объекте.
Пример возможных вопросов при проверке соблюдения требований исо 9001 к управлению документацией и записями
| Требования ИСО 9001 | Вопросы аудитора |
| П.4.2.3. Управление документацией Должна быть установлена документированная процедура, предусматривающая: а) утверждение документов, подтверждающее их адекватность перед выпуском; б) анализ обновления документов; в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов до их использования; г) наличие документов на местах их непользования; д) обеспечение идентификации внешних документов; е) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение их для каких – либо целей. П.4.2.4.Управление записями Записи должны быть кстановлены и поддерживаться для доказательства соответствия требованиям и эффективности функционирования СМК. Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и доступными. Должна быть установлена документированная процедура управления идентификацией, хранением, защитой, поиском, сроками хранения и уничтожением записей. | -Предусмотрена ли проверка документации СМК до их утверждения? Если да, то кто это проводит? -Предусмотрены ли анализ и актуализация документов СМК? Если да,то когда и кто это осуществляет? -Фиксируется ли статус пересмотренных документов? -Каким образом обеспечена доступность документов для их пользователей? -Какими средствами обеспечивается кправление документации? -Имеется ли Перчень внешних документов, используемых в СМК? -Имеется ли Перечень внутренних ссылочных документов, используемых в документах СМК? -Как предотвращается использование устаревших документов СМК? -Каким образом определяется состав обязательных записей? Где он фиксируется? -Кто и когда разрабатывает формы для записей? -Определены ли ответственные за ведение записей? -Являются ли записи четкими и понятными для пользователей? -Каким образом осуществляются хранение и защита записей? -Устанавливается ли срок хранения записей? -Как осуществляется уничтожение записей? |
Пример процессоориентированных вопросов аудитора
- Определены ли потребитель и поставщик процесса?
- Утановлены ли документированные требования к входам и выходам процесса?
- Каким образом обеспечивается управляемость процесса?
- Достаточно ли полномочий и ресурсов у руководителя процесса для эффективных управленческих воздействий?
- Обеспечивает ли инфроструктура организации соответствие процесса установленным требованиям?
- Обеспечивают ли производственные условия соответствие процесса установленным требованиям?
- Имеются ли свидетельства оценивания улучшения процесса?
- Имеются ли свидетельства принятых мер по претензиям потребителя процесса?
- Проводится ли систематический анализ результативности и улучшения процесса?
- Какрвы данные такого анализа?
В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность:
- разъяснять собеседнику в случае необходимости поставленные вопросы,
- уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопросов,
- запросить подтверждение положительных ответов,
- задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации,
- использовать полученные ответы для последующего анализа.
Заполненный и подписанный аудитором ( и при необюхдимости его собеседником) конрольный вопросник, как и опросный лист, может рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки.
Контрольный вопросник необходимо систематически обновлять, поскольку после внедрения систем менеджмента и проведения нескольких плановых внутренних проверок в соответствии с требованиями ИСО 9001 (ИСО 14001), последующие проверки перестают выявлять слабые места. Задаваемые аудитором вопросы становятся рутинными. Сотрудники проверяемых подразделений заранее знают, какие вопросы им будут задавать. Такую ситуацию У.Фрей называет «феноменом усталости от аудита».
Журнал аудитора
Журнал аудитора (дневник аудитора, записная книжка, проверочный лист) – бланк, в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, полученные в ходе аудиторской проверки.
Журнал аудитора является наиболее удобной формой фиксации сбора информации. Записи в журнале являются основой для подготовки заключения по результатам аудиторской проверки.
Примерная форма журнала аудитора
Записи в журнале аудитора могут использоваться в качестве свидетельств аудита, а также для:
-подготовки справки об обнаруженных несоответствиях;
-подготовки заключения о результатах аудиторской проверки;
-подготовки справок о состоянии проблем, выявленных в прошлых аудиторских проверках;
-подготовки предложений о распространении положительного опыта работы конкретного подразделения в других подразделениях.
13. Процедура проведения внутренней проверки
Внутренние аудиторские проверки следует проводить по документированным процедурам.
Ниже приводится возможный алгоритм внутренней аудиторской проверки
|
Сбор и обработка информации
Цель сбора и обработки информации является подготовка заключения по результатам аудиторской проверки.
Процесс сбора и обработки информации осуществляется по следующей схеме:
Выбор источников информации осуществляется аудитором в зависимости от объема и сложности проверки.
Источниками исходной информации для аудитов в ходе проверки выступают:
- документы, регламентирующие деятельность подразделения и (или) процессы (положение о подразделении, должностные инструкции, процедуры, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряжения, разрешения и др.),
- планы, акты, регистрационные журналы (журналы измерений), протоколы совещаний, программы и журналы обучения, средства труда, компьютерные базы, элементы инфраструктуры, производственная среда и др.
Методы сбора информации – способ решения задачи, связанной со сбором информации. Информация, относящиеся к целям, объектам и критериям аудиторской проверки, собирается аудитором различными методами, а именно опросом, осмотром и анализом.
Осмотр – обследование, сделанное в ходе проверки и основанное на зрительном восприятии аудиторов. В ходе осмотра аудитор ищет главным образом материальные доказательства соответствия. Это особенно важно при проверке, проводимой в производственных помещениях, в лабораториях, на складах хранения продукции и т.п.
