 |
|
Построение системы внутреннего контроля
Занятие прочных позиций, характеризующееся следующими признаками: заметный рост удовлетворения руководства результатами деятельности внутренних аудиторов, рост взаимного доверия, высокий иерархический уровень отдела внутреннего аудита в организационной структуре предприятия, расширение спектра решаемых задач. Автором продуманы формы взаимосвязи отдела внутреннего аудита с другими подразделениями предприятия.
 |
взаимосвязи и взаимодейтвие систем контроля и управления;
использование результатов контроля для принятия
управленческих решений
Рисунок 2. Формы связи и место внутреннего аудита в системе управления предприятия.
Внутренние аудиторы получают для исполнения приказы, распоряжения, указания, планы. Выдают результаты проверки, анализа, оценки деятельности, рекомендации, заключения.
Бухгалтерия. Внутренние аудиторы получают первичные документы, учетные регистры, формы отчетности и др. Представляют материалы проверок, инвентаризаций, анализа. Информируют об изменениях законодательства в области бухгалтерского учета и налогообложения.
Юридический отдел. Внутренние аудиторы получают результаты судебного рассмотрения по делам, проекты приказов, договоров. Представляют материалы по фактам недостач и взысканий дебиторской задолженности.
Планово-экономический отдел. Внутренние аудиторы проверяют наличие действующих норм и нормативов, отчеты о выполнении плановых заданий, штатного расписания и пр. Информируют о возможности экономии материальных и денежных средств, совершенствования плановой работы.
Отдел труда и заработной платы. Внутренние аудиторы получают штатное расписание и изменения к нему, коллективный договор. Представляют предложения по совершенствованию оплаты труда, отчеты о проверке подразделений в части оплаты труда и использования рабочего времени.
Отдел снабжения и сбыта. Контролируют состояние материально-технического снабжения, эффективность заключенных договоров, отчеты о расходовании материалов на производство, отпуск на сторону, акты приемки и списания товарно-материальных ценностей, документы по претензиям и искам в связи с поставкой продукции. Представляют аналитические справки и предложения по совершенствованию работы отдела.
Материальные склады. Проверяют на складах карточки складского учета, оформление первичных документов, договоры о материальной ответственности, сохранность ценностей, исправность весоизмерительных приборов. Представляют предложения по совершенствованию работы.
Производственный отдел. Внутренние аудиторы получают сводки выполнения плана выпуска продукции, данные об остатках незавершенного производства, нормах расхода материальных ресурсов. Представляют материалы проверок и анализа использования материальных ресурсов.
Производственные цеха. Внутренние аудиторы проверяют отчеты, оформление накладных, соответствие фактического выхода продукции нормам, обоснованность применения норм. Изучают законность отнесения затрат на производство продукции, соблюдение технологического процесса, своевременность отражения операций в первичных документах. Информируют об изменениях норм, нормативов, расчетной себестоимости продукции.
Такое взаимодействие между экономическими, производственными, маркетинговыми и другими отделами предприятия обеспечивает оперативное получение информации, необходимой для корректировки экономических решений аппарата управления предприятия [11, С. 82].
Учетные работники большинства предприятий уже не представляют организацию своей работы без применения информационных технологий. Чего нельзя сказать об аудиторах и аудиторских фирмах. Хотя, казалось бы, все должно быть наоборот. Именно аудитору необходимо за ограниченное время проанализировать большой объем информации, сформировать на ее основе выводы и суждения.
Почему только сейчас начинается формироваться рынок информационных технологий аудиторской деятельности? По моему мнению, этому несколько причин.
Общеотраслевые причины:
-низкий уровень развития аудиторского рынка, вызванный начальным периодом его становления;
-специфика аудиторской деятельности, заключающаяся в невозможности полной формализации процесса аудита, необходимости формирования профессионального суждения;
-низкий уровень компьютерной грамотности пользователей.
Технологические причины:
-применение аудируемым предприятием различного программного обеспечения;
-выездной характер работы аудиторов;
-различная отраслевая специализация клиентов аудиторских фирм, что при динамично меняющемся законодательстве не позволяет произвести детализированную настройку специализированных систем на «все случаи жизни».
Никакое программное обеспечение не заменит самого аудитора. Воспользоваться возможностями специализированного программного обеспечения не только можно, но и просто необходимо.
Большинство аудиторов знакомы со статистическими выборочными исследованиями, но мало кто применяет их на практике по причине трудоемкости отбора элементов выборки. Эту задачу прекрасно решают специализированные системы. В программах могут быть предусмотрены следующие способы отбора элементов выборочного исследования:
Возьмем другой пример. Необходимо по большому объему данных провести проверку на возникновения в бухгалтерском (налоговом) учете таких операций, как:
-начисление заработной платы в разрезе сотрудников;
-начисление регулярных доходов от аренды, расходов по аренде;
-начисления амортизационных отчислений;
-начисление процентов по кредитам (займам);
-отнесение расходов будущих периодов и т.д.
Вряд ли эту задачу удастся решить проще и эффективнее, чем с использованием «сводных таблиц». А сколько бы тратилось времени на заполнение рабочих документов проверяемыми данными бухгалтерского (налогового) учета? В этом случае также незаменим специализированный программный продукт, обеспечивающий решение данной задачи.
В зависимости от размера аудиторской компании и специфики организации управленческого учета может применяться различный функционал, предоставленный разработчиками программных средств.
Например, организация эффективного планирования аудита, текущего контроля за ходом проведения проверки, организация внутреннего контроля качества, что способствует снижению риска некачественного проведения аудита. При этом технология проведения аудита в большей степени должны совпадать и в небольшой, и в крупной аудиторской фирме. Как правило, на технологию проведения аудита, оказывают влияние внешние факторы. Например, поставленные собственником задачи, особенности бизнеса клиента и т.д. [5, С. 74-75].
Применение специализированного программного обеспечения позволит качественно спланировать работу с учетом специфики деятельности аудируемого предприятия еще до выхода на проверку всего состава аудиторской группы. В программе IT Audit: Аудитор решение этой задачи обеспечивает модуль «Планирование аудита» и «Журнал хозяйственных операций».
Как уже было отмечено, применение клиентами аудиторских фирм различного программного обеспечения является сдерживающим фактором автоматизации аудита. Как же эта проблема тогда может быть решена?
Данные бухгалтерского учета с использованием специализированных программ или штатных средств самой бухгалтерской программы могут быть выгружены в общераспространенные форматы данных. Например, из бухгалтерской программы могут быть выгружены:
-журнал хозяйственных операций;
-остатки по счетам в разрезе аналитического учета;
-оборотно – сальдовая ведомость;
-используемые клиентом справочники (например, контрагенты, номенклатура, статьи затрат и т.д);
-аналитические отчеты (отклонение цены сделок более чем на 20 процентов от средней цены, данные по взаимозачетам, информация по контрагентам с указанием срока непогашения задолженности и т.д.).
Выгруженные данные бухгалтерского учета могут быть загружены в аудиторскую программу, которые могут быть использованы с целью:
-распределения уровня существенности по счетам бухгалтерского учета;
-описания хозяйственных операций клиента;
-проведения выборочного исследования;
-автоматического заполнения рабочих документов аудитора.
В результате работы аудитора с информацией клиента в электронном виде существенно снижаются временные затраты на проведение аудита, повышается качество его проведения. Более того, без выполнения импорта данных бухгалтерского учета аудируемого предприятия, порой невозможно эффективно выполнить ряд аудиторских процедур.
В силу сложности самой решаемой задачи по автоматизации аудиторской деятельности эффективность применения программного обеспечения зависит в большей степени от его внедрения, обучения пользователей. Если в небольшой аудиторской компании порой достаточно изучить возможности программного обеспечения и научиться его правильному использованию, то в крупных аудиторских фирмах дело обстоит несколько иначе. Необходимо создать рабочую группу, которая детально проанализирует возможности программного обеспечения, и по результатам ознакомления подготовит следующие материалы:
-перечень необходимых функциональных возможностей, которые отсутствуют в рассматриваемом программном обеспечении;
-перечень желаемых доработок под индивидуальные потребности аудиторской фирмы;
-проанализировать возможности и сроки встраивания в программу собственных рабочих документов, базы потенциальных (типовых) нарушений;
-оценка уровня компьютерной грамотности сотрудников, повышение их квалификации;
-формализованная технология проведения проверки.
В состав рабочей группы целесообразно включить руководителя отдела (департамента) аудита, руководителя отдела внутреннего контроля, методолога, руководителей проверок.
После принятия решения о возможности применения программного обеспечения в аудиторской фирме назначается ответственное лицо и сроки отдельных этапов проекта по внедрению:
-разработка технического задания на организацию выполнения принятой технологии с использованием программного продукта.
-первичное обучение сотрудников работе с программой в соответствии с утвержденной технологией проведения проверки;
-первоначальное встраивание методологии аудита: аудиторские процедуры, рабочие документы, потенциальные нарушения, типовые операции, методика расчета уровня существенности, финансового анализа (возможно параллельно с первичным обучением сотрудников);
-тестовая эксплуатация программы в составе одной аудиторской группы на нескольких проектах;
-переход на применение программы всеми сотрудниками аудиторской компании.