Осматриваются:
· Производственная среда (наличие средства контроля и безопасности)
· Наличие и состояние средств труда (оборудование, инструмент)
· Документация (наличие, состояние, доступность)
· Поведение сотрудников (рабочая атмосфера)
Опрос – метод получения первичной информации об объекте аудиторской проверки в виде ответов на вопросы.
Опрос может проводиться в форме анкетирования (посредством опросного листа) или в форме непосредственной беседы (интервью).
Двадцать рекомендаций аудитору по организации и технике беседы:
1. Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет аудитируемую деятельность. Желательно, чтобы это были сотрудники разных должностных уровней управления.
2. Каждая беседа должна проводиться только с одним сотрудником; беседа сразу с несколькими сотрудниками, как правило, малоэффективна.
3. Причины и темы беседы должны быть сообщены сотруднику до начала беседы.
4. Беседа должна проводиться в манере, отвечающей ситуации (обстановке) и личности собеседника. Желательно, чтобы во время беседы аудитор и собеседник были по возможности изолированы от внешних помех.
5. Беседа должна проводиться только в обычное рабочее время, на обычном рабочем месте сотрудника.
6. Беседа может быть начата с просьбы к собеседнику описать его повседневную работу (порядок ее выполнения, обеспеченность ресурсами, установленные требования, критерии и методы оценки качества работы).
7. Если беседа ведется сразу с двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен ставить преимущественно один из них, а другой – делает записи (именно в ходе беседы, а не после нее).
8. В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у собеседника не сложилось впечатления о мало значимости даваемой им информации.
9. Для организации беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. Ниже приводятся типы вопросов, которые могут возникнуть в практике аудитора, и примеры их формулирования (выбор того или иного типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется).
| Тип вопроса | Определение и примеры |
| Закрытый | Вопрос, ответ на который предполагает только «да» или «нет» |
| Открытый | Вопрос, ответ на который предполагает не только «да» или «нет» |
| Наводящий (закрытый) | Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ («Не думаете ли Вы, что это так? Вы, очевидно, регулярно проводите анализ, не так ли?») |
| Альтернативный | Вопрос, ответом на который может быть один из двух противоположных вариантов («Причина данного несоответствия в том или этом?») |
| Утверждающий | Вопрос, содержащий утверждение («Разве в этом случае могло быть иначе?») |
| Персонифицирующий | Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности личностей (персон) («Кто виноват, на Ваш взгляд, в этом несоответствии?») |
| Разъясняющий | Вопрос, требующий разъяснения, подтверждения («Не могли бы пояснить, что Вы имеете в виду?») |
| Затрудняющий общение | Вопрос, создающий барьер в общении («Разве Вас не предупреждали, что этого нельзя делать? Разве я Вам не говорил, что именно это и будет обнаружено?») |
10. В ходе беседы аудитор должен понимать о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждаются соответствующими фактами. В противном случае носят субъективный характер и крайне затруднительны для использования в аудиторских доказательствах.
11. В ходе беседы следует использовать вопросы, начинающиеся со слов «Что», «Кто», «Где», «Когда», «Как», «Почему», и «Не могли бы Вы мне это показать, пожалуйста?» (эти слова – вопросы английские специалисты считают словами – помощниками аудитора).
12. Вопросы аудитора не должны носить предвзятый характер, поскольку ответы на них могут быть также предвзятыми.
13. Аудитор не должен сам отвечать на поставленные вопросы.
14. В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику. Если возникает необходимость использования специального термина, то его смысл должен быть разъяснен собеседнику.
15. Беседа, проводимая на рабочем месте, не должна быть продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника.
16. Выявленные в ходе беседы несоответствия (существующие или потенциальные) должны фиксироваться в журнале аудитора (проверочном листе) с непремленной ссылкой на невыполняемый пункт (раздел) нормативного документа.
17. Аудитор должен подытожить полученную в ходе беседы информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания.
18. По завершению беседы аудитор должен поблагодарить собеседника за содействие и сотрудничество.
19. Информация, полученная в ходе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками, и личными наблюдениями аудитора.
20. Следует иметь в виду, что причины неудачной беседы могут быть в самом аудиторе: нечеткие вопросы, пресыщенная специальными терминами речь, плохая настроенность на беседу, желание услышать в ответах то, что ожидаешь, неправильная линия поведения.
Наиболее важная с позиции аудитора информация, получаемая в ходе опроса, фиксируется в контрольном вопроснике или в журналеаудитора.
В случаях, если полученная информация недостаточна для подтверждения соответствия, ведущий аудитор должен поставить об этом в известность руководителя службы внутреннего аудита с целью определения последующих действий. Таким действиями могут быть: пересмотр плана проверки, ее прекращение или изменение цели проверки.
14. Анализ документации
Объектами анализа выступают:
- документы системы менеджмента качества и (или) экологии, распространяющиеся на деятельность аудитируемого подразделения или процесса;
- записи об осуществлении установленного процесса или деятельности и о достигнутых результатах.
Анализ документации носит выборочный характер, поскольку ограниченность времени и ресурсов проверки не позволяет аудитору проанализировать каждый лист документа или каждый компьютерный файл с записью, особенно при большом объеме проверяемой документации.
Вопрос об объеме выборки решается аудитором, отдавать решение данного вопроса аудитируемого подразделению недопустимо. Выборка документов должна быть максимально показательной.
Проверка документов и записей предусматривает как анализ их содержания, так и порядок управления документацией и записями. Наиболее значимые результаты анализа документации, включая сбор информации, должны отражаться в журнале аудитора.