Не снимая с себя ответственности за результаты внедрения клиентом программного обеспечения, хотелось бы отметить проблемы, с которыми сталкиваются пользователи на этапе внедрения:
-отсутствие в составе аудиторской фирмы сотрудников, которым может быть поручена опытная эксплуатация программы;
-отсутствие в аудиторских фирмах формализованных методик аудита. Часто разработка данных методик в ходе проведения внедрения рассматривается как неэффективное использование времени, что сказывается на выделении времени ответственным по проекту лицам. Аудиторские компании, заявляющие о своем большом опыте работы, должны обладать и применять, в том числе формализованные методики аудита в процессе своей работы. Проводимая работа по внедрению программного обеспечения позволит усовершенствовать имеющиеся методики, в т.ч. за счет применения информационных технологий;
-непонимание того, что программа является помощником аудитору, а не его заменой. Именно аудитор должен принимать решения по ходу проведения аудита. Результат аудиторской проверки в большей степени зависит не от применения специализированных программ, а от профессионализма членов аудиторской группы и умения ими воспользоваться возможностями, которые предоставляет программный продукт.
-сопротивление сотрудников появлению механизма контроля над работой каждого исполнителя.
Ужесточающая конкуренция в аудиторско-консалтинговом бизнесе заставляет компании находить новые пути повышения эффективности организации, повышения рентабельности деятельности. Немаловажную роль в этом будет отведена и поиску решений повышения эффективности деятельности, качества оказываемых услуг посредством применения специализированных программных средств. Пройдет еще немного времени, и аудиторы уже не будут представлять свою работу без их применения.
Планирование аудиторской проверки в компьютеризированной среде
Снижение стоимости средств обработки данных, развитие сети центров компьютерных услуг и, наконец, появление недорогих микрокомпьютеров сделало автоматизированную обработку данных доступной даже для сферы малого бизнеса. Распространение компьютерных систем, равно как возрастание их сложности, привело к выделению такой области аудита, как аудит в компьютеризованной среде или компьютерный аудит.
Компьютерные системы оказывают воздействие на три аспекта аудита: 1) планирование; 2) изучение системы внутреннего аудита; 3) сбор фактических данных о системе контроля, деталях хозяйственных операций, остатках на счетах.
Изложение аспектов планирования и контроля в компьютеризированной среде преследует определенные цели:
-разъяснение различий между автоматизированными и неавтоматизированными системами ведения бухгалтерского учета;
-обсуждение дополнительных факторов, учитываемых при планировании аудиторской проверки в компьютеризованной среде;
-демонстрацию воздействия электронной обработки на фазе оценки риска неэффективности контроля;
-разъяснение различий между общими и прикладными методами контроля;
-идентификацию и разъяснения системы разделения функциональных обязанностей, документальной системы, системы контроля доступа к файлам данных и программным файлам, системы контроля аппаратных средств;
-перечень и описание прикладных методов контроля;
-описание четырех характерных особенностей компьютерных систем "высокого уровня";
-определение понятий "режим разделения времени", "диалоговые системы", "системы реального времени", "распределенная обработка данных";
-описание отличительных свойств аппаратных средств на базе микро- и миникомпьютеров;
-обсуждение особенностей контроля систем на базе микро- и миникомпьютеров.
При планировании аудита следует учитывать особенности методов, применяемых фирмой для обработки существенной бухгалтерской информации, включая услуги таких сторонних организаций, как специализированные центры по обработке данных. Используемые фирмой методы влияют на строение системы бухгалтерского учета и на характер методик внутреннего контроля. Уровень автоматизации обработки бухгалтерской информации, равно как и сложность самой обработки, также могут оказывать влияние на сущность, распределение во времени и глубину аудиторских процедур. Таким образом, при оценке влияния электронной обработки данных на аудит финансовой отчетности необходимо учитывать следующие моменты:
- уровень автоматизации каждой из задач бухгалтерского учета;
-сложность машинных операций, выполняемых фирмой, включая услуги сторонних центров по обработке данных;
-доступность данных;
-наличие методик автоматизированного аудита, повышение эффективности аудиторских процедур;
-необходимость в специальной подготовке.
Вместе с тем работу аудиторов, на наш взгляд, можно улучшить, применяя вычислительную технику. Во-первых, применение компьютеров дает возможность уменьшить количество обрабатываемых вручную данных. В учетных регистрах достаточно много данных, относимых к промежуточным и окончательным итогам, составление которых может взять на себя компьютер. В результате у аудитора высвободится время для более тщательного проведения аудита. Во-вторых, значительную долю времени в аудиторской работе специалиста занимает несложная, но утомительная однообразная операция сравнения фактических данных и учетных. Эту операцию также можно поручить ПЭВМ. В-третьих, большое значение имеет аудиторская проверка тождественности или взаимной увязки показателей, присутствующих в различных формах финансовой отчетности, то есть, получив какие-то данные один раз, требуется их многократное использование. Такую возможность также предоставляет ПЭВМ. Кроме того, компьютер предоставляет возможность получения не всех результатов обработки информации, а только отклонений, то есть ПЭВМ может проделать предварительную оценку результатов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Планирование согласно международному стандарту аудита «Планирование» означает разработку общей стратегии и детального подхода к проверке, сроку проведения и объему аудита. Оно необходимо для получения существенной информации о бизнесе клиента и понимания систем учета и внутреннего контроля; оценки степени риска, в том числе риска материальных ошибок, который не может быть предотвращен системой внутреннего контроля клиентов; определения природы, времени и объема аудиторской работы. Отсюда аудитор должен разработать и документально оформить полный план аудита с описанием предполагаемого масштаба и характера проведения [4, С. 87].
Получение информации о деятельности аудируемого лица является важной частью планирования работы, помогает аудитору выявить события, операции и другие особенности, которые могут оказывать существенное влияние на финансовую отчетность.
Знания о клиенте включают в себя: представление об экономических условиях функционирования проверяемой организации, об отраслевых условиях, о продукции, методах производства и финансирования. Источниками всей этой информации могут служить экономическая, финансовая и отраслевая пресса, руководства по бухгалтерскому учету и аудиту в различных отраслях экономики, учредительные документы компании, рабочие документы прошлых аудиторских проверок.
Общий план проверки должен предусматривать: приобретение знаний о деятельности клиента, о принятой им учетной политике и системе внутреннего контроля; установление ожидаемого доверия внутреннему аудиту; определение и программирование содержания, времени проведения и объема аудита, подлежащих выполнению; координацию выполняемой работы, сложных областей бухгалтерского учета.
Также целесообразно рассмотреть следующие вопросы: условия контракта и установленные законом положения об ответственности аудитора; определение наиболее важных вопросов проводимого аудита; работа внутренних аудиторов и масштабы их вовлечения в аудит, возможность привлечения других аудиторов для аудита филиалов и дочерних подразделений клиента, привлечение экспертов и потребность в персонале для проведения аудита.
Таким образом, рабочий документ по изучению экономической деятельности клиента, письмо о проведении аудита, договор на проведение аудита, общий план и общая программа аудита - вот основные документы, которые составляются при планировании аудита [1, С. 23].
Процесс планирования завершается составлением программы аудита, в которой определяют характер, сроки и объем запланированных аудиторских процедур, необходимых для реализации общего плана аудита, и которую руководители аудиторской группы используют как для инструктирования ассистентов аудитора, так и для контроля качества их работы.
список использованной литературы
1) Аудит. Учебник для ВУЗов. / Под ред. Подольского В.И. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ_ДАНА. -2012.
2) Барышников Н. П. Организация и методика проведения общего аудита. - М.: Информ-изд. Дом "Филинъ", 2013, С. 220.
3)Белуха Н. Т. Контроль и ревизия в отраслях народного хозяйства. –М.: Финансы и статистика, 2012, С. 103.
4) Галузина С.М. Аушимс Т.Р. Международный учет и аудит. – СПб.: Питер, 2011.
5) Л. Изотова // Аудит обязательный и по собственному желанию//ж. Расчет 2012 г. № 2, стр. 74-75.
6) Е.Пальмина//Договоримся с аудиторами официально // ж. Расчет 2013 г. №2, стр. 83-85.
7) Смекалов П. В., Терехов А. А., Терехов М. А. Теория и практика аудита. – СПб.: СПб госагроуниверситет и АОЗТ «Балтийский аудит», 2012, С. 97.
8) Суйц В. П.. Смирнов Н. Б. Основы российского аудита. Руководителю предприятия, финансовому директору, главному бухгалтеру. – М.: ИЦ «Анкил», ИКЦ «ДИС», 2000, С. 182.
9) Т.А. Фролова Аудит: конспект лекций.- 2011.
10) Чекин В. Д. Курс лекций по аудиту: Учебн. Пособие для вузов/ ВЗФЭИ. – М.: Финстатинфо, 2012, С. 26.
11) Аудит (курс лекций), http://www.bupr.ru.
12) Интернет словарь, http://www.glossary.ru.
13)Справочно-правовая система «Консультант плюс».